Все-симки.ру Бухгалтерский учет
Расходы на услуги связи – это расходы по обычным видам деятельности (ПБУ10/99 р.2 п.5), они связаны с производством, приобретением, продажей товаров, работ, услуг. Из сказанного следует, что учитываться в БУ они будут на «затратных» счетах по подразделениям.
Проводки стандартные:
- Дт 20, 25, 26, 44 Кт 60 – учтены расходы на мобильную связь (без НДС).
- Дт 19 Кт 60 – учтен НДС по услугам мобильной связи.
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету.
- Дт 60 Кт 51 – прошла оплата мобильной связи.
Если выявлен перерасход, расчеты ведутся через счет 73, с использованием соответствующих субсчетов:
- Дт 73 Кт 60 – зафиксированы сверхлимитные расходы связи (в разрезе аналитического учета, пофамильно).
- Дт 50 Кт 73 – погашены наличными затраты работником, допустившим перерасход лимита.
- Дт 91 Кт 73 – списаны на убытки расходы работника, допустившего перерасход, в связи с невозможностью удержать сумму. Такая ситуация может возникнуть, если работник успел уволиться.
Компенсации за использование в служебных целях личных телефонов (о которых говорится выше) также учитываются через счет 73:
- Дт 20, 25, 26 и др. Кт 73 – начислена компенсационная выплата работнику.
- Дт 73 Кт 50, 51 – фирма рассчиталась с работником.
Бухучет
Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).
Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).
Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.
Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты?
Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты. Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи. При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).
После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:
Дебет 60 Кредит 71
– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71
– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).
Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.
В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.
По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 71– 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;
Дебет 26 Кредит 71– 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;
Дебет 71 Кредит 50– 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.
Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):
Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 73
– списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);
Дебет 91-2 Кредит 69
– начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.
Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:
Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.
Внимание на бсо и новые реквизиты чеков ккт
К 01.07.2022 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом.
О том, как сейчас применяют БСО, смотрите консультацию советника государственной гражданской службы РФ 1 класса А. А. Батарина в КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Кстати, на чеки пусть тоже обращают внимание, а также обращайте внимание сами. В них должен быть полный набор предусмотренных законом реквизитов. Перечень реквизитов немаленький, сориентироваться в них может быть непросто. Какая информация должна быть на чеке ККТ, узнайте здесь. Не забывайте, что проверить чеки можно через мобильное приложение ФНС.
См. также:
Командировочные расходы при усн «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».
Мобильная связь: как контролировать
Учет разговоров по мобильному телефону в служебных целях можно организовать несколькими способами:
- детализацией;
- лимитированием;
- использованием безлимитных тарифов.
Детализация переговоров сводится к подробному анализу списка звонков и телефонных номеров, на которые они производились. Личные звонки из затрат исключаются, а звонки производственного, рабочего характера берутся в расчеты.
Детализация переговоров – веский аргумент при проверках обоснованности затрат налоговыми инспекторами. В то же время неформальное общение по телефону позволяет, к примеру, эффективно сбывать товар друзьям, знакомым, родственникам сотрудников фирмы. Такая дилемма может вызывать конфликты при отнесении затрат в ту или иную категорию. Кроме того, услуги оператора связи по детализации, как правило, требуют дополнительной платы.
При лимитировании переговоров сотрудникам выделяется определенная сумма ежемесячно, которая должна покрыть служебные переговоры. Нередко детализация предваряет этап лимитирования: анализ детализированных отчетов помогает определить оптимальные лимиты расходов. В то же время для налоговиков все суммы сверх лимита будут по умолчанию являться экономически необоснованными.
Подключение к безлимитным тарифам значительно упрощает учет, поскольку отпадает необходимость контролировать суммы на разговоры «по делу», отделять служебные затраты от личных. Кроме того, по мнению Минфина (письмо №03-03-06/1/378 от 23/06/2022), применение их не препятствует отнесению в затраты для целей НУ.
Использование служебных телефонов сотрудниками прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Некоторые компании издают специальный ЛНА – Правила пользования служебной сотовой связью.
Важно! Если сим-карта оформлена на физическое лицо, например, на директора фирмы, оплачивать с расчетного счета сотовую связь и отражать ее в учете нельзя. Однако правомерно установить работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях.
Ндфл и страховые взносы
Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).
На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг.
Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Осно: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону? Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи.
Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.
Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:
- договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
- детализированными счетами операторов мобильной связи;
- должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
- приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.
Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2022 г. № 03-03-06/1/378, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).
Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст.
Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п.
Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г.
№ КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).
Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.
Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).
Совет: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.
Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Организация применяет общую систему налогообложения
В марте ООО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:
- коммерческий директор;
- главный бухгалтер.
Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру.
Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.). Из них:
- у коммерческого директора – 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.);
- у главного бухгалтера – 354 руб. (в т. ч. НДС – 54 руб.).
Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим тарифам.
В учете организации сделаны следующие записи.
В марте:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за апрель.
В апреле:
Дебет 26 Кредит 60– 3500 руб. (4720 руб. – 720 руб. – (590 руб. – 90 руб.)) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за апрель;
Дебет 19 Кредит 60– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – учтен НДС на услуги мобильной связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;
Дебет 73 Кредит 60– 590 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 19 Кредит 73– 90 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;
Дебет 91-2 Кредит 73– 500 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;
Дебет 91-2 Кредит 19– 90 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»– 4720 руб. – зачтена сумма предоплаты;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– 77 руб. (590 руб. × 13%) – начислен НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»– 129,80 руб. (590 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»– 17,11 руб. (590 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»– 30,09 руб. (590 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС со стоимости личных переговоров сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»– 1,18 руб. (590 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.
При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3677 руб. (4000 руб. – (590 руб. – 90 руб.) 177 руб.). В учете отражено постоянное налоговое обязательство:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»– 118 руб. (590 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. – 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Правила пользования служебным телефоном
Совет: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:
- лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
- запрет на ведение личных телефонных переговоров;
- порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.
На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).
При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.
Приобретение карт экспресс-оплаты
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость карт экспресс-оплаты мобильной связи, приобретенных для сотрудников? Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи.
Ответ: да, можно. Но такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы на услуги связи уменьшают облагаемую налогом прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Но в случае с картами есть один нюанс. Дело в том, что после их активации остается лишь сама карточка, на которой указан только номер карты и ее номинал. Отсюда Минфин России заключает: карты экспресс-оплаты сами по себе не являются основанием для списания расходов на их покупку (письмо Минфина России от 26 января 2006 г.
№ 03-03-04/1/61). Нужно доказать производственную направленность разговоров, оплаченных за счет них. Для этого организация может представить иные подтверждающие документы (ведомость выдачи карт, приказы, должностные инструкции сотрудников и т. д.) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Приобретение мобильного телефона за счет организации
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации? Стоимость телефона менее 40 000 руб. Телефонные переговоры директор будет оплачивать из собственных средств.
Ответ: нет, нельзя.
Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Оплата телефонных переговоров из собственных средств сотрудника (директора) означает, что сам телефон был приобретен для его личного пользования. Такой телефон нельзя признать имуществом, которое используется в деятельности, направленной на получение доходов. Следовательно, расходы на его приобретение не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание – платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2022 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2022 № 03-04-06/23252).
