Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Дополнительные расходы в командировке: условия выплат
Автор: Шкловец И. И., заместитель руководителя Роструда
Журнал “Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере” № 4/2022
Вопрос:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?
Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:
Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.
Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2022 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.
В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках[3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:
В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.
Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).
При однодневных командировках:
в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);
на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).
Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
Вопрос:
Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?
В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.
Вопрос:
В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.
Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?
В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.
Таким образом, при направлении работника в зарубежную командировку возмещение вышеприведенных расходов является законодательно установленной обязанностью работодателя.
Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:
расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;
расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;
иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.
Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.
[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Командировочные расходы за границей в 1с: бухгалтерии предприятия ред. 3.0 – учет без забот
- Опубликовано 15.03.2022 15:44
- Автор: Administrator
- Просмотров: 2034
В каждой организации сотрудники ездят в служебные командировки, в том числе и за границу. По расходам сотрудников в заграничных командировках всегда возникает множество вопросов, например, в каком размере платить суточные, по какому курсу перевести расходы в валюте на рубли и т.д. Ответим на эти и многие другие вопросы в данной статье, плюс разберем несколько примеров проведения авансовых отчетов по заграничной командировке в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Сохраняйте информацию, делитесь с коллегами!
Определение служебной командировки дается в ст. 166 ТК РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ. По распоряжению работодателя работник отправляется в служебную командировку для выполнения поручения на определенный срок и вне места постоянной работы. Особенности порядка отправления сотрудников в служебные командировки регламентируются Положением от 13 октября 2008 г. № 749.
Каждая организация сама определяет порядок направления сотрудников в командировки, закрепляя его в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА) (ст. 168 ТК РФ).
Все произведенные расходы по командировке сотрудник – подотчетное лицо подтверждает документами. Расходы на проезд можно подтвердить билетами на самолет, поезд, автобус или чеком ККТ/электронным чеком за проезд на такси. Расходы на проживание подтверждаются документами, выданными гостиницами, отелями. Кроме того, по заграничной командировке подтверждаются расходы на оформление визы, медицинской страховки и др.
Все предоставленные сотрудником документы на иностранном языке обязательно должны быть переведены на русский язык (п. 5 ФСБУ 27/2021). Перевести их может как профессиональный переводчик, так и сотрудник самой компании, на которого возложена эта обязанность (Письмо Минфина России от 20.04.2022 № 03-03-06/1/202).
Сотрудники направляются в командировки по письменному решению работодателя (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В законодательстве такой вид документа не определен, поэтому работодатель вправе разработать его самостоятельно. Обычно используются приказ или распоряжение, при этом их форму и содержание работодатель также может разработать самостоятельно либо использовать унифицированные формы Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Аванс на командировочные расходы за границей
Для начала определимся с авансами. Аванс на командировочные расходы организация может выплатить сотруднику различными способами, например, в валюте, в рублях, и в валюте и рублях.
Если организация выплатила сотруднику аванс в иностранной валюте, то такой аванс пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выплаты и отражается в учете в валюте и в рублях. Датой выдачи аванса считается:
– дата выдачи наличных в валюте из кассы предприятия;
– дата перечисления валюты на личную банковскую карту сотрудника;
– дата платежа корпоративной банковской картой в валюте;
– дата снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.
Выданный аванс в учете будет отражаться как дебиторская задолженность сотрудника и до момента утверждения авансового отчета не будет пересчитываться (п. п. 4, 5, 6, 9, 10, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006). По такому авансу авансовый отчет в программе 1С нужно сформировать в валюте.
Если организация сотруднику перечислила аванс в рублях, а все расходы он производил в валюте, то курс пересчета таких расходов в рубли будет определяться (Письма Минфина РФ от 05.07.2022 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2022 № 03-03-06/1/2059):
– на дату обмена валюты на рубли по курсу банка, производившего обмен, если сотрудник предоставил справку о покупке валюты (Письма Минфина России от 16.04.2021 № 03-03-07/28695, от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2022 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2022 № 03-03-06/1/2059);
– на дату оплаты по курсу банка, производившего обмен, если обмен валюты и оплата происходили одновременно, также при наличии сведений о курсе;
– на дату выдачи аванса по курсу ЦБ РФ, если справка об обмене/покупке отсутствует (Письма Минфина России от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2022 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2022 № 03-03-06/1/2059);
– на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ в той части расходов, которую не покрыл аванс (Письмо Минфина России от 06.06.2022 № 03-03-06/1/324).
В случае, если аванс выдан в рублях, а расходы произведены в валюте, то такие расходы надо пересчитать в рубли вручную и отразить в рублевом авансовом отчете.
Если аванс выдан и в рублях, и в валюте, то для аванса в валюте создается авансовый отчет в валюте, а для аванса в рублях создается авансовый отчет в рублях.
Если аванс был перечислен сотруднику в рублях на личную или корпоративную банковскую карту, то произведенные сотрудником расходы в валюте принимаются к учету в тех рублевых суммах, которые банк фактически списал по установленному им курсу (Письма Минфина России от 22.01.2022 № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2022 № 03-03-06/39749). В этом случае курс подтверждается выпиской банка.
Суточные
Лимит суточных при заграничных командировках организация устанавливает сама своим коллективным договором или ЛНА (Ст.168 ТК РФ, п.11 Положения от 13.10.2008 № 749). Норматив суточных 2500,00 рублей в день определен только для обложения НДФЛ и взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2022 № 14-03-11/08-13985).
Поэтому суточные сверх установленного норматива (2 500,00 рублей) облагаются НДФЛ. Кроме того, НДФЛ облагаются расходы на проживание, не подтвержденные сотрудником документами, а также другие расходы без документов и (или) не перечисленные в п. 1 ст. 217 НК РФ. НДФЛ рассчитывается на дату фактического получения доходов по командировочным расходам, а это последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после его сдачи сотрудником (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Чтобы определить сумму дохода сотрудника, которая облагается НДФЛ, командировочные расходы в иностранной валюте (в т.ч. суточные), пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210 НК РФ).
Аналогичным образом суточные сверх установленного норматива и другие расходы, не подтвержденные документально (включая расходы на проживание в полном объеме) и (или) не поименованные в п. 2 ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами. Для целей исчисления страховых взносов суммы, выплаченные сотруднику в иностранной валюте (в т.ч. суточные), пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 29.05.2022 № 03-15-06/32796, от 16.03.2022 № 03-15-06/15230).
Согласно регламента своего ЛНА, организация может выплачивать суточные по командировкам за границу как в рублях, так и в валюте. За день, когда сотрудник выехал с территории РФ, суточные платятся по нормам для загранкомандировок, за день въезда в РФ – по нормам для России, а за однодневную командировку – половину нормы для загранкомандировок (п. п. 18, 20 Положения о командировках). Даты пересечения государственной границы РФ при выезде с территории РФ и въезде на территорию РФ определяются по штампу пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения № 749). Для командировок по странам СНГ эти даты определяются по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Курсовые разницы
Если авансовый отчет сдан и утвержден, но за сотрудником числится задолженность по возврату валюты, то такая задолженность будет пересчитываться по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (далее по тексту – АО), на каждую отчетную дату и на дату погашения задолженности (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к Письму Минфина России от 28.12.2022 № 07-04-09/78875).
Если по АО возник перерасход и образовалась задолженность организации перед сотрудником, то такая задолженность пересчитывается по курсу ЦБ РФ на дату утверждения АО, на каждую отчетную дату и дату погашения задолженности перед сотрудником (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, пп. 7 п. 4 ст. 271, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).
При пересчете задолженности сотрудника или задолженности организации возникают либо положительные, либо отрицательные курсовые разницы, которые подлежат учету либо в доходах, либо в расходах (пп. 7 п. 4 ст. 271, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если при пересчете задолженности сотрудника перед организацией курс валюты больше, чем на дату предыдущего пересчета, то возникает положительная курсовая разница, если меньше – то отрицательная.
Если при пересчете задолженности организации перед сотрудником курс валюты больше, чем на дату предыдущего пересчета, то возникает отрицательная курсовая разница, если меньше – то положительная.
В БУ курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником, учитываются (п. п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006):
– положительные – в прочих доходах (курс валюты вырос по задолженности сотрудника или снизился по задолженности организации);
– отрицательные – в прочих расходах (курс валюты снизился по задолженности сотрудника или вырос по задолженности организации).
В НУ положительные курсовые разницы включаются во внереализационные доходы и увеличивают налогооблагаемую прибыль, а отрицательные – признаются внереализационными расходами и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Проведение авансового отчета по заграничной командировке
в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Перейдем к примеру: три сотрудника ООО «Василек» были направлены в служебную командировку за границу. Каждому сотруднику выдан аванс на командировочные расходы. Чтобы продемонстрировать различные варианты перевода в рублевую сумму расходов в иностранной валюте, мы определим различные способы выдачи аванса. Согласно ЛНА организации суточные установлены в следующем размере: 700,00 рублей по территории РФ, 2500,00 рублей по территории иностранных государств.
1. Проведение АО, если сотруднику выдан аванс в рублях, часть расходов сотрудник произвел в рублях, часть в валюте.
После проведения АО образовалась задолженность организации перед сотрудником
Менеджер по продажам техники ООО «Василек» Иванов И.И. командирован в США на завод по производству сельскохозяйственных машин на 4-ро суток с 20.02.2022 г. по 23.02.2022 г. 17.02.2022 года ему был перечислен аванс на личную банковскую карту в размере 150 900,00 рублей. 24.02.2022 г. сотрудником был оформлен авансовый отчет и сдан в бухгалтерию. К авансовому отчету были приложены следующие документы:
1. Билеты Москва – Нью-Йорк –Москва 79 600,00 рублей (были куплены сотрудником самостоятельно) плюс посадочные талоны к ним;
2. Чек за проезд на такси 20.02.2022 г. аэропорт – гостиница 190,00 USD;
3. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
4. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
5. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
6. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
7. Счет за проживание в гостинице Park Central (Манхеттен, Нью-Йорк) от 23.02.2022 г. за 3 суток 300,00 USD;
8. Чек за проезд на такси 23.02.22 г. гостиница – аэропорт 190,00 USD;
9. Документы об оплате визы– 2500 рублей;
10. Справка банка о покупке валюты 800,00 USD по курсу на 18.02.2022 г. 75,7527 = 60 602,16 рублей.
11. Скан паспорта с отметками о пересечении границы.
Даты пересечения границы, согласно штампу в паспорте, такие: Москва-Нью-Йорк – 20.02.2022 г. в 06.30; Нью-Йорк – Москва – 23.02.2022 г. в 21.00.
Суточные по командировке рассчитаны следующим образом: 20.02, 21.02, 22.02 по 2500,00 рублей = 7500,00 рублей, 23.02 – 700 рублей.
17.02.2022 г. Иванову И.И. был перечислен аванс на командировочные расходы в размере 150 900,00 рублей:
Сформируем ОСВ по счету 71.01 на дату 17.02.2022 г. и посмотрим долг сотрудника:
24.02.2022 г. бухгалтер проводит в учете АО Иванова И.И.
Здесь отметим, что так как аванс сотруднику был выдан в рублях, составляется авансовый отчет в рублях.
Все расходы в валюте должны быть пересчитаны в рубли. В нашем примере, т.к. Иванов И.И. предоставил справку банка о покупке валюты, мы будем переводить все расходы в USD по курсу, указанному в справке, т.е. 75,7527.
Так как расходы сотрудника в валюте превышают купленную сотрудником в банке сумму валюты, последний расход в АО проезд на такси 23.02.22 г. гостиница – аэропорт 190,00 USD у нас будет рассчитан следующим образом. От общей суммы 800,00 USD, подтвержденной справкой банка, мы в хронологическом порядке отнимаем все расходы:
800,00 USD (сумма, на которую у нас есть документально подтвержденный курс) – 190,00 USD (Чек за проезд на такси 20.02.2022 аэропорт – гостиница) – 200,00 USD (четыре проезда на общественном транспорте по 50,00 USD 21.02.22 и 22.02.22) – 300,00 USD (Счет за проживание в гостинице Park Central (Манхеттен, Нью-Йорк) 3 суток) = 110,00 USD.
Эти 110,00 USD мы посчитаем по курсу из справки банка по 75,7527 = 8 332,80 рублей. А оставшиеся 80,00 USD (сумма, на которую у нас нет подтвержденного курса, т.к. она превысила аванс) рассчитываем по курсу на дату утверждения аванса, т.е. 24.02.22 г. по 80,4194 = 6 433,55. Итого расход на проезд на такси 23.02.22 г. гостиница – аэропорт 190,00 USD будет составлять 14 766,35 рублей (8 332,80 6 433,55).
Все расходы мы отнесем на счет 26, субконто «Командировочные расходы»:
Сформируем ОСВ по счету 71.01 после проведения АО:
Мы видим сумму перерасхода сотрудника, которую должны ему возместить. 25.02.2022 проводится списание с расчетного счета суммы 6 435,69 рублей для возмещения перерасхода по АО:
Вновь сформируем ОСВ по счету 71.01 и видим, что задолженности перед сотрудником больше нет:
2. Проведение АО, если сотруднику выданы авансы в рублях и в валюте, после проведения АО образовалась задолженность сотрудника перед организацией
Начальник отдела продаж техники Петров П.П. также командирован в США на завод по производству сельскохозяйственных машин на 4 суток с 20.02.2022 г. по 23.02.2022 г. 17.02.2022 г. ему был перечислен аванс в валюте на личную банковскую карту в размере 900,00 USD и аванс в рублях в сумме 10 700,00 рублей, а также куплены билеты Москва – Нью-Йорк – Москва за 79 600,00 рублей. 24.02.2022 г. Петров П.П. сдает в бухгалтерию АО по командировке, к которому приложены следующие документы:
1. Билеты Москва – Нью-Йорк –Москва 79 600,00 рублей плюс посадочные талоны к ним;
2. Чек за проезд на такси 20.02.2022 г. аэропорт – гостиница 190,00 USD;
3. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
4. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
5. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
6. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
7. Счет за проживание в гостинице Park Central (Манхеттен, Нью-Йорк) от 23.02.2022 г. за 3 суток 300,00 USD;
8. Чек за проезд на такси 23.02.22 г. гостиница – аэропорт 190,00 USD;
9. Документы об оплате визы– 2500 рублей.
10. Скан паспорта с отметками о пересечении границы.
Даты пересечения границы, согласно штампу в паспорте, такие: Москва – Нью-Йорк – 20.02.2022 г. в 06.30; Нью-Йорк – Москва – 23.02.2022 г. в 21.00.
Суточные по командировке рассчитаны следующим образом: 20.02, 21.02, 22.02 по 2500,00 рублей = 7500,00 рублей, 23.02 – 700,00 рублей.
17.02.2021 г. сотруднику Петрову П.П. были перечислены два аванса. Первый аванс в валюте:
Второй аванс в рублях:
Покупку билетов для Петрова П.П. проводим документом «Поступление денежных документов»:
А выдачу билетов проводим документом «Выдача денежных документов»:
Для отчета по расходам в рублях создаем АО в рублях. На вкладке «Авансы» выбираем перечисленный аванс в рублях и выданные денежные документы (билеты):
На вкладке «Билеты» выбираем билет, который был выдан сотруднику:
Далее на вкладке «Прочее» заполняем все расходы сотрудника, согласно предоставленным документам. Не забываем добавить здесь же билеты:
Для отчета по расходам в валюте создает авансовый отчет в валюте. Используем форму «Авансовый отчет», т.к. «Авансовый отчет по командировке» нам не подходит, он создан для более упрощенного способа проведения АО:
На вкладке «НДС в сумме» нам нужно поставить галочку в поле «Курс» рассчитывается автоматически, т.к. у нас был выдан аванс, по курсу которого все расходы будут пересчитаны в рубли:
Заполняем на вкладке «Прочее» все расходы согласно приложенным к АО документам:
Посмотрим движения документа АО. Здесь нас интересует, правильно ли у нас рассчитались рублевые суммы. Все расходы в валюте в пределах выданного аванса должны быть рассчитаны по курсу на день его выдачи, т.е. 75,0141:
Проверить, правильно ли программа рассчитала рублевые суммы документов, можно умножив сумму в валюте на курс 75,0141. В нашем случае все суммы рассчитаны верно.
После проведения АО мы видим, что за сотрудником остался долг в 20,00 USD х 75,0141 (курс на дату выдачи аванса 17.02.22 г.) = 1 500,28 рублей. Для того, чтобы понять, как и на какую дату у нас будут рассчитываться курсовые разницы, допустим, что долг сотрудника перед организацией был возвращен им 01.03.2022 г.
Итак, задолженность сотрудника у нас будет пересчитана по курсу на отчетную дату и на дату погашения задолженности, соответственно, будут возникать и курсовые разницы:
На 28.02.2022 г.: 20,00 USD х 83,5485 = 1670,97 рублей – положительная курсовая разница 170,69 рублей (20,00 USD х (83,5485-75,0141);
На 01.03.2022 г.: 20,00 USD х 93,5589 = 1871,18 рублей – положительная курсовая разница 200,21 (20,00 USD х (93,5589-83,5485).
01.03.2022 г. сотрудник возвращает долг организации:
Положительная курсовая разница на 28.02.22 г. 170,69 рублей курсовая разница на 01.03.22 г. 200,21 рублей в сумме 370,90 рублей списывается в прочие доходы на дату погашения задолженности сотрудником 01.03.2022 г.
Сформируем ОСВ по счету 71.01 и 71.21 на дату 01.03.2021 г., чтобы убедиться, что задолженности за сотрудником больше нет:
3. Проведение АО, если сотруднику был выдан аванс в рублях и корпоративная банковская карта в валюте. Сотрудник за границей расплачивался корпоративной банковской картой, все расходы будут считаться по курсу списания денежных средств с карты. После проведения АО осталась задолженность организации перед сотрудником.
Начальник отдела сервисного обслуживания и ремонта техники Сидоров П.Н. командирован в США на завод по производству сельскохозяйственных машин на 4 суток с 20.02.2022 г. по 23.02.2022 г. 17.02.2022 г. ему была выдана корпоративная банковская карта в USD с суммой 800,00 USD, перечислен аванс в рублях в сумме 10 700,00 рублей, а также куплены билеты Москва – Нью-Йорк – Москва за 79 600,00 рублей. 24.02.2022 г. Сидоров П.Н. сдает в бухгалтерию АО по командировке, к которому приложены следующие документы:
1. Билеты Москва – Нью-Йорк –Москва 79 600,00 рублей плюс посадочные талоны к ним;
2. Чек за проезд на такси 20.02.2022 г. аэропорт – гостиница 190,00 USD;
3. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
4. Чек за проезд на общественном транспорте 21.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
5. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. гостиница – завод 50,00 USD;
6. Чек за проезд на общественном транспорте 22.02.22 г. завод – гостиница 50,00 USD;
7. Счет за проживание в гостинице Park Central (Манхеттен, Нью-Йорк) от 23.02.2022 г. за 3 суток 300,00 USD от 23.02.2022 г.;
8. Чек за проезд на такси 23.02.22 гостиница – аэропорт 190,00 USD;
9. Документы об оплате визы– 2500 рублей.
10. Скан паспорта с отметками о пересечении границы.
11. Выписка банка по операциям по карте.
Даты пересечения границы, согласно штампу в паспорте, такие: Москва-Нью-Йорк – 20.02.2022 г. в 06.30; Нью-Йорк – Москва – 23.02.2022 г. в 21.00.
Суточные по командировке рассчитаны следующим образом: 20.02, 21.02, 22.02 по 2500,00 рублей = 7500,00 рублей, 23.02 – 700 рублей.
17.02.2022 г. перечислен сотруднику аванс в рублях:
Проведены списания с корпоративной банковской карты в следующие даты (выгружена банковская выписка по счету корпоративной валютной карты):
Списание с корпоративной банковской карты от 20.02.2022 г.:
Списание с корпоративной банковской карты от 21.02.2022 г.:
Списание с корпоративной банковской карты от 22.02.2022 г.:
Списание с корпоративной банковской карты от 23.02.2022 г.:
Покупка билетов для сотрудника проводится документом «Поступление денежных документов»:
Выдача сотруднику билетов оформляется документом «Выдача денежных документов»:
24.02.2022 г. бухгалтер проводит в учете АО Сидорова П.Н.
Так как сотрудник в командировке использовал корпоративную банковскую карту в валюте, то авансовых отчетов в валюте будет столько, сколько было списаний с карты плюс АО в рублях по расходам в рублях.
Первый АО мы проводим в рублях. На вкладке «Авансы» выбираем выданный сотруднику аванс в рублях и выдачу билетов:
На вкладке «Билеты» выбираем билет:
Заполняем все расходы на вкладке «Прочее» согласно приложенным документам:
Для всех АО сотрудника будут указан счет затрат и субконто:
После проведения АО сформируем ОСВ по счету 71.01. Мы видим, что задолженности по рублевому авансу у сотрудника нет:
По каждому расходу с корпоративной банковской карты будет создан отдельный авансовый отчет в валюте, т.к. курс определяется на дату списания денежных средств с карты. Сотрудник расплачивался картой в следующие даты:
20.02.2022 г. – курс 75,7619;
21.02.2022 г. – курс 75,7619;
22.02.2022 г. – курс 76,7671;
23.02.2022 г. – курс 80,4194.
Создаем АО по расходам от 20.02.22 г. и 21.02.22 г. (так как 20.02 выпадает на выходной день, на обе даты приходится один курс). На вкладке «Авансы» выбираем списание с корпоративной банковской карты за 20.02 и 21.02 (так как курс в эти даты был одинаковый):
На вкладке «НДС в сумме» нам нужно поставить галочку в поле «Курс» указывается вручную, т.к. у нас расходы должны быть рассчитаны по курсу списания валюты с корпоративной банковской карты:
Перечисляем расходы за 20.02 и 21.02:
Посмотрим в движениях документа рассчитанные рублевые суммы:
Второй авансовый отчет составляем по расходам, произведенным 22.02.22 г. (курс 76,7671):
На вкладке «НДС в сумме» нам нужно поставить галочку в поле «Курс» указывается вручную, т.к. у нас расходы должны быть рассчитаны по курсу списания валюты с корпоративной банковской карты:
На вкладке «Прочее» указываем все расходы за 22.02.2022 г.:
На вкладке «Движения документа» проверяем рассчитанные по курсу 76,7671 расходы в рублевой сумме:
Третий авансовый отчет формируем по расходам за 23.02.2022 г. (курс 80,4194).
На вкладке «Авансы» выбираем списание с корпоративной банковской карты от 23.02.2022 г.:
Указываем все расходы за 23.02.2022 г.:
Указываем курс валюты вручную на дату списания средств с корпоративной банковской карты на 23.02.2022 г.:
Обращаем внимание на последний расход на сумму 190,00 USD. Из этой суммы у нас аванс покрыл только 110,00 USD. Оставшиеся 80,00 USD у нас будут рассчитаны по курсу на дату проведения АО, т.е. 24.02.2022 г. (80,4194). А так как у нас курс на 23.02 и 24.02 был одинаковый, то разбивки суммы не произошло.
После проведения АО у организации остался долг перед сотрудником в сумме 80,00 USD, сумма в рублях составила 6 433,55 (курс 80,4194).
Для усложнения примера, предположим, что долг сотруднику организация погасила 01.03.22 г. В этом случае, у нас будут рассчитываться курсовые разницы на 28.02.22 г., 01.03.22 г.
01.03.2022 г. организация перечислила сотруднику долг:
Посмотрим движения документа:
Мы видим, что сформировалась курсовая разница. Мы знаем, что курсовые разницы рассчитываются не только на отчетную дату (последний день месяца), но и на дату погашения задолженности.
Рассчитаем нашу курсовую разницу: 80,00 USD х (93,5589-83,5485) = 800,83. Так как курс на дату погашения задолженности вырос по сравнению с датой предыдущего пересчета, то для сотрудника это положительная курсовая разница. Но для организации эта курсовая разница отрицательная, значит, она должна списываться в расходы.
Сформируем ОСВ по счету 71.21 и видим, что задолженности больше нет:
Посмотрим карточку счета 71.21:
В карточке счета мы видим курсовые разницы, рассчитанные на 28.02.22 г. и 01.03.22 г.
Рассмотрим, как рассчитываются курсовые разницы.
Задолженность перед сотрудником на 28.02.2022 г. составляет: 80,00 USD х 83,5485 = 6 683,88 рублей.
Расчет курсовой разницы: 80,00 USD х (83,5485 (курс на дату 28.02.22 г.) – 80,4194 (курс на дату 24.02.22 г.)) = 250,33 рубля.
Как мы помним, если при пересчете задолженности организации перед сотрудником курс валюты больше, чем на дату предыдущего пересчета, то возникает отрицательная курсовая разница, если меньше – то положительная.
Для организации это отрицательная курсовая разница, которая автоматически списывается в расходы регламентной операцией «Переоценка валютных средств» при выполнении закрытия месяца:
Задолженность на 01.03.2022 г.: 80,00 USD х 93,5589 = 7 484,71 рублей.
Расчет курсовой разницы: 80,00 USD х (93,5589 (01.03.22 г.) – 83,5485 (28.02.22 г.)) = 800,83. Это также отрицательная курсовая разница, которая списывается в расходы документом «Списание с расчетного счета» от 01.03.2022 г.
Автор статьи: Светлана Дубовик
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Командировочные расходы на предприятии
Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).
В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.
За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:
- Проезд к месту командировки.
К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.
- Проживание во время командировки.
Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.
Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.
На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Нормативная база
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2022 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Оплата питания в командировке: налоговый учет
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Исключение — ситуация, когда затраты на питание включены в стоимость проживания. Но если стоимость питания в чеке выделена отдельной строкой, то эти расходы нельзя включить в состав затрат по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 20.05.2022 № 03-03-06/2/28976).
Оплата проезда к месту командировки: особенности учета расходов
Расходы на проезд к месту командировки можно включить в состав расходов в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Начислять НДФЛ и страховые взносы на такие затраты не нужно. Для принятия к учету расходов на проезд сотрудник должен предоставить подтверждающие документы:
- при проезде на рейсовом транспорте — проездной билет с реквизитами, подписью и печатью перевозчика;
- при проезде на такси — заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанция на оплату услуг такси;
- при авиаперелете — билет и посадочный талон. Если билет электронный, то дополнительно потребуется представить маршрут-квитанцию;
- при проезде на ж/д транспорте — железнодорожный билет, контрольный купон электронный билет, посадочный талон;
- при перемещении на личном или служебном транспорте — путевой лист, чек, квитанции на покупку ГСМ и иные учетные документы, подтверждающие нахождение работника в пути;
- при проезде на арендованном транспорте (каршеринг) — договор аренды автомобиля и документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования автомобиля в служебных целях.
Если проездные документы сотрудник потерял, подтвердить расходы можно:
- дубликатом документа;
- копией билета, оставшейся у транспортной компании;
- справкой из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать лицо, совершившее поездку, его маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Порядок оформления
Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:
- Доклад руководителю об оформлении командировки.
- Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
- Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
- Ознакомление работника с оформленными документами.
- Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.
ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.
ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.
Минфин предложил такие затраты относить на иные расходы, а не на командировочные (Письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309). И если работник предоставил подтверждающие документы, то начислять НДФЛ и страховые взносы на всю сумму таких затрат не нужно. Если документов нет, то НДФЛ и взносы следует начислять на сумму, превышающую лимит (700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок).
Отчитываться по суточным работник не обязан, в связи с чем требовать от сотрудника подтверждающие документы по суточным работодатель не вправе.
Учет командировочных расходов ип без сотрудников
Необоснованным, по мнению Минфина, является и учет командировочных расходов ИП на УСН без сотрудников. Свою позицию налоговый орган объясняет тем, что командировка — это поездка по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания. У ИП работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, отсутствует, а значит и направлять сам себя в командировку ИП не может (Письмо Минфина России от 16.08.2022 №
Судебная практика по данному вопросу пока отсутствует, в связи с чем предугадать, на какую сторону встанет суд, невозможно. Поэтому лучше не рисковать и затраты на командировку ИП без сотрудников в состав расходов на УСН «доходы минус расходы» лучше не включать.
Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения
ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.
ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.
Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2022 № 3210-У).
Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.