Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

Бухгалтерский учет выплат

Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2022 № БС-3-11/8304@).

Как оформить возмещение расходов сотрудников на мобильную связь

Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:

1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
2. Подписывается договор с сотовым оператором.
3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2022 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.

Как правильно возместить затраты

Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:

• за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
• износа технических средств;
• интернета или услуг сотового оператора.

Величина выплаты фиксируется в письменном виде в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении, если потребность в этом возникла после оформления трудоустройства.

Какие документы обязан предоставить работник

Для получения возмещения каждый работник предоставляет:

• копию договора с мобильным оператором;
• детализацию звонков, сделанных от имени организации.

ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.

Когда и кому компенсируют расходы

Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.

Налоговый учет

В отношении расходов на компенсацию личного имущества отметим следующее.

В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, упомянуты только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника в главе 25 НК РФ прямо не упоминаются.

Налогообложение компенсации

Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.

ВНИМАНИЕ! Чтобы избежать претензий по поводу налоговых и страховых выплат, приготовьте и храните полный комплект документов для доказательства обоснованности затрат.

Ндфл с сумм компенсаций

Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:

• все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

• стоимость имущества,
• что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
• факт использования имущества сотрудником при выполнении им  трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2022г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

• условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
• работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
• организация оформляет маршрутные листы.

* Согласно Письму ФНС России от 25.10.2022г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2022 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2022 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.

№92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2022г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Образец приказа