Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника — детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

самостоятельное вычисление потраченных сумм;
определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
перечисление условий для выплаты;
утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Компенсация расходов работника на сотовую связь – компания «апи»

Работнику, использующему личный телефон в служебных целях, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного им лимита (ст. 188 ТК РФ). Эта компенсация полностью:

НДС со стоимости сотовой связи, компенсированной работнику, к вычету принять нельзя, поскольку счет-фактуру на имя учреждения оператор связи не выставляет.

Обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают четыре документа (Письма Минфина от 13.10.2022 N 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2022 N 2538-19):

должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
копия счета оператора связи.

При проверке ИФНС может потребовать детализированный счет оператора. По мнению проверяющих, этот документ нужен для подтверждения служебного характера телефонных переговоров (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2022 N 16-15/104055@). И, если вы его не представите, обоснованность компенсации придется отстаивать через суд.

Расходы по выплате компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ (Порядок N 209н).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс:

Типовая ситуация: Как учесть компенсацию расходов работника на сотовую (мобильную) связь (для бюджетной организации) (Издательство «Главная книга», 2022) {КонсультантПлюс}

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

наименование документа;
ссылка на ст. 188 ТК РФ;
размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
дата издания документа и срок действия;
крайний срок начисления;
распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
Ф. И. О. лица, составившего приказ;
подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Читайте про операторов: Максимус: отзывы клиентов и покупателей о компании