Компенсация затрат сотрудников на удаленной работе | Такском

Блоги профессионалов на «ведомостях»

Другая проблема – собственно компенсации. Закон предполагает выплаты за личное оборудование, а еще возмещение расходов, связанных с его использованием. Первое, что приходит на ум, – компенсация за домашний интернет. В абсолютном большинстве случаев этого достаточно. Но иногда встречаются индивидуальные требования. Например, сотрудник одной из компаний попросил начальника компенсировать расходы на электричество, которые якобы выросли из-за удаленной работы. Что делать работодателям? Закон опять-таки ничего не говорит об основаниях, размере и сроках возмещений. Накопленная ранее практика подсказывает – надо указать точную и реальную сумму. Так, в одной компании установлена общая компенсация – 1000 руб. в месяц, в другой действует правило – ежемесячная выплата из расчета 50 руб. в день при удаленной работе. Если дистанционные работники уже получают компенсацию, дополнительные выплаты вряд ли понадобятся, надо лишь проверить, как все оформлено. Но если выплат за прошлые месяцы не было, лучше их произвести.

Законопроект, изменяющий правила удаленной работы

В настоящее время на рассмотрении находится Законопроект № 973264-7, вносящий изменения в главу 49.1 ТК РФ. Он вводит новое понятие «временной удаленной работы» и в том числе уточняет порядок компенсации расходов при удаленной работе.


По новым правилам, размер и правила возмещения расходов на удаленке стороны смогут согласовывать не только в трудовом договоре, но и в коллективном договоре или соглашении.

В чрезвычайных ситуациях работодатель будет вправе применять упрощенный перевод сотрудников на временный удаленный режим труда. Вводится временный удаленный режим при техногенных катастрофах, эпидемиях, иных обстоятельствах, ставящих под угрозу жизнь населения, локальным нормативным актом организации. Вносить изменения в трудовой договор не нужно.


В локальных нормативных актах прописываются причины перехода на временную удаленную работу, перечень переводимых сотрудников, порядок и размер компенсации затрат сотрудников.

Налог на доходы физических лиц.

При определении базы по НДФЛ следует учитывать все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Читайте про операторов:  ТОП-3 лучших мобильных операторов Украины в 2020 и их преимущества

При этом в ст. 217 НК РФ приведен перечень доходов, освобождаемых от налогообложения. В силу п. 1 данной статьи не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные, в частности, с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Налог на прибыль.

Расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

К сведению: для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также для признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование работником принадлежащего ему или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы таких расходов.

Налогообложение доходов сотрудника, работающего удаленно

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

К сведению: заключение трудовых договоров о дистанционной работе не влечет создание обособленных подразделений. Дистанционная работа выполняется вне места нахождения какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2022 № 03-04-06/61300), следовательно, обособленное подразделение не образуется (Письмо Минфина России от 29.05.2022 № 03-15-06/38981). Финансовое ведомство отметило, что в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, определение которого приведено в п. 2 ст. 11 НК РФ (Письмо от 19.01.2022 № 03-02-07/1/3617).

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом выполнение работником трудовой функции дистанционно не может служить основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ). Уменьшить заработную плату сотрудника при переводе его на дистанционную работу можно в случае сокращения продолжительности рабочего времени и понижения норм труда.

К сведению: Роструд разъяснил, что условия оплаты труда при переходе организации на дистанционную работу остаются прежними при сохранении продолжительности рабочего времени и норм труда. Если работник трудится полное время и выполняет весь объем работы, оснований для снижения ему зарплаты нет (Письмо от 09.04.2020 № 0147-03-5).

Доходы сотрудника, работающего удаленно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Сумма НДФЛ удерживается из выплачиваемого дохода и перечисляется в бюджет по месту учета в налоговой инспекции. Если источником выплаты является обособленное подразделение, то налог перечисляется по месту его учета (п. 1, 3, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 14.10.2020 № СД-4-3/16830).

Страховые взносы также перечисляются по месту учета (п. 11 ст. 431 НК РФ).

Налоговый агент должен придерживаться следующих сроков уплаты НДФЛ, удержанного при выплате доходов дистанционным работникам:

  • НДФЛ с зарплаты, премий, выплат по гражданско-правовым договорам – не позднее следующего рабочего дня после их выплаты (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). С авансов по зарплате НДФЛ не уплачивается (п. 2 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.02.2022 № 03-04-05/11355);

  • НДФЛ с отпускных и больничных – не позднее последнего дня месяца, в котором они были выплачены, если последний день месяца совпал с выходным, праздничным или нерабочим днем, то не позднее первого рабочего дня следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы с выплат дистанционным работникам уплачиваются за каждый месяц не позднее 15-го числа следующего месяца (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 1, 3 ст. 431 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 4 ст. 22, п. 1, 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.

Налогообложение и бухучет компенсаций

Возмещение расходов дистанционным сотрудникам относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Такие выплаты не облагаются:

  • налогом на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 217 НК РФ);
  • страховыми взносами (абзац 10 подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).

Организация такие выплаты вправе включить в расходы при расчете налога на прибыль в полном объеме.


В бухгалтерском учете операции отразите проводками:

Налогообложение компенсаций, выплачиваемых сотруднику, работающему дистанционно

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

К сведению: компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

В соответствии с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (далее – Федеральный закон № 407-ФЗ) положения гл. 49.1 ТК РФ были изложены в новой редакции.

Статьей 312.6 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 407-ФЗ) предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию и возмещает расходы, связанные с их использованием.

Напомним, что ранее не была предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работника оборудованием и порядок обеспечения устанавливался трудовым договором. При этом в договоре могла быть закреплена обязанность работника по использованию им при выполнении своей трудовой функции оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем.

К сведению:статьей 312.9 ТК РФ определено, что на период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя на сотрудника распространяются гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ для дистанционного работника, включая гарантии, связанные с охраной труда, обеспечением работника за счет средств работодателя необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, выплатой работнику компенсации в связи с использованием работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также с возмещением работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

В Письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ ФНС рассмотрела вопрос об уплате НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль при компенсации дистанционным работникам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

К сведению: по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.

Обязательно ли компенсировать расходы дистанционному работнику

Взаимодействие работодателя и работника при дистанционной работе регулируются положениями главы 49.1 Трудового кодекса . Суть дистанционной (удаленной) работы заключается в исполнении работником своих обязанностей вне места расположения организации. Возникает закономерный вопрос — нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику за особенный режим работы или использование личного имущества для исполнения трудовых функций вне рабочего места, организованного работодателем?


Работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику. Вопросы возмещения затрат сотрудников на удаленке регулируются статьей 312.3 ТК РФ. Стороны вправе при заключении трудового договора прописать порядок и размер компенсации.

Страховые взносы.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст.

420 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Ранее разъяснения о том, что компенсация, выплачиваемая дистанционному работнику за использование оборудования, не облагается взносами и НДФЛ, были даны в письмах Минфина России от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913:

  • суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками;

  • размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как приобретение (аренду) работником оборудования (средств), так и расходы, понесенные им при использовании такого оборудования (средств) в служебных целях, а также расходы на используемые в служебных целях услуги связи.

При этом Минфин ссылался на положения ст. 312.3 ТК РФ в редакции, действовавшей до внесения Федеральным законом № 407-ФЗ поправок.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *