Корпоративная мобильная связь: организуем использование

Организация планирует обеспечить работников SIM-картами и мобильными телефонами. Какие правила стоит установить для использования корпоративной мобильной связи (КМС)? Как оформить передачу SIM-карт и мобильных телефонов работникам? Разбираемся в материале.

1. В каком документе установить правила использования КМС

Законодательством не установлено, в какой именно форме следует закреплять правила использования КМС в организации. Варианты документов могут быть следующими:

— приказ руководителя организации (по основной деятельности). Отдельные объемные по своему содержанию вопросы могут предусматриваться в приложениях к нему (например, список лиц, которым предоставляется КМС, и т.д.).

При издании приказа следует помнить о правилах делопроизводства. Приказ нужно зарегистрировать в журнале регистрации (подп. 139.9 п. 139, ч. 1, 2 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству). В журнал вносится запись о приказе, которой присваивается очередной порядковый номер. Данный номер затем переносится на сам приказ в качестве его регистрационного индекса. Как правило, в регистрационном индексе приказа по основной деятельности дополнительные условные обозначения (в частности, литеры «ОД») не проставляются, поскольку являются излишними. Вместе с тем использование подобных литер нарушением не будет. Если приказ будет иметь приложение, то в основном тексте приказа нужно сделать указание наподобие «согласно приложению», «приложение 1» и т.п. Отдельную отметку о наличии приложения (в виде «Приложение: на 2 л. в 1 экз.») в конце приказа ставить не нужно (ч. 12 п. 56 Инструкции по делопроизводству);

— ЛПА организации. Например, Положение об использовании корпоративной мобильной связи. Отдельные вопросы допускается прописать в отдельно изданном приказе или приложении к ЛПА. Это целесообразно делать, если в дальнейшем предполагается возможное частое изменение таких положений или они значительные по объему. К примеру, лимиты на использование КМС, перечень работников, которые будут обеспечиваться КМС, и т.п.

При разработке ЛПА также нужно соблюдать правила делопроизводства. В частности, ЛПА подлежит регистрации (абз. 4 ч. 1 п. 18, п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Помимо этого, во внутренней документации организации может быть предусмотрено, что такой документ следует:

утвердить руководителю организации (ч. 17 п. 52 Инструкции по делопроизводству);

согласовать. Например, с юридическим отделом и отделом по учету заработной платы (п. 59, 61 Инструкции по делопроизводству).

Чтобы работники знали о правилах использования КМС, а также от них можно было требовать исполнения установленных правил, с разработанным приказом или ЛПА под подпись нужно ознакомить:

— работников, которым будет предоставлено право пользования КМС;

— работников, чью трудовую деятельность затронули данные правила (в частности, ответственного за выдачу SIM-карт и мобильных телефонов).

Варианты оформления такого ознакомления могут быть следующими (ч. 13 п. 99 Инструкции по делопроизводству):

— оформление отметок об ознакомлении в самом приказе или ЛПА (на лицевой или оборотной стороне);

— составление отдельного документа — листа ознакомления. Он прилагается к приказу или ЛПА. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно, когда с приказом необходимо ознакомить большое количество работников.

Наниматель может самостоятельно решить, в каком документе закрепить правила использования КМС — приказе или ЛПА. Ввиду большого объема вопросов, которые целесообразно урегулировать, как правило, такие правила закрепляются в ЛПА. Однако дальнейшее внесение в него корректировок может стать более затратным по времени. Например, ввиду необходимости согласования.

Далее в статье документ, в котором закреплены правила использования КМС, независимо от его вида, мы будем именовать документом о КМС.

2. Что предусмотреть в документе о КМС

Законодательство не регламентирует, какие именно правила использования КМС должны быть определены в организации. На наш взгляд, в документе о КМС целесообразно установить:

1) категории работников, которые будут обеспечиваться КМС. В частности, это могут быть работники, которым в силу своей профессиональной деятельности необходимо часто совершать звонки: менеджеры по продажам, специалисты по работе с клиентами и т.п. В зависимости от возможностей и потребностей организации может быть установлено, что КМС обеспечиваются:

— некоторые категории работников. В данном случае устанавливается перечень должностей служащих (профессий рабочих) либо пофамильный перечень. На наш взгляд, чтобы в дальнейшем не пришлось вносить корректировки в установленные правила (например, в случае увольнения или перевода сотрудника), лучше прописать наименования должностей (профессий), а не фамилии;

— все работники организации. В таком случае перечень работников не составляется. В правилах можно прописать, что КМС обеспечиваются все работники организации.

 Пример 1

Корпоративной мобильной связью обеспечиваются лица, занимающие следующие должности служащих (профессии рабочих):

директора;

главного бухгалтера;

юрисконсульта;

специалиста отдела продаж;

водителя автомобиля.

 Пример 2

Корпоративной мобильной связью обеспечиваются все работники ООО «Полоса»;

2) порядок выдачи корпоративных SIM-карт, мобильных телефонов. Целесообразно определить лицо, ответственное за выдачу средств КМС, а также указать, что при их передаче составляется акт или иной документ, подтверждающий выдачу такого имущества работнику. Данный документ необходим для отражения передачи имущества в бухгалтерском учете.

 Пример 3

Предоставление средств корпоративной мобильной связи осуществляется у главного бухгалтера с оформлением акта приема-передачи;

3) правила использования корпоративных SIM-карт. В частности, установить:

— время, в течение которого допускается использовать КМС. Например, в течение рабочего дня по будням. Отметим, что работникам, которым установлен ненормированный рабочий день, нецелесообразно устанавливать допустимое время использования КМС;

— запрет на использование КМС в личных целях;

— запрет на передачу средств КМС (SIM-карт и мобильных телефонов) третьим лицам;

— возможность использования КМС в заграничной командировке (роуминг) и т.д.;

4) порядок возврата корпоративных SIM-карт и мобильных телефонов. В частности, установить, какому уполномоченному должностному лицу и в какие сроки работник обязуется вернуть данное имущество, если он увольняется или переводится на другую должность, при занятии которой КМС не предоставляется.

 Пример 4

В случае перевода работника на должность, не включенную в перечень должностей, обеспечиваемых корпоративной мобильной связью, исключения должности работника из вышеуказанного перечня работник обязан в течение 5 рабочих дней сдать по акту приема-передачи выделенные ему средства корпоративной мобильной связи.

В случае увольнения работника он обязан не позднее дня увольнения сдать по акту приема-передачи выделенные ему средства корпоративной мобильной связи.

Возврат средств корпоративной мобильной связи осуществляется главному бухгалтеру.

Если организация желает обеспечить постоянный контроль использования работниками КМС, то в документе о КМС можно предусмотреть:

— лимиты на использование КМС и порядок возмещения расходов, осуществленных сверх лимита. Устанавливать такие лимиты не стоит, если организация будет использовать безлимитный тариф мобильной связи. В ином случае лимиты можно определить, чтобы работники знали ограничения, то есть предел расходов на мобильную связь, которые будет нести сама организация. В последующем, если работник допустит превышение установленного лимита, у организации будет основание для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров.

Обратите внимание, что не всегда целесообразно требовать от работника возмещения перерасходованных средств. Например, если работник превысил лимит в результате проведения переговоров, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Такие моменты также целесообразно оговорить в документе о КМС.

 Пример 5

Лимит расходов на корпоративную мобильную связь устанавливается на месяц в размере 25 руб. Не использованный в течение установленного периода остаток лимита аннулируется.

В случае превышения установленного лимита в результате проведения переговоров, связанных с исполнением должностных обязанностей, работник должен письменно обосновать необходимость проведения данных переговоров в объяснительной записке на имя главного бухгалтера.

При превышении установленного лимита сумма расходов, не подтвержденная производственной необходимостью, возмещается из личных средств работника. Возмещение перерасходованных средств на использование мобильной связи осуществляется работником путем внесения денежных средств в кассу организации в течение 10 дней с момента окончания месяца.

Невнесение средств для оплаты перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующие периоды и для взыскания таких средств с заработной платы работника в порядке, установленном законодательством;

— порядок ведения учета использования работником КМС. Такой учет необходим, к примеру, чтобы организация могла выявить нарушения, в частности превышение установленных лимитов, использование КМС в нерабочее время или для личных целей. Для этого может использоваться детализация звонков оператора мобильной связи по каждому абонентскому номеру, в которой содержится информация о номерах абонентов, времени соединения и продолжительности звонков и т.д.

 Пример 6

Учет расходования средств на использование мобильной связи ведет главный бухгалтер на основании данных, в том числе детализации звонков, предоставляемых оператором мобильной связи.

В случае выявления факта превышения лимита на использование КМС главный бухгалтер информирует об этом работника путем рассылки уведомления по электронной почте. Неполучение уведомления работником не освобождает его от возмещения перерасхода.