Все-симки.ру Надо ли что-то делать с корпоративной симкой ее непосредственному пользователю?
Да, нужно. Здесь есть два варианта:
- Активировать свою корпоративную сим-карту самостоятельно через подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Алгоритм примерно такой же, как и при активации сим-карт компанией.
- Дождаться, пока работодатель зарегистрирует сим-карты и подтвердить использование корпоративной карты через Госуслуги. Для этого тоже надо иметь подтвержденную запись на Госуслугах.
Что делать, если невозможно точно определить место положения устройства, где установлена сим-карта?
Обязательными реквизитами, которые следует передать по корпкартам, установленным в устройствах, являются наименование и ИНН владельца сим-карты, а также ее номер. Остальные реквизиты заполнять необязательно. Или, например, в поле адрес можно проставить юридический адрес организации, на которую они оформлены.
Что изменилось для владельцев корпоративных сим-карт
Об изменениях было известно уже давно, но в силу они вступили с 1 июля 2021 года. Суть новшеств — обязательная регистрация корпоративных сим-карт на портале «Госуслуги» начиная с 1 июля 2021 года.
Это означает, что все корпоративные карты:
- Купленные после 1 июля 2021 года — регистрируются на Госуслугах при покупке.
- Купленные до 1 июля 2021 года — регистрируются на Госуслугах:
- до 30 ноября 2021 года — в отношении сим-карт, переданных сотрудникам;
- до 1 марта 2023 года — в отношении сим-карт, установленных в устройствах.
Как видим, регистрация корпоративных симок относится ко всем видам корпоративных карт. То есть подлежат регистрации на Госуслугах корпоративные симки, оформленные как на сотрудников, так и установленные в оборудовании. Единственное отличие — сроки, в которые необходимо подать сведения.
ВАЖНО! Нормативная база — федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ и постановление Правительства РФ от 31.05.2021 № 844.
Что будет, если не активировать корпоративную сим-карту на Госуслугах? Такие корпоративные симки заблокируют, если не уложиться с активацией в срок.
Один из основных вопросов у пользователей: зачем корпоративные симки регистрировать на Госуслугах? Объясняется новшество борьбой с мошенничеством.
Что такое корпоративная сим-карта
Для начала определимся, корпоративная симка – что это значит. Номер такой сим-карты зарегистрирован не на физическое лицо, а на фирму или ИП. Причин завести именно корпоративную сим-карту масса:
- Сотруднику легко разделять контакты и звонки на рабочие и личные.
- Оплату «рабочей» связи (а это могут быть затраты не только на звонки, но и на интернет) производит работодатель.
- Предприниматель или организация может принимать в расход затраты на корпоративную связь, при этом вести контроль этих затрат.
- Тарифы для корпоративной связи весьма привлекательны.
Так как плюсов у корпоративных симок много, организации с удовольствием их используют.
Как вести БУ и НУ корпоративной связи, мы рассказывали в статье «Услуги связи в бухгалтерском учете и налогообложении».
Кроме того, сейчас сим-карты повсеместно используются в стороннем оборудовании: системах навигации и слежения, системах ГЛОНАСС, в модемах, вендинговых аппаратах, системах автоматических ворот и шлагбаумов, онлайн-кассах и т. д.
В таких сторонних устройствах также используются корпоративные сим-карты со специальными тарифами.
Как понять, что номер активирован
Если все действия выполнены и сведения переданы верно, сотрудник увидит в личном кабинете раздел «Корпоративная связь», а в нем один или несколько привязанных номеров.
Если что-то пойдет не так, оператор пришлет сообщение об отказе с пояснением причин.
Что изменилось с 2021 года
Государство решило бороться с неконтролируемым использованием сим-карт, чтобы предотвращать мошенничество и другие злоупотребления. Для этого был принят закон ФЗ №533 от 30.12.2020, он вступил в силу с 1 июля 2021, также правительство подписало постановление от 31.05.
Раньше организация могла оформить симки на себя и пользоваться ими по своему усмотрению: ставить на онлайн-кассу, модем, терминал, шлагбаум, раздавать сотрудникам. Часто после увольнения работники сохраняли у себя такие карты, могли продать или передать другим людям. Если платежи за связь делались вовремя, ими можно было пользоваться сколько угодно.
Теперь у каждой симки должен быть владелец с подтвержденными паспортными данными. Это касается всех — обычных граждан и организаций.
Чиновники установили срок, до которого нужно зарегистрировать все «безымянные» карты. Сначала это было 1 сентября 2021, затем срок перенесли на 1 декабря, потом сдвинули на 1 марта 2022. Больше о переносе сроков Минцифры не заявляло. Только сим-карты в онлайн-кассах, терминалах и модемах можно вносить в Единую систему идентификации и аутентификации до 1 марта 2023.
Алгоритм действий по регистрации сим-карт на госуслугах
Итак, покажем на примерах, как зарегистрировать корпоративную симку на Госуслугах.
Чтобы подтвердить корпоративную симку на Госуслугах, необходимо иметь там подтвержденную учетную запись юрлица. Это лучше сделать заранее через подтвержденную учетную запись гендиректора.
Подробности читайте в статье «Регистрация ООО на Госуслугах: пошагово».
О том, как получить ЭЦП для Госуслуг, узнайте из материала.
Допустим, такая запись подтверждена. Как зарегистрировать корпоративную симку:
ШАГ 1. Входим в учетную запись, находим регистрацию корпоративных карт и нажимаем «Начать».
ШАГ 2. Выбираем, как используются сим-карты: в устройствах или непосредственно людьми. Допустим, мы выбираем, что людьми.
ШАГ 3.Переходим к формированию заявления, нажав на кнопку «Перейти к заявлению».
ШАГ 4.Появляются данные организации или ИП. Подтверждаем их корректность нажатием кнопки «Верно».
ШАГ 5. Также подтверждаем юридический адрес кнопкой «Верно».
ШАГ 6. Выбираем из списка нужного оператора сотовой связи и нажимаем «Продолжить».
Бухучет компенсаций
Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:
А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2022, инструкция № 174н от 16.12.2022):
- Дт 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н);
- Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н);
- Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).
В какие сроки регистрировать новые корпоративные сим-карты
Если симки куплены после 1 июня 2021, когда 533-ФЗ вступил в силу, карту нужно привязать к конкретному лицу за 3 дня до начала ее использования. Такой срок дается оператору на активацию карты. Без регистрации ею нельзя будет воспользоваться.
Вопросы, которые могут возникнуть при регистрации сим-карт
Рассмотрим некоторые нюансы, которые возникают при решении вопроса, как на Госуслугах привязать корпоративную симку.
Документы, подтверждающие расходы
В различных нормативах закреплено, как оформить компенсацию сотовой связи сотруднику (письма Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2022, Минздравсоцразвития № 2538-19 от 06.08.2022). Затраты обосновывают:
- должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
- трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
- договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
- счетами за связь — в них указывается сумма затрат.
Особых правил, как прописать в трудовом договоре компенсацию мобильной связи, нет: работодатели устанавливают фиксированную сумму или определяют иной порядок расчета и выплаты возмещения.
В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:
1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2022). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/1/350 от 05.06.2008, № 03-03-07/2 от 19.01.2009).
2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильные услуги, детализация не является обязательной (постановление ФАС МО № КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ № 345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО № КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
Запрос детализации звонков не обязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования надбавка за использование сотовой связи и включения таких затрат в базу расчета по налогу на прибыль.
А вот компенсация мобильных услуг генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с сотовым оператором указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу № А63-5953/2022 от 29.01.2022). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации № Ф08-6112/2022 от 08.08.2022).
Как еще компания может передать данные оператору
С 2022 года компании должны передавать операторам сведения о фактических владельцах номеров. На это не требуется согласие пользователей. Оператор может проверить достоверность сведений: скажем, запросить паспорт реального пользователя номера. Если сведения не совпадут, он может прекратить обслуживание.
Если ИП или компания прекращают работу, симки можно переоформить лично на бывших сотрудников.
Если работодатель не передал реестр, или допустил ошибки при передаче данных, или указал в качестве пользователя других лиц, то сотрудник по своей инициативе не сможет через Госуслуги зарегистрировать на себя номер, которым пользуется, даже если исправно оплачивает услуги связи.
По заявке работника, оператор проверит, заключался ли договор с компанией или ИП, ИНН которого указал сотрудник, получен ли реестр с данными от такой компании, и если договора или данных нет или не совпадают сведения, симку не активируют, а номер могут отозвать.
Как оформить выплаты
Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно.
Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2022, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2022, № 1343-19 от 26.05.2022).
Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.
Как регистрировать корпоративные карты
Владелец номера — компания или ИП — передает оператору через портал Госуслуг данные о том, кто на предприятии и какими телефонными номерами пользуется. Для этого компания сообщает данные своих работников, а оператор делает запрос каждому из них на подтверждение этой информации. Если все подтверждается, симку активируют. Все происходит дистанционно, приходить никуда не нужно.
Для такой регистрации понадобятся подтвержденные записи на Госуслугах — работодателя и сотрудника как физлиц. В регистрации должны участвовать каждый из них, выполняя свою часть действий.
Активация со стороны руководителя. Руководитель входит в свой аккаунт на Госуслугах, находит услугу «Регистрация и активация корпоративных сим-карт». Затем заполняет заявление, отправляет его. Для каждого оператора связи, карты которого есть у компании или ИП, заполняют отдельное заявление — в нем можно указать сразу несколько номеров. Сведения вносят вручную, а если их слишком много, проще сделать это посредством CSV-файла.
В заявлении нужно заполнить такие поля:
- телефонный номер и паспортные данные работника — если картой пользуется человек;
- если симка привязана к оборудованию (онлайн-касса, терминал), указывают тип устройства, номер, MAC-адрес или IMEI, юридический адрес — для стационарных устройств по этому адресу и переносных устройств, адрес нахождения — для устройств, которые находятся по адресу, отличному от юридического.
Подтверждение со стороны сотрудника. Работник получает запрос в своем личном кабинете на Госуслугах, проверяет данные, принимает запрос. Если что-то указано неверно, нужно нажать кнопку «Сообщить об ошибке» и прокомментировать ситуацию.
Если карту нужно «перепривязать» к другому работнику, руководитель оформляет заявление на него, тогда от прежнего работника номер автоматически «отвязывается».
Если заявление заполнено верно, работник подтверждает его, тогда работодателю придет подтверждение активации карты.
Активация со стороны сотрудника. Работник тоже может инициировать регистрацию симки со своей стороны: для этого нужно зайти в личный кабинет, найти услугу «Аутентификация корпоративной сим-карты» и заполнить заявление: указать ИНН предпринимателя или компании, номер, название оператора связи. Оператор проверит эти сведения, если они верные, проведет активацию.
Как упростить регистрацию сим-карт, если их много?
Как уже было сказано, загружать данные на Госуслуги можно не вручную, а сразу файлом. Многие операторы сотовой связи, во-первых, высвечивают предупреждение в личном кабинете о том, что сим-картам необходимо подтверждение и надо заполнить персональные данные владельцев корпкарт. Во-вторых, они позволяют выгрузить все данные в нужном формате — csv.
Требования к загружаемому файлу можно узнать на Госуслугах при выборе способа загрузки не вручную, а файлом.
Можно ли корпоративную симку оформить на себя и не регистрировать?
Да, можно перерегистрировать симку. Для этого понадобится согласие юридического лица, на которое оформлена сим-карта изначально. Какие документы для этого понадобятся, надо узнавать у операторов связи.
Ндфл и взносы с компенсации
Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного сотового телефона в служебных целях в 2021 году (письмо Минфина № 03-04-06/83831 от 14.12.2022). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.
Нужно ли согласие работников на передачу персональных данных при регистрации корпкарт?
Нет, не требуется, так как работодатель при регистрации сим-карт на Госуслугах выполняет требования законодательства.
Не знаете, как работать с персональными данными работников? Куда их можно передавать, а куда — нет? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите гайд по работе с персональными данными сотрудников.
Обязан ли работодатель компенсировать расходы
Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.
При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):
- денежная компенсация работникам за мобильную связь: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
- возмещение за износ личных технических средств.
Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.
С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.
Приказ
- Инструкция, как составить приказ на возмещение мобильных услуг.
- Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
- Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
- Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
- Установить дату начала возмещения.
- Перечислить работников, которым возмещают издержки.
- Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
- Подписать приказ у руководителя.
Итоги
С 1 июля 2021 года введена обязательная регистрация корпоративных сим-карт на Госуслугах. Карты, которыми пользуются сотрудники, необходимо зарегистрировать до 30 ноября 2021 года. Для карт, вставленных в различные устройства, срок продлен — до 1 марта 2023 года. Если не активировать сим-карту, то она будет заблокирована.