Положение об использовании корпоративной сотовой связи. Образец 2022. Бесплатная помощь и консультация юриста

Основные понятия и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

номер корпоративной сотовой связи – телефонная карта (SIM-карта) с закрепленным за ней абонентским номером, пользование которой осуществляется в рамках корпоративной сети Работодателя;

пользователь корпоративной сотовой связи – штатный работник или привлекаемый по договору сотрудник Работодателя, которому предоставлено право пользования номером корпоративной сотовой связи;

координатор – заместитель директора по общим вопросам (или иное лицо, уполномоченное директором, координирующее предоставление корпоративной сотовой связи пользователям Работодателя);

лимит – денежное ограничение на расходы сотовой связи за определенный период времени – один месяц (квартал, год);

структурные подразделения – подразделения Работодателя, имеющие свою лицевую карточку и оплачивающие с нее услуги сотовой связи за работников соответствующих подразделений.

Общие положения

1.1. Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ “______________” (далее – Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи.

1.2. Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

   1.3. Аппараты сотовой связи приобретаются работниками самостоятельно за
счет ____________________________________________.
         (личных средств/средств Работодателя)

1.4. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих номера корпоративной сотовой связи. Каждый такой работник подлежит ознакомлению с Положением под роспись в журнале учета пользователей сотовой связи.

1.5. Локальные нормативные акты Работодателя и условия трудовых договоров с работниками, регламентирующие предоставление права пользования корпоративной сотовой связью, в обязательном порядке согласовываются с бухгалтерией и юридическим отделом.

Пользователи сотовой связи Работодателя

3.1. Пользователями корпоративной сотовой связи Работодателя являются лица, занимающие должности:

– директора;

– заместителей директора;

– главного инженера;

– главного бухгалтера;

– руководителя структурного подразделения;

– юриста, кассира;

– специалиста отдела связи и Интернета;

– водителей автотранспортной службы;

   - _______________________________________________________________.
      (иные специалисты, в зависимости от отрасли и специфики работы)

Указанный список не является исчерпывающим и может быть дополнен распоряжением Работодателя.

3.2. Перечень и диапазон лимитов каждой категории пользователей утверждаются приказами Работодателя.

Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования

5.1. Получение номера корпоративной сотовой связи осуществляется по распоряжению координатора у начальника отдела связи и Интернета (кладовщика и т.д.).

5.2. При получении номера сотовой связи работник обязан оформить заявление (Приложение N 2) об ознакомлении с установленным ему лимитом и обязательстве возмещения суммы, превышающей установленный лимит, в кассу Работодателя.

5.3. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на квартал (полугодие, год) приказом директора. Неиспользованный в течение месяца (квартала, года) остаток лимита аннулируется.

5.4. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается из личных средств пользователя. Возмещение перерасходованных средств за использование сотовой связи осуществляется пользователем в кассу Работодателя на основании данных отдела связи и Интернета.

5.5. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания Работодателя.

Учет расходования средств и информирование пользователей

6.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведет отдел связи и Интернета.

6.2. Каждый пользователь сотовой связи в конце текущего месяца самостоятельно осведомляется об использовании лимита. Отдел связи и Интернета ежемесячно сообщает индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи пользователям посредством рассылки информационных уведомлений. Неполучение данных уведомлений пользователями корпоративной сотовой связи не освобождает их от возмещения перерасхода.

6.3. В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение __ календарных дней с даты проведения рассылки имеют право письменно (в виде служебной записки) обратиться к координатору за получением разъяснений. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов за использование сотовой связи.

6.4. По согласованию с Работодателем пользователь либо руководитель структурного подразделения имеет право обратиться к координатору за детализацией разговоров за предыдущий месяц. Срок предоставления детализации – __ рабочих дней со дня обращения.

6.5. Сумма перерасхода лимита подлежит внесению пользователем в кассу Работодателя или перечислению на счет, указанный бухгалтерией, в течение ___ дней с момента окончания месяца.

6.6. Невнесение средств в оплату перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующий период и для их взыскания с работника.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:

А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2022, инструкция № 174н от 16.12.2022):

Дт 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н);
Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н);
Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Документ	Содержание
Приказ руководителя учреждения	Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи
Должностная инструкция работника	Обоснование использования сотовой связи
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему	Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Как не показывать налоговикам карточки счетов

Далее по списку налоговой запрошена карточка по бухгалтерскому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.

Для этого необходимо, чтобы в учетной политике в целях налогообложения прибыли был сформирован раздел под названием «Налоговый учет». А в нем примерно такая фраза: «… Закрепить, что налоговый учет в организации ведется на основании положений ст. 313 НК РФ, а именно, с применением регистров налогового учета, разрабатываемых налогоплательщиком самостоятельно».

Эта фраза дает полное основание не предоставлять налоговикам излишнюю информацию в виде карточек счетов бухгалтерского учета и лишает их права запрашивать в принципе эти карточки.

В этом случае налоговому органу необходимо составить пояснения примерно такого содержания (см. образец ниже) и форму налогового регистра (см. образец ниже).

Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.

Как организациям приобретать сим-карты с 1 июня 2021 года

С 1 июня 2021 года вступили в силу новые правила предоставления организациям и ИП услуг корпоративной мобильной связи (Федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

В числе прочих изменений – новый порядок приобретения бизнесом через интернет корпоративных сим-карт, которые предполагается использовать в разного рода оборудовании (например, в онлайн-кассах) или в мобильных устройствах сотрудников компаний.

По новым правилам организация или ИП могут заключить договор об оказании услуг связи и приобрести корпоративные сим-карты через интернет одним из указанных ниже способов (п. 1 ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»):

с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
с использованием простой электронной подписи, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Налог на прибыль

Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст.

Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
копией счета оператора связи;
детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

Читайте про операторов: Телефон для армии: какой лучше брать с собой в 2022 году, топ моделей

Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2022 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2022 № 16-15/104055@.

Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2022 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2022 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2022 № 03-03-06/3/64622).

Ндфл.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);
расчеты компенсаций;
документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2022 № 03-04-06/22274.

Об утверждении порядка пользования служебной подвижной связью и служебным мобильным доступом к информационно-телекоммуникационной сети “интернет”, а также нормативов на приобретение средств служебной подвижной связи, услуг служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к информационно-телекоммуникационной сети “интернет” в министерстве экономического развития российской федерации от 07 декабря 2022 –

(с изменениями на 28 декабря 2022 года)

________________

* Наименование в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646. – См. предыдущую редакцию.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2022 года N 1084 “О порядке определения нормативных затрат на обеспечение функций федеральных государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, в том числе подведомственных им казенных учреждений” и в целях усиления контроля за расходованием бюджетных средств, выделяемых для пользования подвижной связью и мобильным доступом к информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Порядок пользования служебной подвижной связью и служебным мобильным доступом к информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, а также нормативы на приобретение средств служебной подвижной связи, услуг служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в Министерстве экономического развития Российской Федерации.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646. – См. предыдущую редакцию)

2. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 14 июля 2022 года N 352 “Об утверждении Порядка пользования служебной подвижной радиотелефонной связью должностными лицами Министерства экономического развития Российской Федерации”.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Реву И.А.

Министр
А.В.Улюкаев

(с изменениями на 28 декабря 2022 года)

________________

1. Настоящий Порядок устанавливает правила пользования служебной подвижной связью и служебным мобильным доступом к информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” (далее – сеть “Интернет”), а также нормативы на приобретение средств служебной подвижной связи, услуг служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к сети “Интернет” в Министерстве экономического развития Российской Федерации.

2. Подвижной связью (с выдачей не более 2 SIM-карт (абонентских номеров) на должностное лицо с расходами на услуги связи в рамках установленного норматива) обеспечиваются следующие должностные лица Министерства экономического развития Российской Федерации (далее – должностные лица, Министерство):

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 28 декабря 2022 года N 739. – См. предыдущую редакцию)

2.1. Государственные гражданские служащие (далее – гражданские служащие), замещающие должности, относящиеся к высшей группе должностей категории “руководители”: первый заместитель Министра, статс-секретарь – заместитель Министра, заместитель Министра – руководитель Федерального агентства по управлению государственным имуществом, заместитель Министра, директор департамента, заместитель директора департамента, начальник Отдела защиты государственной тайны.

2.2. Гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к высшей группе должностей категории “помощники (советники)”: помощник Министра, советник Министра.

2.3. Гражданские служащие, замещающие должность начальника отдела структурного подразделения Министерства, относящуюся к главной группе должностей категории “специалисты”:

1) начальники отделов Департамента организационного обеспечения и коммуникаций:

– отдела обеспечения деятельности руководства Министерства;

– отдела пресс-службы;

– протокольного отдела;

2) начальники отделов Департамента управления делами:

– отдела хозяйственного обеспечения;

– отдела капитального строительства;

– отдела загранучреждений Министерства;

– отдела развития информационных технологий;

– отдела информационно-технологического обеспечения;

– отдела безопасности;

3) начальник отдела взаимодействия с Федеральным Собранием Российской Федерации и контрольно-аналитической работы Правового департамента.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 5 февраля 2022 года N 49. – См. предыдущую редакцию)

2.4. Гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории “специалисты”, в обязанности которых входит исполнение функций руководителей секретариатов первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра – руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом, заместителей Министра.

2.5. Гражданский служащий, замещающий должность, относящуюся к главной или ведущей группе должностей категории “специалисты”, в отделе бюджетного учета и отчетности центрального аппарата Финансового департамента, в обязанность которого входит обеспечение взаимодействия с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства по г.Москве.

2.6. Иные гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории “специалисты”, по решению заместителя Министра, координирующего и контролирующего работу Департамента управления делами и Финансового департамента, принятому на основании письменного обращения руководителя соответствующего структурного подразделения.

2.7. Полномочный представитель Российской Федерации в комиссии по экономическим вопросам при Экономическом совете Содружества Независимых Государств (далее – полномочный представитель Российской Федерации).

3. Служебной подвижной связью также обеспечивается служба дистанционного оповещения системных администраторов отдела информационно-технологического обеспечения Департамента управления делами.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646; в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 5 февраля 2022 года N 49. – См. предыдущую редакцию)

4. Мобильным доступом к сети “Интернет” (с выдачей не более 2 SIM-карт (абонентских номеров) для мобильных устройств, в том числе для планшетов, на должностное лицо с расходами на услуги связи в рамках установленного норматива) обеспечиваются:

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 28 декабря 2022 года N 739. – См. предыдущую редакцию)

– гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к высшей группе должностей категории “руководители”: первый заместитель Министра, статс-секретарь – заместитель Министра, заместитель Министра – руководитель Федерального агентства по управлению государственным имуществом, заместитель Министра, директор департамента, заместитель директора департамента;

– гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к высшей группе должностей категории “помощники (советники)”: помощник Министра, советник Министра;

– гражданские служащие, замещающие должность начальника отдела структурного подразделения Министерства, относящуюся к главной группе должностей категории “специалисты”: начальник протокольного отдела Департамента организационного обеспечения и коммуникаций, начальник отдела пресс-службы и информации Департамента организационного обеспечения и коммуникаций;

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 5 февраля 2022 года N 49. – См. предыдущую редакцию)

– гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории “специалисты”, в обязанности которых входит исполнение функций руководителей секретариатов первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра – руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом, заместителей Министра;

– иные гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории “специалисты”, по решению заместителя Министра, координирующего и контролирующего работу Департамента управления делами и Финансового департамента, принятому на основании письменного обращения руководителя соответствующего структурного подразделения.

5. Должностные лица, а также служба дистанционного оповещения системных администраторов отдела информационно-технологического обеспечения Департамента управления делами обеспечиваются служебной подвижной связью и служебным мобильным доступом к сети “Интернет” в пределах нормативов, установленных приложением к настоящему Порядку.

Читайте про операторов: Расставить знаки препинания, запятые в предложении автоматически. Проверка пунктуации онлайн бесплатно и исправление ошибок. Текстовод

6. Использование дополнительных возможностей выделенного должностному лицу номера служебной подвижной связи: подключение к сети “Интернет”, мобильный офис, голосовая почта, факс, автоответчик и другие дополнительные услуги, оплачивается в рамках установленных нормативов.

7. В случае превышения нормативов текущего месяца, установленного для должностного лица, сумма, превышающая установленный норматив, оплачивается из личных средств должностного лица.

В отдельных случаях заместитель Министра, координирующий и контролирующий работу Департамента управления делами и Финансового департамента, по письменному обращению должностного лица (гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к высшей группе должностей категории “руководители”, а также полномочный представитель Российской Федерации) либо его руководителя вправе принять решение об оплате его расходов на услуги служебной подвижной связи сверх установленного норматива. В указанных случаях объем расходования бюджетных средств на услуги служебной подвижной связи устанавливается данным решением.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646; в редакции, введенной в действие приказом Минэкономразвития России от 5 февраля 2022 года N 49. – См. предыдущую редакцию)

Также решение об оплате расходов сверх установленных лимитов на услуги служебной подвижной связи, произведенных в международном роуминге в период нахождения должностного лица в служебной командировке, может быть принято руководством Министерства при принятии решения о командировании должностного лица за пределы Российской Федерации.

(Абзац дополнительно включен приказом Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646)

____________________________________________________________________

Абзацы третий и четвертый предыдущей редакции считаются соответственно абзацами четвертым и пятым настоящей редакции – приказ Минэкономразвития России от 7 октября 2022 года N 646.

____________________________________________________________________

В случае если отсутствуют обращение должностного лица с положительным решением по указанному обращению либо соответствующее указание в приказе о командировании и при этом должностное лицо не погасило в течение месяца после получения уведомления о превышении норматива задолженность, вызванную превышением нормативов, используемый им служебный телефонный номер может быть заблокирован по письменному решению заместителя Министра, координирующего и контролирующего работу Департамента управления делами и Финансового департамента.

Возобновление действия заблокированного телефонного номера осуществляется по факту погашения задолженности.

8. Учет расходов бюджетных средств на услуги служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к сети “Интернет” ведется Финансовым департаментом ежемесячно на основании представленных Департаментом управления делами данных лицевых счетов Министерства, документов, подтверждающих фактически произведенные расходы по каждому абонентскому номеру (детализации переговоров, счета-фактуры и прочее).

9. Перечисление на лицевые счета Министерства бюджетных средств, расходуемых на оплату услуг служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к сети “Интернет”, производится Финансовым департаментом в соответствии со сметой расходов на обеспечение деятельности центрального аппарата Министерства и сметой расходов на обеспечение деятельности загранаппарата Министерства на основании счетов, представленных поставщиком услуг. Порядок и сроки оплаты устанавливаются государственным контрактом, заключенным с оператором служебной подвижной связи.

10. В случае планируемого выезда за пределы Москвы и Московской области должностное лицо (или его представитель) не позднее одного рабочего дня до выезда уведомляет (по корпоративной электронной почте) сотрудника Департамента управления делами ответственного за осуществление контроля за ходом исполнения государственного контракта на услуги служебной подвижной связи, назначаемого Директором Департамента управления делами, о сроках и направлении выезда с целью подключения льготных тарифов или опций, предоставляемых поставщиком услуг служебной подвижной связи и услуг служебного мобильного доступа к сети “Интернет”.

Ответственный сотрудник в день получения уведомления осуществляет подключение льготных тарифов или опций и уведомляет об этом (по корпоративной электронной почте) должностное лицо.

11. Использование служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к сети “Интернет” в личных целях должностным лицом Министерства не допускается.

Порядок раскрытия сведений о корпоративных сим-картах

Сведения о корпоративных сим-картах вносятся в единую систему идентификации и аутентификации через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Внесение сведений осуществляется уполномоченным лицом абонента через учетную запись на портале «Госуслуги».

Уполномоченное компанией-абонентом физлицо вправе через портал «Госуслуги» вносить в ЕСИА и исключать из нее (п. 7 ст. 45 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»):

сведения об одном или нескольких абонентских номерах/их конкретных владельцах, выделенных оператором связи;
сведения о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании.

Раскрыть данные о корпоративной сим-карте необходимо еще до момента ее использования в целях получения услуг связи. А именно – не позднее 3 рабочих дней до планируемой даты начала оказания услуг связи, если иной срок не определен договором с оператором мобильной связи/интернета (п. 3 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844).

Если раскрытые сведения претерпели какие-либо изменения (например, сменился адрес использования онлайн-кассы или поменялось Ф.И.О. предпринимателя), такие изменения компания должна отразить в единой системе идентификации в течение 3 рабочих дней со дня изменения сведений.

Если корпоративные сим-карты приобретались до 1 июня 2021 года и к указанному моменту уже использовались, то раскрыть информацию о таких сим-картах компании должны не позднее 30 ноября текущего года.

В противном случае операторы связи должны будут уже 1 декабря 2021 года заблокировать корпоративные сим-карты, по которым не была раскрыта информация в ЕСИА (ст. 2 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

Раскрытие информации о корпоративных сим-картах с 1 июня 2021 года

С 1 июня 2021 года обязательным условием предоставления и получения услуг корпоративной мобильной связи является раскрытие компаниями информации о себе и своих сотрудниках, которые пользуются такой связью.

Данная информация подлежит раскрытию в единой системе идентификации и аутентификации абонентов (ЕСИА), через которую будут контролировать и мониторить все организации и ИП, заключившие договоры с операторами мобильной связи и интернета.

В целях информационной безопасности и борьбы с телефонным мошенничеством компании теперь обязаны размещать в ЕСИА, которая интегрирована с единым порталом «Госуслуги», следующую информацию (п. 1.1 ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ):

данные о конкретном пользователе услугами связи – физическом лице, которому предоставлена корпоративная сим-карта;
сведения об используемом физлицом абонентском номере, выделенном оператором подвижной радиотелефонной связи;
сведения о наименовании самого абонента – организации либо ИП.

Если при проверке оператор связи обнаружит, что вышеуказанные сведения в ЕСИА отсутствуют или являются недостоверными, оператор обязан уведомить об этом абонента, предоставив ему срок для внесения/исправления в ЕСИА соответствующих сведений.

Если абонент в оговоренный с оператором срок не раскроет достоверную информацию о пользователях корпоративных сим-карт, оператор должен будет расторгнуть договор с абонентом и перестать обслуживать ранее выделенный компании абонентский номер (ст. 1 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

Раскрытие сведений о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании

Если корпоративная сим-карта используется организацией/ИП в применяемом оборудовании (онлайн-кассах, модемах, платежных терминалах и т.д.), то в единую систему идентификации и аутентификации должны вноситься следующие сведения (п. 2 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844):

об абонентском номере, используемом при функционировании пользовательского оборудования (оконечного оборудования);
вид и наименование пользовательского оборудования абонента, в котором используется сим-карта;
идентификатор пользовательского оборудования;
идентификационный номер налогоплательщика-абонента;
наименование организации или ФИО предпринимателя – владельца пользовательского оборудования;
наименование и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) оператора связи, оказывающего абоненту услуги связи;
адрес абонента (в случае нестационарного размещения оборудования) или фактический адрес установки этого оборудования.

Страховые взносы.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

Читайте про операторов: Как перевести деньги на кнопочном телефоне

Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

а) выдана из кассы учреждения:

– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи».

с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;
с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;
с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

1) начислены расходы на оплату услуг связи:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

2) оплачены услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

1) отражен доход:

– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

2) удержана сумма из заработной платы работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»