Порядок учета расходов на корпоративную мобильная связь

Выбытие ос

При выбытии ОС может возникнуть ситуация, когда необходимо пересчитать налоговую базу по налогу при УСН, доплатить налог и пени.

  • Пересчитать налоговую базу и сумму налога следует, когда объект ОС выбывает до истечения трех лет с момента учета расходов на его приобретение, сооружение, достройку, реконструкцию и пр. в составе расходов. Со сроком полезного использования свыше 15 лет — если выбывает до истечения 10 лет с момента признания расходов.

За весь период эксплуатации ОС до даты выбытия необходимо пересчитать налоговую базу по УСН, включив в расходы лишь сумму начисленной по гл. 25 НК РФ амортизации, а не полную его стоимость, доплатить авансовые платежи по итогам отчетных периодов, налог и пени.

  • Пени по авансовым платежам начисляются с 26-го числа по дату уплаты следующего авансового платежа. За 9 месяцев пени по авансовым платежам по налогу при УСН начисляются по дату уплаты налога по итогам за налоговый период, т.е. по 31 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.
  • Уточненная декларация подается только за год, в котором затраты на приобретение ОС были отражены в расходах, поскольку за этот год налоговая база была занижена, а значит, было уменьшение суммы налога. Представлять уточненную декларацию за последующие годы — это право, а не обязанность организации, т.к. при расчете налоговой базы не учитываются в расходах суммы амортизации и это не приводит к занижению суммы налога.

Если объект ОС продается после истечения минимального срока владения, то пересчитывать налоговую базу не требуется.

Как относить к расходам затраты на приобретение товаров, рассказываем в шпаргалке.

Документальное оформление.

Налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи (Постановление ФАС МО от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09).

С учетом разъяснений контролеров для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378):

Кроме того, для документального подтверждения произведенных расходов по оплате услуг сотовой связи организации необходимо иметь детализированные счета оператора связи (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2022 № 16-15/104055@). В отдельных случаях могут понадобиться отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Читайте про операторов:  Как оплатить сотовый с карты альфа банка через смс

К сведению:

Детализированный счет должен давать возможность идентифицировать расходы по сотрудникам (номерам телефонов). Он должен содержать номер телефона, дату и время переговоров, тарифы. Для подтверждения производственного характера телефонных переговоров и исключения из расходов затрат на использование сотовой связи в личных целях в дополнение к детализированным счетам могут быть приложены отчеты сотрудников о расходах, приходящихся на личные переговоры. Косвенным подтверждением обоснованности расходов могут быть приказы, служебные записки и прочие внутренние документы. Подтверждением междугородних (международных) переговоров могут выступать приказ о командировке, служебное задание и т. п.

При этом сложилась неоднозначная судебная практика относительно того, нужна или нет детализация счетов:

  • подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь можно лишь при наличии детализированного счета оператора. Это позволит выявить случаи использования работниками сотовой связи не в производственных, а в личных целях (постановления ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2022 № 07АП-3261/11, ФАС ДВО от 18.04.2007 № Ф03-А59/07-2/380, ФАС УО от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2);

  • наличие детализированных счетов необязательно, налоговое законодательство не содержит требований об обязательной расшифровке переговоров для подтверждения расходов на сотовую связь и требования налоговых инспекций о предоставлении детализированных счетов оператора связи необоснованны (постановления ФАС МО от 29.01.2022 № КА-А40/14759-09-2 по делу № А40-571/09-76-3, от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2022 № 09АП-19146/2022, ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС СКО от 31.08.2022 по делу № А32-884/2022 и др.). 

Локальные нормативные акты, регулирующие применение корпоративной мобильной связи.

На практике необходимость оплаты мобильных расходов сотрудников обусловлена выполнением ими должностных обязанностей (работа с клиентами и поставщиками, разъездная работа и др.).

Работодателю нужно установить порядок пользования корпоративной мобильной связью, который закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т. п.). Такой документ составляется в произвольной форме, при этом в нем необходимо отразить:

  • перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь;

  • лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией);

  • действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов;

  • права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи. В частности, следует уточнить, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и по выходным. Также нужно четко определить возможность и порядок использования корпоративной связи в личных целях;

  • порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);

  • порядок учета расходов на корпоративную связь (кто и в каком порядке ведет учет расходов, контролирует превышение лимита или использование SIM-карты в личных целях и др.).

Документ, в котором установлен порядок использования корпоративной связи, утверждают соответствующим приказом, затем с ним необходимо ознакомить под подпись работников, имеющих право на пользование мобильной связью.

К сведению:

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.

Оформление документов с оператором связи.

Договор с оператором связи – это основной документ, на основании которого предоставляются услуги электросвязи. Согласно ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (далее – Федеральный закон № 126-ФЗ) под электросвязью понимаются излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

В соответствии с п. 41 Постановления Правительства РФ от 09.12.2022 № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи» счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

  • реквизиты оператора связи;

  • реквизиты абонента;

  • расчетный период, за который выставляется счет;

  • номер лицевого счета абонента;

  • данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

  • сумму, предъявляемую к уплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

  • виды оказанных услуг телефонной связи;

  • сумму остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

  • дату выставления счета;

  • срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Оператор связи и абонент – юридическое лицо вправе самостоятельно определить в договоре требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. За отражение дополнительной информации в документе за услуги связи, например в детализированном счете, оператор связи может устанавливать дополнительную плату.

Вместе с этим гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов организация, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки.

К сведению:

Сторонам следует договориться о периодичности выставления счетов-фактур исполнителем, чтобы своевременно принять к вычету «входной» НДС по услугам телефонии.

Федеральным законом № 533-ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Следить за фиксацией будут операторы связи. Если они обнаружат, что сведений по конкретному номеру нет или они недостоверны, к сети его не подключат. Об этом оператор связи уведомит своего корпоративного абонента. Если он не отреагирует, оператор исключит такой номер из договора.

Мониторинг соблюдения операторами связи новых обязанностей осуществляется Роскомнадзором. Для этого ведомство создаст информационную систему, которая будет взаимодействовать, в частности, с ЕСИА.

В отношении договоров, заключенных до июня, установлены переходные положения:

  • организациям и ИП нужно внести в ЕСИА сведения о физлицах до 30.11.2021;

  • операторы связи начнут исполнять новые обязанности с декабря 2021 года.

До вступления в силу поправок Федерального закона № 533-ФЗ абоненты направляют операторам сведения о пользователях корпоративной мобильной связи в соответствии со ст. 44 Федерального закона № 126-ФЗ. При этом фиксировать информацию в ЕСИА не обязательно.

Порядок признания при усн отдельных видов расходов

Вид расхода

Дата признания расхода

  • Материальные расходы, в т.ч. расходы на покупку сырья и материалов
  • Расходы на оплату труда
  • Расходы по уплате процентов за пользование заемными, кредитными средствами
  • Расходы по оплате услуг третьих лиц

В момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета, выплаты из кассы или в момент погашения задолженности иным путем

Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации

По мере реализации товаров

Расходы, непосредственно связанные с реализацией ТРУ (хранение, обслуживание, транспортировка)

После их фактической оплаты

Расходы на уплату налогов и сборов: земельного, транспортного, на имущество, госпошлины и пр.

В фактически уплаченном налогоплательщиком размере в момент уплаты

Расходы на погашение задолженности по уплате налогов и сборов

В пределах фактически погашенной задолженности в те налоговые (отчетные) периоды, когда налогоплательщик погашает задолженность

Расходы:

  • на приобретение, сооружение или изготовление ОС;
  • достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение ОС;
  • приобретение или создание НМА, используемых в предпринимательской деятельности

Учитываются в особом порядке (п. 3 ст. 346.16 НК РФ)

К расходам, которые учитываются при УСН, приравнивается:

В общем случае в расходах при УСН не признаются затраты:

  • не отвечающие требованиям ст. 252 НК РФ;
  • не перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, например, представительские расходы, выданные авансы, сам налог при УСН;
  • перечисленные в ст. 270 НК РФ, например, дивиденды, пени, штрафы и иные санкции, перечисляемые в бюджет, материальная помощь работникам, которая не входит в оплату труда;
  • относящиеся к иным видам деятельности, по которым применяется другая система налогообложения (ОСНО, ПСН) (п. 2, 3 ст. 346.11, п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда

Включаются в расходы (ст. 255 НК РФ)

Не являются расходами на оплату труда затраты (ст. 270 НК РФ)

Начисления по тарифным ставкам, должностным окладам

Суммы начисленных дивидендов и другие выплаты, произведенные из средств, оставшихся после налогообложения

Начисления стимулирующего характера, в т. ч. премии за производственные результаты и надбавки

Вознаграждения, предоставляемые руководству или работникам, помимо выплачиваемых по трудовым договорам

Денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством

Премии, выплачиваемые работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений

Возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение или строительство жилья в размере, не превышающем 3% от суммы расходов на оплату труда

Оплата путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях

Другие

Материальная помощь

Другие

Дата признания в расходах — в момент фактической оплаты. Расходы отражаются в Книге учета доходов и расходов на одну из дат:

  • дату выплаты из кассы, если зарплата выдается наличными;
  • дату списания денег с расчетного счета, если заработная плата перечисляется на личные банковские счета работников;
  • дату передачи ТРУ, если заработная плата выдается в неденежной форме.

Отдельной суммой в КУДиР отражаются удержания из заработной платы, например НДФЛ, алименты и пр.

Отдельно от суммы выплаченной заработной платы в КУДиР отражаются удержания: расход по фактически выплаченной работнику заработной плате и в расходах произведенные удержания.

Первичные документы, подтверждающие расход:

  • расчетно-платежная ведомость,
  • платежная ведомость,
  • расходный кассовый ордер (форма № КО-2),
  • платежное поручение банку на перечисление заработной платы на счет сотрудника,
  • иные первичные документы.

Выплаченные вознаграждения по ГПД также отражаются в расходах на оплату труда в том случае, если доход получает лицо, не состоящее в штате организации и не являющееся ИП (п. 21 ст. 255, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

Организации и ИП на УСН выступают в роли налоговых агентов по НДФЛ при выплате сотрудникам вознаграждений за работу, поэтому они обязаны:

  1. Исчислить сумму налога.
  2. Удержать налог из дохода работника.
  3. Перечислить налог в бюджет.
  4. Если налог удержать нельзя, об этом необходимо сообщить физлицу и в налоговую в виде справки в составе расчета 6-НДФЛ не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, с которого не удержан налог. В этом случае считается, что обязанность налогового агента выполнена.
  5. Представлять отчетность по НДФЛ — расчет по форме 6-НДФЛ ежеквартально.

На сумму начисленной и выплаченной сотруднику заработной платы упрощенец начисляет и уплачивает за счет собственных средств страховые взносы на обязательное социальное страхование. Эти суммы включаются в расходы при расчете налога при УСН (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Исключение: расходы на оплату труда работников, которые связаны с созданием, достройкой, дооборудованием, модернизацией, техническим перевооружением основных средств, учитываются в составе расходов на эти ОС при условии, что ОС являются амортизируемым имуществом (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Условия и порядок признания расходов на приобретение или создание ос

Упрощенцы в налоговом учете не начисляют амортизацию.

Виды затрат по ОС:

  • расходы, связанные с приобретением, сооружением, изготовлением;
  • расходы по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и техническому перевооружению.

Порядок учета и отнесения на расходы зависит от того, когда ОС приобрели и ввели в эксплуатацию.

Условия признания ОС в расходах:

ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, если ведут налоговый в Книге учета доходов и расходов (Закон № 402-ФЗ), но должны определять стоимость своих ОС по правилам бухучета. В главе 26.2 НК РФ исключений для ИП нет.

Пример. Как определить сумму расходов по основному средству по итогам каждого отчетного периода текущего года.

ООО «Марс» применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». В апреле приобретено оборудование, требующее монтажа, за 305 000 руб. (в т.ч. НДС). Доставку оборудования и монтаж выполняла сторонняя организация. Стоимость доставки — 20 000 руб. (в т.ч. НДС), монтажа — 35 000 руб. (в т.ч. НДС). Доставка и монтаж оплачены в день выполнения, а оборудование оформлено в рассрочку по графику:

  • 10.04 — 50 000 руб.
  • 10.05 — 50 000 руб.
  • 10.09 — 50 000 руб.
  • 10.12 — 50 000 руб.
  • 10.01 — 105 000 руб.

Объект ОС введен в эксплуатацию во II квартале.

Определим сумму, которую можно относить на расходы по отчетным периодам. Первоначальная стоимость = 305 000 20 000 35 000 = 360 000 руб.

Распределяем по отчетным периодам оплату:

  • оплата во II квартале = (50 000 руб. 20 000 руб. 35 000 руб. 50 000 руб.) / III кв. = 51 666,7 руб.
  • оплата в III квартале = 50 000 руб. / II кв. = 25 000 руб.
  • оплата в IV квартале = 50 000 руб. / I кв. = 50 000 руб.

Таким образом, на расходы относим:

  • 31.03.т.г. = нет
  • 30.06.т.г. = 51 666,7 руб.
  • 30.09.т.г. = 51 666,7 руб. 25 000 руб. = 76 666,7 руб.
  • 31.12.т.г. = 51 666,7 руб. х 2 51 666,6 руб. 25 000 руб. х 2 50 000 руб. = 255 000 руб.

Так как последний платеж проведен в I квартале следующего года, то расходы за каждый квартал следующего года = 105 000 руб. / IV кв. = 26 250 руб.

Учет расходов на сотовую связь: с чем соглашаемся, а с чем спорим?

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на «мобильную» связь. Не удастся его доказать – налоговики не только исключат данные затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты НДФЛ лицу, непосредственно общающемуся по телефону. Как показывает практика, в отдельных случаях требованиям налоговиков, касающимся данных расходов, надо безоговорочно следовать, в других – есть смысл поспорить. Об этом – наш разговор сегодня.

Ю Помякшева

Чем руководствуемся?

Затраты на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом расходы на оплату услуг сотовой связи обязательно должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Это означает, что расходы должны быть обусловлены деятельностью, направленной на получение дохода, иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Но проблема заключается в том, что конкретного перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, в действующем налоговом законодательстве нет. Поэтому такой перечень определил Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Итак, какими же документами должна, по мнению чиновников, располагать организация, чтобы правомерно учесть расходы на оплату телефонных переговоров по сотовому телефону?

Приказ руководителя организации

В приказе должен содержаться перечень должностей работников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.

Должностная инструкция работника

По мнению налоговиков, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должно быть обоснована необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону в служебных целях. Так, необходимость использования сотовой связи может быть обусловлена разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами.

Однако, если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно.

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

– Я бы не стал так однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как проводную, так и сотовую). Кроме того, ни для кого не секрет, что тарифы на сотовую связь (особенно корпоративные) зачастую намного дешевле, чем тарифы стационарной сети.

А вот если организация включает в список лиц, пользующихся сотовым телефоном в служебных целях бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату этих звонков.

Договор с оператором на оказание услуг связи

В данном случае возможны следующие варианты.

Договор заключен с организацией-налогоплательщиком

В этом случае нелишним будет рассмотреть вопрос о наличии (отсутствии) на балансе организации телефонных аппаратов. Так, если организация приобретает телефонные аппараты и затем передает их работникам для служебного пользования, то, как правило, проблем с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на сотовую связь не возникает (конечно, при наличии всех необходимых документов).

А вот если на балансе организации мобильные телефонные аппараты (или за балансом в случае их аренды) не числятся, налоговые органы единодушно считают расходы на оплату услуг мобильной связи экономически не обоснованными.

Однако арбитражная практика по этому вопросу в настоящее время складывается в пользу налогоплательщика. Суды указывают, что расходы на оплату услуг связи относятся к расходам, связанным с производством и реализацией в силу положений подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Арбитры также отмечают, что в главе 25 Налогового кодекса РФ не сказано о том, что учет данных расходов зависит от того, есть ли на балансе организации имущество, использование которого обеспечивает доступ к соответствующему виду услуг (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Московского округа от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).

Договор на оказание услуг сотовой связи заключен с работником (например, с руководителем)

Работник, используя личный телефон в служебных целях, сам оплачивает счета операторов связи. В этом случае ему выплачивается компенсация или возмещение фактических затрат на оплату служебных разговоров в порядке, установленном организацией.

При этом если отсутствуют документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, то такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера. Соответственно, выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается в расходах, принимаемых при налогообложении прибыли, и подлежит обложению НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2).

Детализированные счета оператора связи

Вопрос о том, нужно ли для подтверждения расходов на услуги сотовой связи представлять детализированный счет, остается на сегодняшний день неурегулированным.

По мнению Минфина РФ, такой счет необходим. Налоговые органы, в частности, разъясняют, что в форме такого счета должны содержаться:
• детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров;
• тарификация услуги (письмо Управления ФНС по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1).

Такую позицию поддерживают и отдельные окружные арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).

В то же время существует достаточная арбитражная практика (особо отметим, что этого мнения придерживается ФАС Поволжского округа), свидетельствующая о том, что для обоснования расходов на сотовую связь детализированные счета не нужны.

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2006 г. по делу № А65-36698/05 содержится вывод о том, что требование налогового органа представить детализированный счет оператора для подтверждения экономической обоснованности расходов не основано на законе.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержание, поэтому представление такого счета для подтверждения расходов не нужно. К таким же выводам пришли и другие окружные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. № А42-2490/2005-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 1 марта 2006 г. № Ф08-504/2006-240А).

Лимит расходов на пользование сотовой связью работниками организации

Лимит утверждает сама организация. Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будут указаны:
• предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с выполняемыми функциями;
• порядок оплаты (возмещения) работником расходов, осуществленных сверх лимита (например, сумма сверх лимита вносится работником в кассу или удерживается из его зарплаты).

По мнению Минфина РФ, полученное организацией возмещение сверхлимитных расходов от работника должно включаться в состав доходов от реализации. Расходы на сотовую связь в пределах лимита учитываются для налогообложения по мере их осуществления (при условии оформления всех необходимых документов), а расходы сверх лимита – только после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).

На наш взгляд, с таким порядком отражения доходов и расходов согласиться нельзя.

Во-первых, сумма возмещения сверхлимитных затрат на сотовую связь, получаемая от работников, по сути, является компенсацией. Доходом от реализации она не является, как, впрочем, не является и расходом, связанным с производством и реализацией в контексте главы 25 Налогового кодекса РФ. Поэтому такая компенсация ни в налоговом, ни в бухгалтерском учетах не должна учитываться ни в доходах, ни в расходах. В бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с работниками по прочим операциям» или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Во-вторых, спорным является то, что сверхлимитные суммы всегда должны погашаться работниками. Ведь далеко не всегда сотрудники организации «виноваты» в превышении лимита.

Например, перерасход может произойти из-за того, что оператор связи повысил расценки. В этом случае приходится пересматривать максимальный размер расходов на мобильную связь.

Или менеджер, находясь в командировке, созванивался с руководством, чтобы согласовать условия заключаемого договора, и осуществил перерасход лимита. В таком случае затраты, превышающие лимит, тоже можно считать производственной необходимостью и признать их в расходах, не требуя возмещения от работников. Для этого необходимо обосновать и зафиксировать такой факт, например, в бухгалтерской справке, составленной на основании служебной записки лица, ответственного в организации за оформление документов по услугам связи.

Обратите внимание на важный момент: установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность расходов, даже если работник уложился в лимит. В противном случае спор с налоговыми органами неизбежен.

Другие доказательства производственного характера «мобильных» разговоров

К таким доказательствам можно отнести следующие:
• письменное распоряжение руководителя (служебное задание) сделать звонки и отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме;
• перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, и цель этих переговоров;
• отчет о проводимом в рамках маркетинговой политики маркетинговом исследовании рынка сбыта, в том числе и с помощью телефонных переговоров;
• распорядительные документы, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями – потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг).

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

– Ни в одном документе не написано, что именно налоговый инспектор вправе затребовать от организации в качестве дополнительных доказательств «служебного» характера мобильных звонков. Поэтому все решается исходя из конкретной ситуации. Для одного инспектора достаточным окажется расшифровка оператора связи. Если цифра затрат на мобильную связь покажется инспектору слишком высокой, то ничто не мешает ему сделать несколько контрольных звонков и установить, куда именно звонили из организации и есть ли хозяйственные связи между абонентами.

Иногда организации изначально пытаются завуалировать частные звонки следующим образом: в расшифровке делаются соответствующие пометки, что отдельные звонки (как правило, их очень немного) относится к личным и потому соответствующая часть не относится на расходы. Для одного инспектора этого окажется достаточным, а более дотошный все равно перепроверит предоставленную информацию.

Использование телефонных карт и карт экспресс-оплаты

При таком способе расчетов за услуги связи необходимо учитывать следующее. По Правилам оказания услуг местной, внутризоновой, междугородней и международной телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310, карта оплаты услуг телефонной связи – средство, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи инициировать вызов, идентифицировав абонента и (или) пользователя перед оператором связи как плательщика.

Иначе говоря, карта экспресс-оплаты – это авансовый платеж за еще не оказанные телефонные услуги. Поэтому сама по себе карта не является первичным документом, которым можно подтвердить понесенный расход. Кроме того, карта экспресс-оплаты позволяет определить только размер понесенных затрат, но не доказать производственную направленность фактически произведенных телефонных разговоров. Расход у организации-налогоплательщика появится, когда сотрудник по активированной карте начнет осуществлять звонки. При этом необходимым условием учета расходов будет наличие вышеперечисленных документов.

Комментарий редакции

В отношении карт экспресс-оплаты позиция Минфина РФ несколько смягчилась. Если раньше финансовое ведомство однозначно считало, что такие расходы в целях налогообложения учитываться не могут, то теперь чиновники такую возможность дают, правда, в исключительном случае. Например, работник был в командировке, у него закончились деньги, а ему нужно было срочно позвонить, и он приобрел карту экспресс-оплаты. В отчете о командировке этот работник должен подробно описать сложившуюся ситуацию (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 года № 03-03-06/1/348). Материал на эту тему читайте в журнале «Главбух» (2007 г., № 13, стр. 33).

Расходы на оплату переговоров по сотовому телефону в нерабочее время

Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.

Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.

Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.

По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях (письмо Минфина РФ от 7 декабря 2005 № 03-03-04/1/418).

Арбитражная практика по этому вопросу в основном складывается в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

– Конечно, нельзя «привязывать» служебные звонки к рабочему времени организации (особенно учитывая размеры России). Всем нам приходится решать служебные вопросы и за пределами рабочего времени.

Так что главным остается установление списка сотрудников, которым необходима сотовая связь для выполнения служебных обязанностей, и расшифровка звонков, предоставляемая оператором связи. При наличии документального подтверждения и экономической целесообразности таких затрат проблем с отнесением их на расходы быть не должно.

Кстати, спорить с налогоплательщиками в арбитражном суде на эту тему нам приходится все реже. В этом году было не более двух-трех подобных дел.

Мнение бухгалтеров:

Наталья Юрьевна Попова, главный бухгалтер ООО «ХимДомСтандарт»

– Мы вообще не включаем в расходы затраты на мобильную связь, поскольку точно знаем, что по этому поводу возникнут споры с нашей налоговой инспекцией.

Бочкова Татьяна Федоровна, главный бухгалтер ООО «Таврида Электрик Самара»:

– Сколько бы нас ни проверяли налоговики, разногласий по поводу признания расходов на мобильную связь у нас не возникало ни разу. Дело в том, что приказом по предприятию мы установили список работников, которым необходим сотовый телефон для выполнения служебных обязанностей, и индивидуальный лимит для каждого из них. В этот список включены практически все работники предприятия. Налоговики ни разу не требовали от нас даже распечатку от оператора связи. В любом случае у нас есть веское экономическое обоснование использования мобильной связи: у нас действует специальные корпоративные тарифы, которые более выгодны, чем тарифы стационарной телефонной связи.

Наталья Александровна Чалая, главный бухгалтер ООО «Сантехжилстрой»:

– Обычное требование налоговиков – показать приказ со списком работников, пользующихся сотовой связью, и расшифровку звонков. Чтобы избежать претензий налоговиков, мы сами обрабатываем расшифровку, сразу исключая из расходов оплату тех звонков, которые были произведены за пределами рабочего времени. Такие действия наших налоговых инспекторов вполне устраивают.

Елена Николаевна Еремина, главный бухгалтер ООО «Поток 7»:

– Мы сами обрабатываем расшифровку звонков, исключая из расходов личные звонки работников. Работа кропотливая, но она себя оправдывает. Проблем с признанием этих расходов у нас не было.

Делаем выводы

Как мы видим, мнения специалистов по вопросу признания расходов на сотовую связь расходятся. Кто-то из бухгалтеров вообще предпочитает не включать данные затраты в расходы, чтобы избежать потенциальных претензий налоговиков. Но совершенно очевидно, что в тех организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату весьма существенны, надо стремиться к тому, чтобы эти затраты были учтены в расходах. Реальные возможности для этого, как показывает практика, есть. Главное – запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, на всякий случай самостоятельно исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.

Учитываем затраты на покупку мобильных телефонов и sim-карт.

Приобретенные для сотрудников мобильные телефоны учитываются в зависимости от их стоимости:

К сведению

Мобильные телефоны и SIM-карты, являющиеся собственностью работодателя, передаются сотрудникам во временное пользование, следовательно, есть основания вести их забалансовый учет в разрезе телефонных номеров и сотрудников.

Так как в большинстве случаев стоимость приобретения не превышает 100 000 руб., списать затраты можно единовременно в составе материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет расходов на покупку SIM-карт зависит от применяемой системы налогообложения и условий приобретения:

Система налогообложения

Особенности учета расходов

УСНО

Расходы на приобретение SIM-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связи (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом входной НДС со стоимости SIM-карт при исчислении налогооблагаемой базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретение (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

ОСНО

Если стоимость SIM-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи (при этом стоимость услуги по подключению равна нулю), то в момент покупки стоимость SIM-карты в расходы не включается, а признать в целях исчисления налога на прибыль уплаченные суммы (без НДС) можно по мере использования услуг связи (пп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Если сумма, уплаченная за SIM-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера, то такая сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно. «Входной» НДС, относящийся к стоимости SIM-карт, принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *