Правила пользования служебными мобильными телефонами: бланк, образец 2022

Основные понятия и сокращения

В настоящих Правилах применяются следующие основные понятия и сокращения:

Номер телефона, присвоенный SIM-карте, по абонентскому номеру на телефонной карте

Те, кто получил разрешение на использование номера мобильного телефона компании, будь то штатные работники или работающие по контракту, считаются пользователями услуги;

Координатор – заместитель директора по общим вопросам (или другое лицо, назначенное директором для предоставления консультаций относительно доступности деловой мобильной связи для пользователей Работодателя);

Лимит – ограничение расходов на мобильную связь в течение определенного периода времени;

Подразделения организационной структуры Работодателя, имеющие свои личные карты и отвечающие за финансирование услуг сотовой связи для своих работников.

Общие положения

1.1 Использование номеров и услуг мобильной телефонии сотрудниками регулируется Трудовым законодательством и Положением об использовании сотрудниками корпоративной сотовой связи (далее – Трудовое законодательство).

1.2 Работодателю дано разрешение использовать служебные мобильные телефоны для быстрого решения производственных вопросов.

 1.3. Аппараты сотовой связи приобретаются работниками самостоятельно за
счет ____________________________________________. (личных средств/средств Работодателя)

1.4 Сотрудники, использующие мобильные номера компании, должны соблюдать настоящие правила. Каждый сотрудник, ознакомленный с правилами, должен подписать свое имя в базе данных пользователей мобильных телефонов.

1.5 Бухгалтерия и юридический отдел должны утвердить локальные нормативные акты и положения трудовых договоров с сотрудниками, регламентирующие возможность пользования корпоративной сотовой связью.

Порядок обслуживания служебной мобильной связи

2.1 Все служебные мобильные телефоны привязаны к “_____________________” как к поставщику услуг сотовой связи.

2.2 Главный бухгалтер учитывает кандидатуры руководителя (заместителя) организации при выборе тарифных планов, подключении и пополнении лицевых счетов служебных сотовых телефонов.

2.3 Работникам запрещается самостоятельно пользоваться служебным телефоном во время выполнения служебных или должностных обязанностей:

Оператору связи разрешается прекращать предоставление услуг без предварительного письменного согласия руководителя (или заместителя руководителя) компании;

– пополнить лицевой счет служебного телефона; платеж организации не подлежит возврату.

2.4 При обслуживании и ремонте служебных сотовых телефонов необходимо соблюдать следующие процедуры: _____________________________.

3. обязательный служебный сотовый телефон для выдачи

 3.1. Выдачу служебного мобильного телефона производит
___________________________________________________________________________
(указать должностное лицо/структурное подразделение)
по заявлению работника, завизированному его непосредственным руководителем.

3.2 После того, как сотрудник ознакомится с данным руководством, будет проведен прием и выдача служебных мобильных телефонов.

3.3 В следующих обстоятельствах служебный телефон необходимо вернуть работнику:

Увольнения

– изменения в должностных обязанностях, которые делают ненужным официальное пользование мобильным телефоном;

– нарушения настоящих Правил.

Пользователи сотовой связи Работодателя

3.1. Работники, занимающие должности:

Директор;

Заместителей директора;

– главного инженера;

– главного бухгалтера;

– руководителя структурного подразделения;

– адвокат, кассир;

– Руководитель отдела по коммуникациям и интернету;

– водителей автотранспортной службы;

 - _______________________________________________________________. (иные специалисты, в зависимости от отрасли и специфики работы)

Этот список не является исчерпывающим и включает только основные подразделения.

3.2 Приказами работодателя утверждены перечень и диапазон ограничений для каждой категории пользователей.

Выделение номера корпоративной сотовой связи

4.1 На основании служебной записки непосредственного руководителя сотрудника, сотрудникам, перечисленным в пункте 3.1 Правил, присваивается или возвращается корпоративный номер мобильного телефона.

4.2 Необходимо указать следующую информацию: название должности, должность и обоснование верхнего предела допустимого диапазона.

4.3 Координатор должен получить памятки о присвоении номера корпоративного мобильного телефона (Приложение N 1).

Порядок использования служебной мобильной связи

4.1 Сотрудники отправляют и получают сообщения, используя служебную, телефонную и телеграфную связь. По служебным телефонам разговоры и сообщения могут вестись в выходные дни и в нерабочее время при наличии служебной необходимости.

 4.2. Работникам запрещено использовать служебную мобильную связь в
личных целях. В случае обнаружения подобного факта работник лишается права
на использование служебной мобильной связи и обязан сдать служебный
мобильный телефон ____________ ___________________________________________.
(указать должностное лицо/структурное подразделение)
4.3. В случае утраты служебного мобильного телефона работник
незамедлительно письменно должен сообщить о данном факте __________________
__________________________________________________________________________.
(указать должностное лицо/структурное подразделение)

Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования

5.1 При необходимости координатор в верхней части отдела передает номер корпоративной сотовой связи через Интернет (кладовщик).

5.2 Работник должен подписать заявление (Приложение N 2), подтверждающее, что он осведомлен об установленном лимите и согласен вернуть любые суммы, превышающие установленный для него лимит при получении номера мобильного телефона.

5.3 Директива директора устанавливает лимит на использование корпоративных мобильных устройств. Остаток лимита по истечении месяца (или квартала, или года) аннулируется.

5.4 Если корпоративные пользователи сотовой связи превышают установленный лимит, то дополнительные расходы покрываются за счет личных средств пользователя. На основании информации из отдела связи и Интернета касса Работодателя рассчитывает сумму, переплаченную за пользование сотовой связью.

5.5 Пользователь корпоративной сотовой связи обязан поддерживать связь, находясь на рабочем месте или выполняя обязанности, связанные с работодателем.

Учет расходования средств и информирование пользователей

Расходы, связанные с использованием сотовых телефонов, контролируются отделом связи и Интернета.

6.2 Каждый абонент сотовой связи уведомляет себя о превышении лимита в конце каждого месяца. Каждый месяц Департамент связи и Интернета рассылает уведомления о превышении лимита использования сотовой связи. Корпоративные абоненты не освобождаются от ответственности, если они не получают уведомлений.

6.3 Пользователи имеют право подать письменный запрос координатору в течение _____ календарных дней, если у них есть какие-либо сомнения по поводу стоимости использования корпоративной сотовой связи (BMS). Не сделав этого, пользователь тем самым дает понять, что он согласен с расходами на использование сотовой связи.

6.4 В соответствии с законом, к координатору может обратиться пользователь или руководитель структурного подразделения для запроса конкретной информации за предыдущий месяц. С даты обращения установлен срок _- рабочих дней для предоставления сведений.

6.5 Пользователь должен перевести сумму превышения лимита на счет, указанный бухгалтерией, или внести ее в кассу Работодателя.

6.6 Если лимиты переплаты не выплачены, работнику не будет выплачена зарплата за следующий период, и на него будут наложены штрафы.

Возврат номеров корпоративной сотовой связи

7.1 Пользователь корпоративной сотовой связи обязан сдать присвоенный ему номер в течение _ часов после увольнения или перевода на работу без утвержденного списка пользователей. По истечении установленного времени номер мобильного телефона Работодателя блокируется.

7.2 Координатор гарантированно получит обратно номер мобильного телефона координатора.

Другие операции с номерами сотовой связи

8.1. Если сотрудник хочет сохранить закрепленный за ним номер мобильного телефона для личного пользования после ухода от работодателя и потери возможности использовать корпоративный номер мобильного телефона (SMS).

8.2 Координатор проекта принимает решения относительно административных деталей повторной выдачи номера мобильного телефона лицу, указанному в пункте 8.1.

Запрос:

1. Поищите в офисе памятку о получении сотового номера компании.

2. Заявление о том, что работник осведомлен о лимите и что работодатель несет ответственность за выплату работнику любых излишков.

Бухучет компенсаций

Если звонки были сделаны в интересах бизнеса, проводится учет использования сотовых телефонов сотрудниками. Расходы, которые не являются экономически необходимыми, могут быть учтены. Бухгалтерия продемонстрирует, какие операции отражаются в бухгалтерском учете, а также как оплачивать личный телефон сотрудника.

В бюджетном учреждении как возмещаются расходы на телефон (инструкция № 65н от 01.07.2022, инструкция № 174н от 16.12.192)

• Строка 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 – начисленное вознаграждение (п. 128 Инструкции 174н);
• Строка 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 – вознаграждение, выплаченное из наличных денег, если работники производят наличные расчеты (п. 85 Инструкции 174н);
• Строка 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 – вознаграждение, переведенное на банковскую карту, если работники производят безналичные расчеты (п. 129 Инструкции 174н)

Для чего налоговикам знать про мобильную связь в компании

Зачем сборщики налогов сортируют все эти данные? Здесь возможны два варианта:

1. Ваши расходы на корпоративную мобильность, по мнению аудиторов, завышены.

2. Телефоны ключевых сотрудников будут прочитаны сотрудниками налоговой службы, которые также проконсультируются с экспертами из Министерства внутренних дел.

Какие документы необходимы для завершения процесса регистрации?

Как показывает опыт, организации выгодно иметь внутренние локальные нормативные акты, регламентирующие использование сотрудниками мобильных сетей, в качестве документального подтверждения необходимости и экономической целесообразности таких расходов.

Документы, подтверждающие расходы

Порядок выплаты работнику компенсации за сотовую связь изложен в нескольких нормативных документах (письма № 03-03-11/2/178 Министерства финансов от 13 октября 2022 года, № 2538-19 Министерства здравоохранения и социального развития).

• Должностная инструкция – указывает, что работа требует использования мобильного телефона и, соответственно, услуг оператора мобильной связи;
• Трудовой договор – указывает сумму и порядок компенсации расходов;
• Договор с оператором мобильной связи – подтверждает регистрацию номера телефона на конкретного сотрудника;
• Счета за связь – указывают сумму расходов

В действительности, в трудовом договоре обычно указывается установленная зарплата, а не что-то другое.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

1. Минфин неоднократно подчеркивал, что детализация позволяет отследить деловые звонки (письма № 03-03-04/1/350 и 04.06.2008). ССТ требуют детализации звонков для экономического обоснования затрат и подтверждения делового характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055).

2. Суды оспаривают обратное. Перечень документов, подтверждающих предпринимательский характер расходов на услуги мобильной связи, в Налоговом кодексе не предусмотрен. Информация не является обязательной (постановление ФАС МО от 06.08.2009 № А40/7416-09). На тайный характер переговоров ссылаются в судебных разбирательствах (ст. 63 126-ФЗ, определение Конституционного суда РФ от 02.10.2003 № 345-О).

Закон не требует запрашивать детализацию звонков. Однако для того, чтобы продемонстрировать экономическое обоснование надбавки за использование сотовой связи, работодатели запрашивают конкретную информацию в дополнение к счетам и счетам-фактурам.

Генеральный директор не получает компенсацию за мобильную связь. Представлять дополнительные документы не нужно, если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает. Расходы классифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (Кассационный № Ф08-6112/2022).

Извлечение из требования о предоставлении документов

В организацию был направлен дополнительный запрос GNP о предоставлении информации. Выдержка (f) приведена ниже.

Оно увеличится, если вы щелкните по изображению.

Как не показывать налоговикам карточки счетов

Карточка к бухгалтерскому счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” была запрошена налоговой службой.

В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.

Для этого в учетной политике необходимо выделить раздел, посвященный налоговому учету. Он включает в себя следующий пункт: обеспечение ведения налогового учета в соответствии со статьей 313 Налогового кодекса и регистрами налогового учета, созданными самим налогоплательщиком.

Это заявление лишает их законного права требовать бухгалтерские карточки и дает налоговым органам все основания не выдавать их.

В этом случае налоговый орган должен предоставить разъяснение примерно такого содержания (см. пример ниже).

Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.

Как оформить выплаты

Возмещение расходов на разговоры по сотовому телефону, сделанные во время работы, должно регулироваться приказом руководителя. Достаточно ли приказа о компенсации, согласно статье 188 ТК РФ и другим нормативным актам?

Условия дополнительного соглашения о компенсации за сотовые телефоны (письмо Минфина № 03-04-10/138 от 17.06.2009), а также предоставление услуг сотовой связи включены в компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Ндфл и взносы с компенсации

В 2020 году компенсация за использование личного мобильного телефона в рабочих целях не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами работодателя (см. письмо № 03-04-14/83841 Министерства финансов от 14.12.2022). НДФЛ будет удерживаться, если сотрудник совершает личные звонки в рабочее время.

Нормативные акты: мобильный телефон для сотрудников

Образец приказа о закреплении за сотрудниками sim-карт

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Согласно статье 164 Трудового кодекса, если корпоративная сотовая связь необходима для выполнения трудовых обязанностей, работодатель компенсирует эти расходы. Такие расходы подтверждаются сотрудниками с помощью уникальных документов.

При получении компенсации за использование личного имущества (статья 188 Трудового кодекса)

• Денежная компенсация работникам за оборудование мобильной связи: личный телефон, ноутбук (оплата интернета)
• Компенсация за износ личного технического оборудования.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.

С 1 июня 2021 года вступают в силу новые правила предоставления услуг корпоративной мобильной связи. Коммерческим организациям для использования государственных и муниципальных услуг разрешено заключать договор на приобретение SIM-карт для сотрудников через Интернет с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи. С 1 июня компании обязаны раскрывать информацию о работниках, которые пользуются корпоративной связью. Теперь “Госуслуга” публикует информацию о сотрудниках и корпоративных SIM-картах.

Приказ

1. Инструкции по оформлению распоряжения о возврате денег за услуги мобильной связи.
2. Укажите основные детали заказа: номер, дату, место выдачи.
3. Определите цель заказа: например, производственная необходимость.
4. Изложите основную мысль: компенсируйте сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и расходы, связанные с их использованием (связь, интернет, амортизация).
5. Определите дату начала возмещения.
6. Перечислите сотрудников, которым будет выплачиваться компенсация.
7. Установите лимиты (если в организации используются лимиты).
8. Подпишите заказ у ответственного лица.