Приказ о порядке пользования мобильной связью 2022 – скачать образец

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:

А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2022, инструкция № 174н от 16.12.2022):

Дт 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н);
Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н);
Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Документы, подтверждающие расходы

В различных нормативах закреплено, как оформить компенсацию сотовой связи сотруднику (письма Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2022, Минздравсоцразвития № 2538-19 от 06.08.2022). Затраты обосновывают:

должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

Особых правил, как прописать в трудовом договоре компенсацию мобильной связи, нет: работодатели устанавливают фиксированную сумму или определяют иной порядок расчета и выплаты возмещения.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2022). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/1/350 от 05.06.2008, № 03-03-07/2 от 19.01.2009).

Читайте про операторов: Как сэкономить на мобильной связи -

2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильные услуги, детализация не является обязательной (постановление ФАС МО № КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ № 345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО № КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).

Запрос детализации звонков не обязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования надбавка за использование сотовой связи и включения таких затрат в базу расчета по налогу на прибыль.

А вот компенсация мобильных услуг генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с сотовым оператором указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу № А63-5953/2022 от 29.01.2022). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации № Ф08-6112/2022 от 08.08.2022).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно.

Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2022, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2022, № 1343-19 от 26.05.2022).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Какие документы обязан предоставить работник

Для получения возмещения каждый работник предоставляет:

копию договора с мобильным оператором;
детализацию звонков, сделанных от имени организации.

ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.

Когда и кому компенсируют расходы

Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.

Облагается ли компенсация ндфл и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

Читайте про операторов: Тинькофф удаленная работа на дому: условия и отзывы

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2022 №03-04-05/103335, от 24.11.2022 №03-04-05/78097).

Чтобы избежать претензий контролирующих органов и доначислений НДФЛ и страховых взносов, соберите полный пакет документов для подтверждения обоснованности затрат на услуги сотовых операторов.

Образец приказа

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

ПРИКАЗ

г. Москва

О корпоративной сотовой связи

С целью повышения результатов деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2020 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
Выплачивается компенсация услуг связи

директору
главному бухгалтеру
руководителю отдела кадров

Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:

директору — 1500,00 руб.
главному бухгалтеру — 500,00 руб.
руководителю отдела кадров — 500,00 руб.

Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

Директор Иванов И.И.

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

денежная компенсация работникам за мобильную связь: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.

С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.

Приказ

Инструкция, как составить приказ на возмещение мобильных услуг.
Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
Установить дату начала возмещения.
Перечислить работников, которым возмещают издержки.
Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
Подписать приказ у руководителя.

Читайте про операторов: Пополнение счёта с банковской карты — оплата услуг связи и интернета — билайн Балашиха

Приказ о порядке пользования мобильной связью – образец 2022

_________________________________________

(наименование организации)

ПРИКАЗ

о порядке пользования мобильной связью

“___”_________ _____ г.

г. _______________

N ______

В связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень должностей сотрудников, чьи личные мобильные телефоны будут использоваться в производственных целях, с указанием номеров телефонов абонентов:

    1. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    2. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    3. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    4. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    5. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

2. Утвердить перечень должностей сотрудников, которым в производственных целях выданы мобильные телефоны, с указанием номеров телефонов абонентов:

    1. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    2. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    3. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    4. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

    5. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                 (производственная необходимость)

3. Наименование абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности:

    1. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                        (наименование)

    2. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                        (наименование)

    3. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                        (наименование)

    4. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                        (наименование)

    5. ___________ ______________________________ ________________

       (должность)             (Ф.И.О.)           (номер телефона)

__________________________________________________________________

                        (наименование)

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на _____________.

Руководитель: __________________/___________________