Репортаж с проверки: для чего на самом деле налоговикам знать про расходы на связь. Скачайте важные документы

Вариант 1. издать приказ об использовании корпоративной сотовой связи

Приказом необходимо утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи (пример 1).

Вариант 2. составить положение об использовании корпоративной сотовой связи

В Положении об использовании корпоративной сотовой связи (пример 2) следует отразить все необходимые нюансы, в частности:

• как работникам использовать служебные телефоны в нерабочее время (по выходным), в отпуске;

• формы внутренней отчетности при получении SIM-карты, телефонных аппаратов, а также по расходованию средств, выделенных на оплату услуг связи и т. п.

С приказом либо Положением об использовании корпоративной сотовой связи необходимо ознакомить работников под роспись.

Для чего налоговикам знать про мобильную связь в компании

Зачем налоговикам вся эта информация? Здесь, как правило, два варианта:

1. По мнению проверяющих у вас необоснованно завышены расходы на корпоративную мобильную связь;

2. Налоговикам надо прослушать телефоны ключевых сотрудников и подключить для этого специалистов МВД.

Какие документы в этом случае можно подготовить?

Как показывает практика, хорошо, если в качестве документального подтверждения обоснованности и экономической направленности расходов на оплату услуг сотовой связи, у организации имеется внутренний локальный документ – Регламент (Положение) использования работниками сотовой связи.

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника — детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

• самостоятельное вычисление потраченных сумм;
• определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
• перечисление условий для выплаты;
• утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Извлечение из требования о предоставлении документов

И вот, в организацию приходит очередное требование о предоставлении документов (информации) в рамках ВНП. Извлечение смотрите ниже (е

сли нажать на картинку, она увеличится).

Как не показывать налоговикам карточки счетов

Далее по списку налоговой запрошена карточка по бухгалтерскому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.

Для этого необходимо, чтобы в учетной политике в целях налогообложения прибыли был сформирован раздел под названием «Налоговый учет». А в нем примерно такая фраза: «… Закрепить, что налоговый учет в организации ведется на основании положений ст. 313 НК РФ, а именно, с применением регистров налогового учета, разрабатываемых налогоплательщиком самостоятельно».

Эта фраза дает полное основание не предоставлять налоговикам излишнюю информацию в виде карточек счетов бухгалтерского учета и лишает их права запрашивать в принципе эти карточки.

В этом случае налоговому органу необходимо составить пояснения примерно такого содержания (см. образец ниже) и форму налогового регистра (см. образец ниже).

Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

• наименование документа;
• ссылка на ст. 188 ТК РФ;
• размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
• размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
• дата издания документа и срок действия;
• крайний срок начисления;
• распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
• назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
• Ф. И. О. лица, составившего приказ;
• подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
• порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Образец приказа о закреплении за сотрудниками sim-карт

Подтверждение расходов на связь

Для подтверждения расходов на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль организация должна иметь:

• список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью. Как правило, этот список утверждается руководителем организации на основании приказа, в котором указываются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками. В этом документе работодатель также может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности;
• договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;
• детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). На таком документальном подтверждении настаивает Минфин России в Письмах от 13.10.2022 №03-03-06/2/178, от 23.06.2022 №03-03-06/1/378.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

1. Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
2. Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
3. Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.