Служебная записка о компенсации расходов: образец на такси, на бензин, на проезд, на мобильную связь, на обучение, на почту, на медкомиссию, на приобретение товара, на ремонт автомобиля, по командировке

Основания отказа в компенсации расходов

• расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
• документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
• приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
• условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

1. Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
2. На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
3. На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.

Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Служебная записка должна быть написана с учетом требований:

• изложение информации в деловом, официальном стиле;

• сведения должны преподноситься кратко и четко;

• не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;

• обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.

После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.

Возможно ли в налоговом учете признать в расходах компенсацию работникам затрат на мобильную связь при использовании личного телефона сотрудника?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Расходы на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и на оплату услуг связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (связаны с производственной необходимостью).

Обоснование позиции: В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).

Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.

Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

Документальное оформление

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного имущества работника необходимы:1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:- вид используемого имущества и его характеристики;- порядок использования имущества;- размер компенсации за использование;- факт принадлежности имущества работнику*(1);- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества.

При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;- срок использования имущества;2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества (смотрите примерную форму такого приказа).3)

Расчеты размеров компенсации. Например, размер компенсации может определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.4) Документы (их копии), подтверждающие экономическую оправданность расходов на компенсации (производственную необходимость).

Налоговый учет

Заявление о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона

    В период с __________________ по _________________ в связи со служебной
необходимостью,  а именно: _______________________________________________,
___________________________________________________________________________
         (Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)
велись  служебные  переговоры  по  личному мобильному телефону ____________
__________, что подтверждается ___________________________________________.

Стоимость услуг телефонных разговоров, произведенных по личному мобильному телефону в служебных целях составила ________ (__________) рублей, что подтверждается детализированным счетом за услуги сотовой связи от “___”________ ____ г. N ___ (позиции N ________).

На основании вышеизложенного и руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, просьба возместить расходы на служебные переговоры по личному мобильному телефону в размере ________ (__________) рублей в следующем порядке ________________________________________________.

Приложение:

1. Документы, подтверждающие служебный характер переговоров.

2. Копия детализированного счета за услуги сотовой связи от “___”________ ____ г. N ___.

    "___"________ ____ г.
   ___________________
        (подпись)

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Важно! При отправке записки через специальную программу для отправки сообщений адресата и отправителя прописывать необязательно, сведения подгружаются автоматически.

Обмен электронными документами предполагает:

• использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
• использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
• использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.