Снижение затрат на ИТ услуги. Мобильная и стационарная связь / Хабр

В продолжении моей

публикации о снижении затрат на предоставление доступа к сети Интернет

, в данном посте хотелось обсудить возможности снижения затрат на мобильную и стационарную связь.

Указанные статьи расходов взаимосвязаны, в своем случае я начал с мобильной связи, так как она намного гибче к изменениям и в суммовом выражении значительно превышает расходы на стационарную связь. Так же при реализации мероприятий с этой статьей расходов есть возможность значительно снизить расходы по другой.

Так есть ли возможность снизить расходы по этим статьям более чем в два раза?!

1. Мобильная связь.
Какие это мероприятия? Их можно разделить на два больших блока – это административные (приказы, инструкции, снижение лимитов) и технические (предоставление доп. сервисов провайдером, применение технических средств).
Прежде всего хотел бы Вам предложить еще раз провести переговоры с доступными операторами сотовой связи, но подготовившись к ним и ставя некоторые вопросы по другому.

За счет чего операторы могут снизить цены на свои услуги? Основное требование операторов – это большое количество абонентов и гарантированные крупные ежемесячные платежи за пользование корпоративной связью.

1.1. Анализ
Прежде чем начинать нам необходимо проанализировать количество и направления звонков наших сотрудников, долю использования дополнительных сервисов (sms, mms, gprs  и пр.) Это можно сделать приблизительно, например, посмотрев информацию на сайте оператора, а для более детального анализа и моделирования использовать возможность загрузки биллинга в простую базу с возможностью формирования OLAP-отчетности по содержащемся в нем измерениям (предприятие, номер телефона, тип соединения и пр.)

Пример получения информации на сайте оператора

Пример базы данных с возможностью формирования OLAP-отчетности

Второй вариант конечно более предпочтителен, так как позволит более детально отслеживать любые изменения в будущем и оперативно корректировать их последствия.

Проведя данный этап работ у нас должно сложиться понимание вопросов, касающихся основных направлений звонков, основных организаций Компании и ее подразделений, вносящих свою лепту в расходы, количества абонентов.

1.2. Получение новых условий от оператора связи
Имея информацию, описанную выше начинаем переговоры с операторами мобильной связи. В разных организациях механизмы отличаются, у кого-то это открытие тендера, а кому-то достаточно просто написать письмо или позвонить оператору. При доброжелательных отношениях мы можем дать им информацию по основным нашим направлениями расходов на связь и попросить разработать или выбрать для нас оптимальный тариф. Но в наших силах значительно его снизить прибегнув к следующим рычагам воздействия:

1. Увеличение абонентской базы
Увеличим абонентскую базу компании в десятки раз и при этом значительно снизим расходы компании.
Обычно в организации пользуются мобильной связью сотрудники, для выполнения должностных обязанностей которых это необходимо. Этим сотрудникам установлен определенный суммовой лимит ее использования. Так как корпоративный тариф однозначно более выгодный, чем тариф частных лиц, для увеличения абонентской базы делаем следующие два хода:
— Подключаем к корпоративному тарифу всех работников нашей Компании.
— Подключаем к корпоративному тарифу родственников и близких людей работающих на предприятии сотрудников.
Сразу возникают вопросы: как будут выставляться счета, как предприятие будет их оплачивать, кто будет отслеживать удержания и как быть с родственниками?
В настоящие время все эти моменты реализованы в биллинговых системах мобильных операторов.
Все подключившиеся сотрудники делятся по разным банам, с различными вариантами расчетов:
— сотрудники с установленным лимитом на пользование связью. Установленные лимит фиксируется в биллинговой системе и при его достижении абонент получает СМС уведомление, что дальнейшие расчеты он проводит как физическое лицо.
— сотрудники без установленного лимита, родственники и близкие работающих сотрудников. Каждый сотрудник подключивший своих родственников и близких создает миникорпорацию и сам несет ответственность за ее членов. Соответственно ее участники, как и сотрудники без установленного лимита, самостоятельно оплачивают услуги связи как физические лица.

И так мы значительно расширили абонентскую базу, причем нагрузка на организацию (расчет удержаний и пр.) убрали вовсе. Организация оплачивает только те суммы, которые были потрачены в пределах установленных лимитов, остальные расчеты с оператором сотовой связи люди проводят как физические лица. Следует отметить, что у операторов есть различные способы мотивирования своевременных оплат, например, предоставление отсрочки по оплате и в будущем выход на постоплатный метод расчета (сначала говоришь, потом платишь).

2. Использования более полного комплекса услуг, предоставляемых оператором
Помимо передачи голоса операторы предоставляют много других услуг: доступ к сети Интернет, междугородняя и международная связь, предоставление VLAN каналов связи и пр.
Почему бы не проанализировать их предложения? Ведь если брать услуги в комплексе их стоимость будет значительно ниже.

3. Более тесное взаимовыгодное сотрудничество
Зачастую не только мы являемся потребителями услуг операторов сотовой связи, но и они нуждаются в наших услугах. Все зависит, конечно, от направлений деятельности Ваших компаний, наверняка найдутся какие-то точки соприкосновения. Универсальным способом сотрудничества может являться строительство вышек сотовой связи на территории Вашего предприятия. В этом случае Ваши расходы будут снижены на сумму аренды земельного участка. Понятно, что чем больше таких точек взаимовыгодного сотрудничества, тем лучше и Вам и сотовому оператору.

Уверен, что при проведении описанной в этой части мероприятий, удастся получить значительно более выгодное предложение по работе. Еще не стоит забывать и о “бонусах” операторов – это различного рода безлимитные SIM-карты, которые они предоставляют руководству компании в случае подключения определенного количества абонентов. Но не спешите их отдавать руководству, их можно использовать значительно более выгодно, об этом ниже…

1.3. Административное воздействие
Казалось бы мы получили новые выгодные условия, значительно снизили свои расходы и можно уже пожинать плоды своих успехов, но уверяю Вас – это не так! Еще один способ сокращения затрат кроется в административных функциях.
Нужно отметь отрицательную сторону большинства работников, считать что именно они вносят основной вклад в работу предприятия, их функции плохо оценены, заработная плата не достаточна. А так как мобильные операторы позволяют в режиме реального времени отслеживать суммы, потраченные каждым сотрудником, то они целенаправленно будут выбирать свои лимиты до конца. Примером является анализ биллинга, в котором более 80% сотрудников точно укладываются в установленные лимиты и в случае их снижения данная картина повторяется.

Мы провели анализ и сейчас понимаем, какие подразделения, какие сотрудники вносят основной вклад в затраты. Их расходы необходимо сократить, но при этом соблюдать золотую середину, что бы сокращение этих расходов не сказались отрицательно на бизнесе. Например, мы снизим лимит пользования связью торговому представителю, и он станет меньше звонить клиентам. Такого допустить нельзя!
Административных путей много, опишу тот, которым пользовались.
Мы решили подойти к данному вопросу индивидуально и не стали делить людей по должностям, устанавливая каждой должности свой лимит. Например, Начальник отдела снабжения и Начальник отдела системного администрирования – как их можно уровнять в лимитах использования сотовой связи?

Используя описанное выше программное обеспечение по анализу биллинга мы провели следующую работу:
— посчитали среднюю сумму, расходуемую абонентом в месяц.
— от полученной суммы отняли 10% – личные звонки.
— полученную таблицу предоставили каждому руководителю структурного подразделения в чьем распоряжении находится сотрудник.
— дальнейшее снижение выполняется руководителем структурного подразделения, задача руководства Компании поставить перед ним только сумму или процент снижения расходов по его подразделению.

Посчитав средний за период расход, мы срезали его пики, тем самым уже получили сокращение затрат. Далее непосредственный руководитель, как человек более знакомый со спецификой деятельности своих подчиненных, более грамотно и безболезненно сможет дополнительно снизить расходы. Но тут главное не перегнуть палку.

Проведение комплекса вышеописанных мер, в моем случае, позволило сократить расходы на мобильную связь более чем на 40%.

2. Стационарная связь
К сожалению данная статья расходов не является такой гибкой и поддающийся воздействию как мобильная. Из-за сильно снизившихся тарифов, в настоящее время, потеряло актуальность применение IP-телефонии и пр. Срок окупаемости оборудования намного больше года, что не позволяет делать такие долгосрочные инвестиции.
Однако и тут есть несколько способов снижения расходов, некоторые достигаются путем использования мобильных операторов. Еще нам необходимо снизить риски из-за необдуманно большого снижения лимитов на мобильную связь, так как в этом случае сотрудники начнут больше пользоваться стационарной.

Около 5-10% нам помогут снизить новые переговоры с провайдером.
Снижение тарифов возможно в тех же случаях, что я для мобильной связи. Основное — это объем разговоров нашей организации, соответственно увеличить который без увеличения затрат предприятия мы не можем. Это не входит в наши планы.
По старой схеме проводим анализ, только уже не биллинга сотового оператора, а логов офисных АТС. В данной задаче нам так же поможет небольшая база данных с возможностью формирования OLAP-отчетов. Не надо забывать про пользование более полным комплексом услуг и взаимовыгодное сотрудничество. Но не думаю, что тут можно ожидать каких-то огромных процентов снижения. В любом случаи это будет не большое снижение, достигнутое только за счет конкуренции между операторами и выбора более выгодного предложения по наиболее активным направлениям звонков.

Что же поможет достичь нам значительной эффективности? На данный момент – это использованием GSM-шлюза! На мой взгляд, один из самых эффективных инструментов, ниже на графике вы это увидите.

GSM-шлюз на 8 SIM-карт

Стационарная связь делится на местную, междугороднюю и международную. Которую в свою очередь подразделяется на звонки на стационарные и мобильные телефоны. Применяя GSM-шлюз в связке с офисной АТС, а так же SIM-карты различных операторов с оптимальными тарифными планами мы можем значительно сократить расходы по следующим направлениям:
1. Применяя наши корпоративные SIM-карты
— Вызовы на корпоративные мобильные телефоны. В корпоративном тарифе эти вызовы либо бесплатны, либо значительно ниже тарифов местной городской связи. Например, в моем случае это 0,00 руб. внутри сети и 1,50 руб. при звонке с городской АТС.
— Вызовы на всех абонентов нашего мобильного оператора. Стоимость этих звонков так же значительно ниже стоимости городской АТС. Опять же для примера 0,95 руб. против 1,50 руб.
— Вызовы на абонентов определенной группы регионов. У мобильных операторов есть безроуминговые пространства (зона волги и пр.)

2. Применяя SIM-карты других операторов
— Вызовы на абонентов соответствующего оператора. Понятно, что внутри сети одного оператора стоимость звонка всегда ниже, мы переадресовываем звонки с офисной АТС в сеть нужного нам оператора (Билайн – Билайн, МТС – МТС, Мегафон – Мегафон).

3. Применение SIM-карт с безлимитным тарифным планом.
Безлимитные ТП наиболее выгодный вариант, по крайней мере он избавляет от долгой настройки АТС и GSM-шлюза по фильтрации звонков и пр.

4. Применение “золотых” SIM-карт, полученных от оператора мобильной связи. Об этих SIM-картах разговор шел выше, я не знаю насколько правомерно использование их именно в таком варианте, так что рассматриваю его исключительно как вариант…

Приведу небольшие расчеты, показывающие эффективность использования GSM-шлюза.
Стоимость GSM-шлюза: 85 тыс. руб.
Процент суммы, в любом случае идущей через оператора стационарной связи (факсы, международная связь): 30%
Стоимость одной SIM-карты с безлимитным ТП: 6,5 тыс. руб. в мес.
Кол-во SIM-карт в зависимости от среднего платежа за стационарную связь в месяц: при 10 тыс. руб. в мес. – 2 шт., 20 – 2, 30 – 3, 40 – 3, 50 – 4, 60 – 4, 70 – 5.

Получаем следующий график, показывающий эффективность использование GSM-шлюза в зависимости от среднего платежа пользование стационарной связью в месяц.

Применение GSM- шлюза позволяет да 60% снизить расходы на стационарную связь. Например если вы платили в среднем 50 тыс. руб. в месяц, то за год эксплуатации сэкономите Компании 190 тыс. руб. (с учетом затрат на оборудование) или 31% от общей суммы за год, за два года – 480 тыс. руб. (40%).
Конечно в случае использования “золотых” sim-карт имеем более радостную картину:

Надеюсь, пост был полезен. Еще осталось много сервисов, предоставляемых ИТ подразделениями на наших предприятиях, уверен, что в будущем обсудим и их. Буду очень рад дискуссии!