TELE2-Новосибирск, Новосибирский филиал ЗАО “Кемеровская мобильная связь” – Куйбышев

«кемеровская мобильная связь» к моменту внедрения системы «дело»

Головной офис «Кемеровской Мобильной Связи» базируется в центре города Кемерово. Именно здесь размещается руководство компании и её основные подразделения: служба маркетинга, служба технического директора, информационно-техническая служба и др. Кроме того, в Кемерове находятся салон продаж с сервисным центром и служба по работе с абонентами.

В Новокузнецке (на удалении порядка 250 км от г. Кемерово) расположен филиал КМС с собственным руководством, отделом продаж и технической службой.

Специфика деятельности предприятия предполагает ведение большого числа договоров аренды, подряда, обслуживания, а также дилерских договоров. По всем из них нужно иметь чётную оперативную картину, характеризующую данные договоры как по составу документов, так и по стадии и срокам их исполнения. Ежегодно в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи» имеют хождение порядка 5 тысяч документов.

Tele2-новосибирск, новосибирский филиал зао “кемеровская мобильная связь” новосибирск

Где находится | как добраться до tele2-новосибирск, новосибирский филиал зао “кемеровская мобильная связь”

Точный адрес для посещения ул. 10-й, 6 а, Куйбышев, Новосибирская обл., Россия, 632350;
Месторасположение на карте;
Уточнить время работы лучше по телефону 7 383 379-00-56.

График работы в году

Часы работы предоставленные для посещения

Возможны некоторые изменения в графике – уточните его по телефону 7 383 379-00-56.

Телефон отдела кадров 7 383 379-00-56;
Как доехать – адрес отдела кадров ул. 10-й, 6 а, Куйбышев, Новосибирская обл., Россия, 632350;
Список вакансий, обновляется отделом кадров.

К автоматизации процесса учёта и ведения договоров

Весной 2004 года компанией ЭОС была выпущена версии 8.5 системы «ДЕЛО», которая позволяет автоматизировать процесс разработки и согласования проектов документов. Специалисты «Корпоративных систем» организовали в КМС презентацию новой версии ПО.

Помимо автоматизации процесса управления проектами, большой интерес Заказчика был обращён к возможностям расширения контрольно-регистрационной карточки документа дополнительными реквизитами.

Итогом презентации стало решение о переходе подразделений КМС на новую версию системы «ДЕЛО».

В кратчайшие сроки было проведено обследование практики ведения договоров компании и разработки проектов документов. Были определены, согласованы с Заказчиком и обновлены все необходимые системные настройки (права доступа пользователей, группы проектов, наборы дополнительных реквизитов и др.), проведено обучение персонала.

В. Б. Горобцов, финансовый директор компании «Кемеровская Мобильная Связь».

«Род деятельности компании изначально предполагает наличие большого числа самых разнообразных договорных документов, которые, в свою очередь, порождают ещё больший объём связанных с ними бумаг (протоколы разногласий, дополнительные соглашения и др.).

Со всем этим бумажным валом приходится справляться финансовой службе. И не просто справляться, а контролировать целый ряд факторов: правильность оформления документов и проектов документов, их полноту, сроки исполнения финансовых обязательств по договорам и т. д. Именно поэтому для нас всегда остро стоял вопрос автоматизации процесса учёта и ведения договоров.

После выхода версии 8.5 системы «ДЕЛО» мы вместе со специалистами компании «Корпоративные системы» изучили возможность применения новых функций, предназначенных для работы с проектами документов, а также реализованных ещё в версии 8.0 функций по созданию дополнительных реквизитов регистрационных карточек. 

К разработке технологии автоматизированного документооборота кмс

До внедрения автоматизированной системы документооборот «Кемеровской Мобильной Связи» был организован в соответствии с классическими принципами, основанными на единой регистрации всей корреспонденции и договоров, ведении журналов, обмене документами с филиалом на уровне входящий/исходящий. Для первоначальной проработки проектов документов в КМС всегда активно использовалась электронная почта.

Автоматизация работы с документами в КМС, главным образом, должна была сохранить на новой основе всё лучшее, что было накоплено делопроизводственным и административным персоналом предприятия в части документационного обеспечения управленческой деятельности, и, в то же время, способствовать использованию эффективных технологических и технических решений, так или иначе реализованных в соответствующем ПО ведущих мировых производителей.

На основе данных, полученных специалистами компании «Корпоративные системы» в ходе обследования организации делопроизводственного процесса предприятия, была разработана технология автоматизированного документооборота КМС.

Такая технология позволила обеспечить:

В целом подобный подход к проблемам автоматизации дал возможность безболезненно, без внесения радикальных изменений в привычную схему документооборота и схему управления предприятием, внедрить в подразделениях КМС систему «ДЕЛО».

К совершенствованию методов и принципов управления предприятием

В. А. Игнатьев, генеральный директор компании «Кемеровская Мобильная Связь».

«Создание системы электронного документооборота в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи» – вполне естественный для компании процесс, гармонично вписывающийся в общую концепцию её развития.

Наше предприятие с момента основания стремилось к лидерству в сфере своего бизнеса, а именно – к увеличению доли присутствия на рынке сотовой связи региона. Быть лидерами в условиях жёсткой конкурентной борьбы на рынке, где, помимо нас, работают ведущие российские операторы, поставщики подобных услуг, – непростая задача.

Это требует от руководства КМС незамедлительного и точного реагирования на все прогрессивные течения и тенденции, постоянной поддержки высокой корпоративной культуры ведения бизнеса, а также современного уровня организации процессов производства и управления.

«Кемеровская Мобильная Связь» не только провозглашает серьёзные цели и задачи, но и внедряет в сознание потребителей услуг, партнёров, жителей Кемеровской области положения о необходимости и, вместе с тем, возможности принятия и всестороннего развития деловых отношений нового уровня.

А значит, мы сами должны на практике совершенствовать методы и принципы управления предприятием, в полной мере учитывать как диалектически сложившиеся в России и мире традиции, так и современное состояние, а также динамику развития информационно-коммуникационных технологий.

Важнейшей составляющей в процессе совершенствования методов и принципов управления для любой компании является организация документационного обеспечения её деятельности, упорядочение документооборота и сопутствующих ему информационных потоков. Автоматизировать именно эту составляющую призвана реализованная на основе программного продукта «ДЕЛО» система электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи».

Решение о внедрении в КМС системы «ДЕЛО» вполне вписывается в рамки Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 – 2022 годы). Следовательно, у нас есть все основания полагать, что в недалёком будущем система электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи» станет звеном в глобальной системе делопроизводства всей Кемеровской области, в соответствии с нуждами и интересами которой мы позиционируем свою деятельность.

Как показывает накопленный нами опыт, применение системы электронного документооборота значительно расширяет возможности руководства по управлению предприятием, делает процесс управления эффективным, логически обоснованным, понятным и предсказуемым, исключает вероятность возникновения на предприятии какого-либо хаоса и неразберихи.

Кроме того, упрощаются процедуры подготовки документов и принятия по ним решений. Персоналу, имеющему дело с документами, доступны разнообразные информационные массивы данных, позволяющие безотлагательно поднять всю историю работы с каждым документом, получить разнообразные справочные сведения, сформировать необходимые отчётные формы.

Оперативное же доведение документов до соответствующих служб и конкретных должностных лиц – разумеется, в строгом соответствии с предписанной маршрутизацией и правами доступа сотрудников к информации – существенным образом сказывается на улучшении взаимодействия структурных подразделений компании между собой и с партнёрами.

Всё это самым непосредственным образом сказывается на повышении конкурентоспособности «Кемеровской Мобильной Связи» и успешном выполнении компанией своей основной миссии: на простых и понятных условиях предоставлять гражданам Кемеровской области телекоммуникационные услуги, обеспечивая при этом высокое качество обслуживания и минимальный уровень цен».

Нормативное обеспечение проекта

Основой нормативного обеспечения проекта создания системы электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи» стали следующие документы:

1. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями от 21 января 2000 г.);
2. Внутренняя инструкция КМС по работе с документами;
3. Регламент работы КМС с документами в условиях применения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

Развёртывание системы «дело»

Развёртывание системы «ДЕЛО» было начато в головном офисе предприятия в г. Кемерово. Специалистами компании «Корпоративные системы» были выполнены следующие мероприятия:

Затем в течение примерно двух месяцев с системой «ДЕЛО» работали сотрудники КМС. За это время они смогли в полной мере оценить её преимущества, а руководство предприятия – сделать вывод о целесообразности реализации данного проекта в дальнейшем.

По аналогичной схеме осуществлялось развёртывание системы в филиале КМС в г. Новокузнецк, где был установлен отдельный экземпляр системы «ДЕЛО». При этом была дополнительно произведена настройка ПО системы в части обеспечения обмена документами по электронной почте между головным офисом и филиалом, контроль исполнения документов был организован посредством Web-доступа.

В результате была построена система электронного документооборота ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь», обеспечивающая автоматизацию всех основных делопроизводственных процессов. Использование функции пересылки документов по электронной почте дало возможность наладить обмен контрольно-регистрационными карточками с полуавтоматической регистрацией корреспонденции на стороне адресата.

Обучение пользователей системы «ДЕЛО» велось в строгом соответствии с их предполагаемой ролью в автоматизированном документообороте предприятия. Технологические функции по обслуживанию системы взяла на себя служба информационных технологий КМС.

Руководство «Кемеровской Мобильной Связи» для оперативного управления компанией всегда использовало практику пересылки поручений непосредственным исполнителям. Такого рода поручения в виде простейших сообщений направлялись должностным лицам по электронной почте.

Уже на начальном этапе внедрения системы «ДЕЛО» наличие таких поручений было учтено исполнителями проекта. Для этого в автоматизированной системе была создана отдельная группа документов «Электронные поручения» (на данные документы в системе заводились контрольно-регистрационные карточки с обозначенной в них темой поручения и резолюциями). Отчёт по таким поручениям выглядел как электронный «отчёт исполнителя» по резолюции.

В итоге было решено сразу два класса проблем:

Известно, что любое поручение может со временем стать полноценным документом. Специалисты КМС отслеживают в системе «ДЕЛО» все стадии этого процесса: от возникновения какой-либо идеи, поручения, до подготовки на их основе проектов документов и итоговых документов (например, маркетинговой программы, которая может быть сформирована в результате обсуждения идеи одного из менеджеров предприятия).

Реорганизация действующей схемы документооборота кмс, переход к безбумажным технологиям работы с документами

В начале 2003 года Заказчиком были сформулированы пожелания по реорганизации действующей схемы документооборота. Необходимость в этом возникла в связи с изменениями принципов управления филиалом КМС в г. Новокузнецке.

В соответствии с этим произошло объединение пользователей головного офиса предприятия и его филиала: все пользователи системы документооборота стали работать с центральной базой данных. Кроме того, если раньше обмен документами между городами Кемерово и Новокузнецк осуществлялся на уровне входящий/исходящий, то теперь абсолютно все документы стали регистрироваться один раз. В конечном счёте, новая схема организации документооборота существенно упростила управление предприятием (см. рис. 1).

Рис. 1. Структурная схема системы электронного документооборота КМС.

Примерно в этот же период времени (в период реорганизации действующей схемы документооборота КМС) специалистами «Кемеровской Мобильной Связи» были предприняты меры, направленные на перевод структурных подразделений к работе в условиях внутреннего безбумажного документооборота.

Система «дело» как органичная часть it-инфраструктуры кмс

 Н. С. Марченко, руководитель службы информационных технологий компании «Кемеровская Мобильная связь».

«Для меня, как для руководителя службы информационных технологий, важен не только функционал той или иной системы, но и её надёжность, а также органичное вхождение в существующую IT-инфраструктуру предпри­ятия. Система «ДЕЛО» эксплуатируется у нас с 2001 года, при этом она не доставляет никаких хлопот моей службе.

Система обеспечена квалифицированной технической поддержкой – несмотря на значитель­ную удалённость местонахождения разработчика от нашего региона. Обновление версий, сопро­вождение программного продукта и консультационную помощь мы оперативно получаем от регио­нального представителя ЭОС – барнаульской компании «Корпоративные системы».

Не скрою, мы испытывали некоторые волнения, например, тогда, когда руководством КМС было принято решение о переводе пользователей системы «ДЕЛО» Новокузнецкого филиала предприятия на работу с центральной базой данных, расположенной на сервере головного офиса в го­роде Кемерово.

Пропускная способность выделенного канала связи составляет 256 кбит/с. Это не очень «широкий канал» – особенно если учесть расстояние примерно в 250 км между головным офисом и филиалом. У нас в Кемерове есть несколько рабочих мест, разбросан­ных по городу, но тут мы столкнулись с принципиально иной ситуацией.

Однако уже при тести­ровании системы в новой конфигурации мы убедились в том, что для нормальной одновременной работы с до­кументами 7-10 пользователей даже при использовании клиента «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» (а не WEB-клиента) не требуется канала большой пропускной способности.

В системе «ДЕЛО» удачно реализован механизм автоматического обновления версий. Не сек­рет, что именно обновления версий ПО обычно доставляют больше всего хлопот специалистам информационных служб. Тут могут быть и проблемы с конвертацией данных, и много работы по непосредственной переустановке ПО на клиентских местах… С системой «ДЕЛО» мы ни с какими затруднениями не сталкиваемся, хотя как минимум два раза в год обновляем ПО.

Порой бывает, что к тому моменту, когда мы приходим к пользователю системы, с тем чтобы проследить за обновлением клиентского ПО и оказать необходимую помощь, обнаруживаем, что пользователь всё сделал са­мостоятельно и, более того, он уже работает с новой версией системы «ДЕЛО».

Прекрасно организован и интерфейс системы. Процедуры настройки параметров, администри­рования интуитивно понятны. Их освоение не требует от наших специалистов прохождения дли­тельных обучающих курсов.

Что же касается функционала системы «ДЕЛО» в части автоматизации с его помощью работы с документами на нашем предприятии и, особенно, в части обеспечения сквозного контроля прохождения и исполнения документов, то он уже зарекомендовал себя с самой лучшей стороны.

Однако, как я считаю, новые возможности разработки ЭОС, позволяющие организовать электронный учёт договоров «Кемеровской Мобильной Связи», способны принести куда более значимый эффект от использования системы «ДЕЛО», чем даже первые годы её эксплуатации».

Участники проекта

Заказчик: ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь» (ЗАО КМС или КМС).

Исполнитель: компания «Корпоративные системы» (г. Барнаул).

Ситуация

В начале 2001 года руководством «Кемеровской Мобильной Связи» была признана целесообразность разработки и внедрения системы многоуров­невого авто­ма­тизиро­ванного документо­оборота для головного офиса предприятия в г. Кемерово и его филиала в г. Но­во­кузнецк.

Программным обеспечением системы автоматизированного документо­оборота следовало оснастить рабочие места всех должностных лиц предприятия. И, самое важное, в результате внедрения системы предстояло обеспечить условия, дающие возможность для поэтапного перехода КМС на внутренний без­бу­маж­ный документооборот.

Решение

Из состава ведущих специалистов «Ке­меровской Мобильной Связи» была создана рабочая группа, которой было поручено провести выбор базовой системы автоматиза­ции делопроизводства и электронного до­кументооборота.

В результате сравнительного анализа функциональных воз­можностей систем «1С: Архив», Optima Workflow, «ДЕЛО» и ряда других отечест­венных и зарубежных разработок выбор был сделан в пользу системы «ДЕЛО» московской компании ЭОС. Внедрение системы в структурных подразделениях КМС было поручено региональному партнёру ЭОС – барнаульской компании «Корпора­тивные системы».

Функциональный состав системы

Система электронного документооборота КМС реализована на базе следующих компонентов:

1) аппаратный комплекс

– сервер баз данных;

– ПК, объединённые в корпоративную сеть;

2) комплекс системных программных средств

– операционная система сервера (Windows 2000 Server);

– операционная система ПК (Windows 98SE/2000);

– реляционная СУБД (MS SQL Server 2000);

– система подготовки отчётов (на базе MS Office, MS Visual Basic);

– системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства на базе Microsoft Internet Information Server, встроенные системы обмена документами средствами MAPI).

3) комплекс прикладных программных средств системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ»

(Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на основе СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.)