Учет компенсации расходов на мобильную связь работнику Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Документальное оформление.

Налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи (Постановление ФАС МО от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09).

С учетом разъяснений контролеров для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378):

Кроме того, для документального подтверждения произведенных расходов по оплате услуг сотовой связи организации необходимо иметь детализированные счета оператора связи (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2022 № 16-15/104055@). В отдельных случаях могут понадобиться отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

К сведению:

Детализированный счет должен давать возможность идентифицировать расходы по сотрудникам (номерам телефонов). Он должен содержать номер телефона, дату и время переговоров, тарифы. Для подтверждения производственного характера телефонных переговоров и исключения из расходов затрат на использование сотовой связи в личных целях в дополнение к детализированным счетам могут быть приложены отчеты сотрудников о расходах, приходящихся на личные переговоры. Косвенным подтверждением обоснованности расходов могут быть приказы, служебные записки и прочие внутренние документы. Подтверждением междугородних (международных) переговоров могут выступать приказ о командировке, служебное задание и т. п.

При этом сложилась неоднозначная судебная практика относительно того, нужна или нет детализация счетов:

• подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь можно лишь при наличии детализированного счета оператора. Это позволит выявить случаи использования работниками сотовой связи не в производственных, а в личных целях (постановления ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2022 № 07АП-3261/11, ФАС ДВО от 18.04.2007 № Ф03-А59/07-2/380, ФАС УО от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2);

• наличие детализированных счетов необязательно, налоговое законодательство не содержит требований об обязательной расшифровке переговоров для подтверждения расходов на сотовую связь и требования налоговых инспекций о предоставлении детализированных счетов оператора связи необоснованны (постановления ФАС МО от 29.01.2022 № КА-А40/14759-09-2 по делу № А40-571/09-76-3, от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2022 № 09АП-19146/2022, ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС СКО от 31.08.2022 по делу № А32-884/2022 и др.). 

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно.

Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2022, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2022, № 1343-19 от 26.05.2022).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Локальные нормативные акты, регулирующие применение корпоративной мобильной связи.

На практике необходимость оплаты мобильных расходов сотрудников обусловлена выполнением ими должностных обязанностей (работа с клиентами и поставщиками, разъездная работа и др.).

Работодателю нужно установить порядок пользования корпоративной мобильной связью, который закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т. п.). Такой документ составляется в произвольной форме, при этом в нем необходимо отразить:

• перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь;

• лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией);

• действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов;

• права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи. В частности, следует уточнить, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и по выходным. Также нужно четко определить возможность и порядок использования корпоративной связи в личных целях;

• порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);

• порядок учета расходов на корпоративную связь (кто и в каком порядке ведет учет расходов, контролирует превышение лимита или использование SIM-карты в личных целях и др.).

Документ, в котором установлен порядок использования корпоративной связи, утверждают соответствующим приказом, затем с ним необходимо ознакомить под подпись работников, имеющих право на пользование мобильной связью.

К сведению:

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.

Оформление документов с оператором связи.

Договор с оператором связи – это основной документ, на основании которого предоставляются услуги электросвязи. Согласно ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (далее – Федеральный закон № 126-ФЗ) под электросвязью понимаются излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

В соответствии с п. 41 Постановления Правительства РФ от 09.12.2022 № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи» счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

• реквизиты оператора связи;

• реквизиты абонента;

• расчетный период, за который выставляется счет;

• номер лицевого счета абонента;

• данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

• сумму, предъявляемую к уплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

• виды оказанных услуг телефонной связи;

• сумму остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

• дату выставления счета;

• срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Оператор связи и абонент – юридическое лицо вправе самостоятельно определить в договоре требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. За отражение дополнительной информации в документе за услуги связи, например в детализированном счете, оператор связи может устанавливать дополнительную плату.

Вместе с этим гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов организация, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки.

К сведению:

Сторонам следует договориться о периодичности выставления счетов-фактур исполнителем, чтобы своевременно принять к вычету «входной» НДС по услугам телефонии.

Федеральным законом № 533-ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Следить за фиксацией будут операторы связи. Если они обнаружат, что сведений по конкретному номеру нет или они недостоверны, к сети его не подключат. Об этом оператор связи уведомит своего корпоративного абонента. Если он не отреагирует, оператор исключит такой номер из договора.

Мониторинг соблюдения операторами связи новых обязанностей осуществляется Роскомнадзором. Для этого ведомство создаст информационную систему, которая будет взаимодействовать, в частности, с ЕСИА.

В отношении договоров, заключенных до июня, установлены переходные положения:

• организациям и ИП нужно внести в ЕСИА сведения о физлицах до 30.11.2021;

• операторы связи начнут исполнять новые обязанности с декабря 2021 года.

До вступления в силу поправок Федерального закона № 533-ФЗ абоненты направляют операторам сведения о пользователях корпоративной мобильной связи в соответствии со ст. 44 Федерального закона № 126-ФЗ. При этом фиксировать информацию в ЕСИА не обязательно.

Учитываем затраты на покупку мобильных телефонов и sim-карт.

Приобретенные для сотрудников мобильные телефоны учитываются в зависимости от их стоимости:

К сведению

Мобильные телефоны и SIM-карты, являющиеся собственностью работодателя, передаются сотрудникам во временное пользование, следовательно, есть основания вести их забалансовый учет в разрезе телефонных номеров и сотрудников.

Так как в большинстве случаев стоимость приобретения не превышает 100 000 руб., списать затраты можно единовременно в составе материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет расходов на покупку SIM-карт зависит от применяемой системы налогообложения и условий приобретения:

Российская организация планирует компенсировать отдельным своим сотрудникам (резиденты рф), с которыми заключены трудовые договоры, расходы на мобильную связь в определенной (фиксированной) сумме. данное решение оформлено соответствующим приказом руководителя организации. телефонные аппараты и сим-карты сотрудникам не предоставляются, то есть они используют собственные мобильные устройства и сим-карты. договоры с мобильными операторами заключены от имени соответствующих сотрудников. каков порядок налогообложения ндфл сумм указанных компенсаций?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующим выводу: Организация-работодатель праве возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием личного мобильного телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.

Компенсация сотрудникам расходов на сотовую связь, предусмотренная локальным нормативно-правовым актом организации и выплачиваемая в пределах установленного лимита, при наличии детализированного отчета оператора связи, свидетельствующего, что сотрудник вел служебные разговоры в интересах работодателя, не облагается НДФЛ.

Обоснование вывода: В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Отметим, что ст. 188 ТК РФ не связывает выплату компенсации, обусловленной использованием работником своего имущества в интересах работодателя, с характером выполняемой работы.Кроме того, из приведенной формулировки буквально следует, что, помимо компенсации за использование, износ технических средств и материалов, работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст.

188 ТК РФ).В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).

Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием мобильного телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.

Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

НДФЛ

Обязанность по уплате того или иного налога изначально зависит от возникновения у налогоплательщика соответствующего объекта налогообложения (п. 1 ст. 38 НК РФ).Налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица – налоговые резиденты РФ (ст.

207 НК РФ).Объектом налогообложения НДФЛ для налоговых резидентов РФ признается доход, полученный ими от источников как в РФ, так и за ее пределами (п. 1 ст. 209 НК РФ).На основании п. 1 ст. 41 НК РФ доходом для целей исчисления НДФЛ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.Согласно подп. 1 п. 2 ст.

211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.

Отметим, что при использовании сотрудником мобильной связи для служебных переговоров услуги по предоставлению мобильной связи оказываются не налогоплательщику – физическому лицу, а непосредственно организации. У физлица при этом не возникает экономической выгоды.

В результате компенсации организацией расходов физического лица на оплату связи у последнего не возникает дохода, облагаемого НДФЛ, предусмотренного нормой подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Это также подтверждается нормой абзаца 11 п. 1 ст.

217 НК РФ.Доходы физических лиц, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечислены в ст. 217 НК РФ.Согласно абзацу 2, абзацу 11 п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

НК РФ не содержит определения понятия “компенсационные выплаты”. Между тем согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

В ст. 164 ТК РФ содержатся понятия гарантий и компенсаций, применяемые в трудовом законодательстве. Гарантии определены как средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений, компенсации – денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных ТК РФ или другими федеральными законами обязанностей.

Одним из видов компенсации, освобождаемых от налогообложения НДФЛ, является компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.В рассматриваемой ситуации сотрудники используют личные мобильные устройства и сим-карты в служебных целях.

Компенсация расходов осуществляется в пределах заранее установленного лимита (фиксированная сумма).Как уже было отмечено выше, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.То есть не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества работника при выполнении им трудовых обязанностей в пределах заранее установленного лимита, согласованных сторонами трудового договора.

При этом трудовой договор или дополнительное соглашение к нему должны предусматривать в данном случае выплату фиксированной суммы компенсации расходов работника на оплату услуги сотовой связи и использованием сим-карты сотрудника в служебных целях.В письме Минфина РФ от 20.04.

2022 N 03-04-06/22274 было указано, что освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (в данном случае договор о приобретении сим-карты), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации-работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

С учетом этого сумма денежной компенсации за оплату услуг связи, оказанных в производственных целях, оплаченных за счет собственных средств налогоплательщика-сотрудника, не включается в его налоговую базу по НДФЛ.В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией (смотрите письмо Минфина России от 13.10.

2022 N 03-03-06/2/178)*(1).При этом, как указал Минфин России в вышеуказанном письме, для освобождения от налогообложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

То есть Минфин настаивает на том, что компенсация рассчитывается на основе детализированного отчета оператора сотовой связи, выписанного на физическое лицо, в котором указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора*(2).

Если исходить из точки зрения, приведенной в письме Минфина России от 13.10.2022 N 03-03-06/2/178, то компенсационные выплаты, произведенные работнику за услуги связи, использованные для исполнения им своих трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ, если наряду с экономически обоснованным размером (лимитом), установленным организацией, в трудовом договоре предусмотрено использование личных сим-карт работников в интересах работодателя и организация располагает детализированным отчетом оператора связи, из которого бы следовало, что работник вел служебные разговоры в интересах работодателя.

Вместе с тем судебная практика исходит из того, что налоговые органы, предъявляя претензии к организации как налоговому агенту о неудержании НДФЛ с сумм компенсаций, должны доказать, что служебные разговоры велись не в интересах организации (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.06.

2006 N А26-1334/2005-211, ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07). При этом наличие судебной практики по схожим ситуациям свидетельствует о потенциальной возможности возникновения налогового спора.Таким образом, с учетом вышесказанного полагаем, что компенсация сотрудникам расходов на сотовую связь, предусмотренная локальным актом и выплачиваемая в пределах установленного лимита, при наличии детализированного отчета оператора связи, свидетельствующего, что сотрудник вел служебные разговоры в интересах работодателя, не облагается НДФЛ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:- Энциклопедия решений. Учет компенсации работникам за подписку, услуги связи и пр.;- Примерная форма соглашения о возмещении работнику расходов на услуги мобильной связи и услуги интернет-провайдера (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

– Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору о возмещении расходов при использовании личного имущества работника (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);- Примерная форма приказа о выплате компенсации работнику за использование личного имущества в интересах работодателя (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

– Налоговый учет расходов на услуги связи: как избежать споров с ФНС (Р. Зеленкова, журнал “Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке”, N 8, август 2020 г.);- Вопрос: Необходимо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами компенсации сотрудникам расходов на сотовую связь и интернет, а также за использование личных телефонных аппаратов?

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГалимарданова Юлия

Ответ прошел контроль качества

12 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

————————————————————————-*(1) Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).

При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).В ТК РФ нет никаких специальных норм для компенсаций расходов работника для оплаты услуг мобильной связи, используемой для ведения служебных телефонных разговоров на служебном телефоне.

Из судебных решений следует, что поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях имущества (инструмента, компьютеров и сотовых телефонов) не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами.

Смотрите письма Минфина России от 21.09.2022 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.

2007 N 28-17/1269, постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07, от 27.03.2007 N А65-11684/06. То есть работодатель имеет полное право возмещать сотруднику затраты на сотовую связь при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.*(2)

Если бесплатные разговоры работника по личным надобностям за счет средств работодателя не связаны с исполнением им трудовых обязанностей, то в силу положений ст. 164 ТК РФ оплата работодателем такой связи не может рассматриваться как компенсационная выплата, на которую распространяются положения п. 3 ст.

217 НК РФ об освобождении такого вида доходов физических лиц от налогообложения.В случае использования мобильной связи в интересах сотрудника у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии с положениями ст.