Учет затрат на мобильную связь

Затраты на мобильную связь состоят из расходов на покупку сотовых телефонов и непосредственно расходов на оплату услуг мобильной связи – подключение абонентского номера, телефонных переговоров и др. Организация может также разрешить сотруднику в служебных целях использовать его собственный телефон[2].

Приобретаем сотовый телефон

Мобильный телефон – устройство сложное и многофункциональное. Его стоимость зависит от модели и количества выполняемых операций, а порядок налогового учета расходов на приобретение – от того, является ли он амортизируемым имуществом.

В пункте 1 статьи 256 НК РФ сказано, что амортизируемым имуществом в целях налогообложения прибыли признается имущество, которое находится у организации на праве собственности, используется ею для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. К амортизируемому относится имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 20 000 руб. (до 1 января 2008 года – 10 000 руб.).

Сотовый телефон стоимостью менее 20 000 руб. не учитывается в составе амортизируемого имущества. Мобильный стоимостью менее 20 000 руб. (без учета НДС) отражается в налоговом учете в составе прочего имущества. После ввода телефона в эксплуатацию расходы на его приобретение в полной сумме включаются в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Указанные расходы являются косвенными, поэтому они уменьшают налогооблагаемый доход того отчетного (налогового) периода, в котором сотовый телефон фактически был введен в эксплуатацию. Основание – пункт 2 статьи 318 НК РФ (см. также письмо Минфина России от 22.11.2004 № 03-03-01-04/1/121).

Стоимость мобильного телефона, превышающая 20 000 руб. (без учета НДС), в налоговом учете признается в расходах в течение срока полезного использования объекта по мере начисления амортизации. Срок полезного использования организация определяет на дату ввода телефона в эксплуатацию (п. 1 ст. 258 НК РФ). Конкретный срок фирма может установить сама исходя из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы. Он должен находиться в пределах срока, предусмотренного для данной амортизационной группы.

Мобильные телефоны относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше трех и до пяти лет включительно, код ОКОФ 14 3222135 «Аппараты телефонные и устройства специальные». Организация для целей налогового учета вправе выбрать срок полезного использования сотового телефона от 37 до 60 месяцев.

Обратите внимание: современные мобильные телефоны многофункциональны. Они обеспечивают доступ в интернет, прием электронной почты с вложениями, редактирование данных вложений, фотосъемку, видеозапись и др. Некоторые из этих функций можно выполнять и на компьютере. Между тем сотовые телефоны нельзя отнести ко второй амортизационной группе (со сроком полезного использования свыше двух и до трех лет включительно), в которую включена компьютерная техника. Ведь по своему назначению они являются абонентскими телефонными аппаратами, а иные функции, в том числе и аналогичные функциям компьютера, носят лишь вспомогательный характер.

Первоначальная стоимость телефона, признанного амортизируемым имуществом, устанавливается в соответствии со статьей 257 НК РФ. Она равна сумме расходов на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение имущества до состояния, в котором оно пригодно для использования (за минусом НДС и акцизов).

Включить начисленную сумму амортизации мобильного телефона в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, организация может, только если телефон передан сотруднику, которому он необходим для выполнения служебных обязанностей. Кроме того, расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому при покупке и передаче мобильного телефона внутри организации оформляются типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены постановлениями Госкомстата России от 30.10.97 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

КСТАТИ
Как отразить расходы на ремонт сотового телефона в целях налогообложения прибыли?

Ответ на этот вопрос зависит от того, как был учтен сотовый телефон – в составе амортизируемого имущества или в качестве инструментов и инвентаря.

Если мобильный телефон признан амортизируемым имуществом, стоимость платных услуг по его ремонту относится к расходам на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ). Такие затраты рассматриваются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и учитываются в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены. При этом мобильный телефон должен быть закреплен за сотрудником, которому в силу должностных обязанностей необходима сотовая связь.

Предположим, организация приобрела недорогой мобильный телефон и учитывала его в качестве инструментов и инвентаря. То есть стоимость телефона после ввода его в эксплуатацию была единовременно включена в материальные расходы. В этом случае затраты на платный ремонт сотового телефона, соответствующие требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, можно признать в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они также отражаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены.

ПРИМЕР 1

ООО «Полюс» в мае 2008 года приобрело два сотовых телефона фирмы Nokia. Один из них стоимостью 8500 руб. (без учета НДС) был передан для служебного пользования старшему менеджеру, а другой стоимостью 22 200 руб. (без учета НДС) – заместителю генерального директора. В том же месяце оба телефона были введены в эксплуатацию. В должностных инструкциях заместителя генерального директора и старшего менеджера предусмотрено, что для решения текущих производственных задач они должны быть обеспечены круглосуточной телефонной связью.

В целях налогообложения прибыли ООО «Полюс» учитывает сотовый телефон, переданный заместителю генерального директора, в составе амортизируемого имущества. Организация установила срок полезного использования телефона, равный 37 месяцам. С июня 2008 года ежемесячная сумма амортизационных отчислений в размере 600 руб. (22 200 руб. : 37 мес.) включается в расходы текущего периода.

Затраты на покупку сотового телефона для старшего менеджера фирма отражает в качестве материальных расходов. Поэтому в мае 2008 года ООО «Полюс» включает в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 8500 руб.

Покупаем SIM-карту

SIM-карта представляет собой карту, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера. Такое определение дано в пункте 2 Правил оказания услуг подвижной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 № 328 (далее – Правила). Обычно SIM-карта приобретается вместе с сотовым телефоном. Но затраты на ее покупку не следует включать в первоначальную стоимость сотового телефона и учитывать как единый инвентарный объект. Причин тому несколько. Во-первых, SIM-карту можно переставить на другой сотовый телефон. Во-вторых, используемый сотовый телефон может быть подключен к другому оператору сотовой связи. В-третьих, во время зарубежных деловых командировок на сотовом телефоне нередко используется туристическая SIM-карта, обеспечивающая более дешевый международный роуминг, а в остальное время – обычная SIM-карта. В-четвертых, некоторые модели мобильных телефонов поддерживают одновременную работу двух SIM-карт, что позволяет автоматически выбирать SIM-карту в зависимости от потребностей абонента и качества доступной связи.

Стоимость подключенной SIM-карты – это единовременный платеж (как правило, небольшой), уплачиваемый при заключении договора с сотовым оператором. Стоимость SIM-карты по сути является оплатой услуг оператора связи по выделению телефонного номера и доступа к сети подвижной связи (п. 2 Правил). Значит, стоимость SIM-карты в целях налогообложения прибыли учитывается отдельно от стоимости сотового телефона. Такой способ учета SIM-карт закрепляется в налоговой учетной политике организации. При расчете налога на прибыль стоимость подключения SIM-карты признается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если договор с сотовым оператором на подключение телефона заключен на конкретный срок, расходы на приобретение SIM-карты учитываются равномерно в течение периода действия договора (п. 1 ст. 272 НК РФ). Обычно операторы сотовой связи не ограничивают срок действия подключенной SIM-карты, и организация самостоятельно распределяет расходы. Для этого в налоговой учетной политике оговаривается срок, в течение которого фирма будет их учитывать. Данное требование содержится в абзаце 2 пункта 1 статьи 272 НК РФ.

Отметим, что для документального подтверждения расходов на приобретение SIM-карты наличие акта об оказании услуг не является обязательным условием. Дело в том, что акт приемки-передачи работ (услуг) составляется лишь для подтверждения работ и услуг производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ). Но согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ услуги связи к ним не относятся. Поэтому, чтобы признать расходы в налоговом учете, достаточно счета, выставленного оператором сотовой связи. В соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса счет-фактуру нельзя рассматривать в качестве первичного учетного документа. Он признается учетно-контрольным документом исключительно для целей исчисления НДС.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, одновременно с приобретением мобильных телефонов ООО «Полюс» подключило оба телефона у одного оператора сотовой связи ОАО «Связь», для чего приобрело две SIM-карты стоимостью 198 руб. каждая (без учета НДС). По условиям заключенного договора срок подключения к услугам сотовой связи не ограничен. Сотовые телефоны были переданы сотрудникам 21 мая 2008 года.

Организация самостоятельно установила срок, в течение которого будет признавать в налоговом учете затраты на покупку SIM-карт, – 12 месяцев. Величина расходов, учитываемых фирмой ежемесячно, равна 33 руб. (198 руб. : 12 мес.#2 шт.). В мае 2008 года ООО «Полюс» включило в расходы 11,7 руб. (33 руб. : : 31 дн.#11 дн.).

Важный момент: в настоящее время многие тарифы, предлагаемые операторами сотовой связи, предусматривают, что вместо платы за подключение абонент вносит денежную сумму (минимальный платеж). Она полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента. Если стартовый платеж в полной сумме поступает на лицевой счет абонента, стоимость самой SIM-карты и услуг по подключению равна нулю, а вся уплаченная сумма не что иное, как аванс. Абонент использует его по мере оказания ему услуг сотовой связи.

Следовательно, в налоговом учете организация имеет право признать расходы только после получения от оператора счета за фактически оказанные услуги мобильной связи. Конечно, при условии, что расходы соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Поскольку SIM-карты имеют нулевую стоимость, фирма организует их аналитический учет по каждому телефонному номеру и (или) каждому работнику, которому выдана SIM-карта. С этой целью можно использовать унифицированные формы первичных учетных документов для учета МПЗ.

Предположим, на лицевой счет абонента зачисляется лишь часть первоначального платежа. Тогда разница между суммой, уплаченной при подключении сотового телефона, и суммой, поступившей на лицевой счет, признается стоимостью приобретения SIM-карты. Иначе говоря, такую сумму можно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В зависимости от того, зафиксирован в договоре с оператором сотовой связи срок подключения к сети или нет, расходы распределяются в течение данного срока либо срока, предусмотренного организацией.

Учитываем расходы на услуги сотовой связи

К услугам связи относится деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений. Об этом говорится в статье 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ. Согласно пункту 1 статьи 44 названного закона услуги связи пользователям оказывают операторы связи на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством и правилами оказания услуг связи.

Услуги подвижной связи оказываются согласно возмездным договорам, заключенным оператором связи, с одной стороны, и гражданином, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем – с другой (п. 14 и 15 Правил). Договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами. Обычно он заключается на неопределенный срок. Правда, по желанию абонента может быть подписан срочный договор (п. 22 Правил).

Затраты организации на оплату телефонных переговоров с использованием сотовой связи признаются при расчете налога на прибыль как расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В какой момент учитываются такие расходы? В подпункте 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ сказано, что датой осуществления прочих расходов в виде платы сторонним организациям за выполненные работы (предоставленные услуги) считается одна из следующих дат:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
– последнее число отчетного (налогового) периода.

Особых условий для применения того или иного варианта в Налоговом кодексе не установлено. Исходя из разъяснений, приведенных в письме Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, выбор одной из перечисленных дат организация закрепляет в учетной политике для целей налогообложения. Какой из трех вариантов предпочесть?

СПРАВКА
Обязательные условия договора на услуги сотовой связи

Требования к оформлению договора об оказании услуг подвижной связи, а также существенные условия этого договора изложены в пунктах 19 и 20 Правил. Так, в договоре указываются:

– дата и место заключения договора;
– наименование (фирменное наименование) оператора связи;
– реквизиты расчетного счета оператора связи;
– реквизиты лицензии, выданной оператору связи;
– сведения об абоненте (для юридического лица указывается наименование или фирменное наименование организации и место нахождения);
– согласие (отказ) абонента на предоставление доступа к услугам связи, оказываемым другим оператором связи, и предоставление сведений о нем для оказания таких услуг;
– номер SIM-карты;
– согласие (отказ) абонента на использование сведений о нем в системе информационно-справочного обслуживания;
– способ доставки счета;
– права, обязанности и ответственность сторон;
– срок действия договора.

Существенными условиями договора, подлежащими обязательному отражению в нем, являются:

– абонентский номер или уникальный код идентификации;
– оказываемые услуги подвижной связи;
– порядок, сроки и форма расчетов;
– система оплаты услуг подвижной связи.

Услуги подвижной связи оплачиваются путем наличных и безналичных расчетов посредством авансового либо отложенного платежа (п. 43 Правил). При оплате услуг подвижной связи посредством авансового платежа на лицевой счет абонента вносится денежная сумма. Впоследствии с этого счета оператор связи снимает сумму платежей за оказанные абоненту услуги подвижной связи. При оплате услуг подвижной связи посредством отложенного платежа услуги оплачиваются по окончании расчетного периода. Срок оплаты таких услуг оператор связи устанавливает самостоятельно, но этот срок не должен быть менее десяти дней, следующих за днем окончания расчетного периода. В договоре стороны могут предусмотреть и более длительный срок оплаты услуг подвижной связи.

Порядок и форма оплаты услуг мобильной связи определяются в договоре об их оказании. Расчетный период по таким услугам оператор связи устанавливает самостоятельно. Этот период не должен превышать одного месяца (п. 39 Правил). Для проведения расчетов за оказанные услуги оператор выставляет абоненту счет, в котором обязательно отражает (п. 42 Правил):

– реквизиты оператора связи;
– сведения об абоненте;
– расчетный период, за который выставляется счет;
– номер лицевого счета абонента (при авансовой системе оплаты);
– виды оказанных услуг подвижной связи с указанием объема услуг по каждому виду;
– сумму, подлежащую оплате, по каждому виду услуг подвижной связи и каждому абонентскому номеру;
– общую сумму, предъявляемую к оплате;
– сумму остатка на лицевом счете (при авансовой системе оплаты);
– дату выставления счета;
– срок оплаты счета (если для этого платежа он установлен оператором связи).

Правила оказания услуг не предусматривают составления соответствующего двухстороннего акта о фактически оказанных услугах подвижной связи. Кроме того, в целях налогообложения прибыли подобные услуги не подпадают под определение услуг (работ) производственного характера, а значит, для их документального подтверждения оформлять такой акт не обязательно. Получается, что единственным документом, который свидетельствует об объеме и стоимости услуг подвижной связи, является счет оператора сотовой связи. Как правило, на основании этого же документа абонент вносит плату за услуги.

Но если организация выберет в качестве даты осуществления названных расходов дату предъявления документов (счета), являющихся основанием для проведения расчетов, не исключено, что ей придется подавать уточненные декларации по налогу на прибыль. Ведь нередко документы оформляются или доставляются несвоевременно. Под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для проведения расчетов, понимается дата их составления (письмо Минфина России от 26.01.2007 № 03-03-06/2/10). Сложности из-за опозданий с представлением счетов могут возникнуть и при выборе варианта отражения расходов на последнее число отчетного (налогового) периода.

Таким образом, наиболее оптимальным является вариант признания расходов по дате расчетов. Эта дата устанавливается в соответствии с порядком оплаты услуг, предусмотренным в договоре оказания услуг сотовой связи. То есть расходы на оплату услуг сотовой связи относятся к тому отчетному (налоговому) периоду, в котором возникла обязанность оплатить их. Данный способ рекомендован и Минфином России в письме от 12.02.2004 № 04-02-05/1/12.

Допустим, по договору с оператором сотовой связи оплатить услуги необходимо в тот момент, когда получен счет, либо по истечении определенного периода со дня его получения. Тогда датой признания расходов на услуги мобильной связи признается день вручения счета организации – абоненту сотовой связи. Его желательно подтвердить, особенно если документы приходят с опозданием. Подтверждением может служить конверт со штампом почты, запись в книге регистраций входящих документов или расписка ответственного лица в получении. Однако если, исходя из условий договора, обязанность оплатить оказанные услуги сотовой связи возникает с момента выставления счета, то датой признания расходов считается дата составления счета оператором связи. При несвоевременной доставке счетов на оплату услуг сотовой связи при данном варианте учета может возникнуть необходимость откорректировать налоговую базу предыдущего отчетного периода.

ПРИМЕР 3

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, договор с оператором сотовой связи ОАО «Связь» на оказание услуг сотовой связи ООО «Полюс» заключило 21 мая 2008 года. Детализированный счет за услуги мобильной связи, оказанные в мае 2008 года, оператор выставил 31 мая 2008 года. ООО «Полюс» получило счет 9 июня 2008 года, что подтверждено почтовым штампом. В тот же день счет был оплачен. Стоимость услуг за май 2008 года в размере 550 руб. (без учета НДС) подлежит оплате в течение десяти календарных дней с момента получения счета. В счете отражены звонки с двух служебных телефонов, которые закреплены за старшим менеджером и заместителем генерального директора ООО «Полюс». Согласно отчетам сотрудников все разговоры по сотовым телефонам носили служебный характер.

ООО «Полюс» в учетной политике для целей налогообложения утвердило вариант признания прочих расходов по дате расчетов в соответствии с заключенными договорами. Поскольку по условиям договора обязанность оплатить услуги сотовой связи возникает в течение определенного периода с момента получения счета, фирма признает данные расходы в налоговом учете в день получения счета. ООО «Полюс» 9 июня 2008 года включает 550 руб. в прочие расходы.

Подтверждаем расходы документально

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми подтверждаются расходы на оплату услуг сотовой связи. Напомним, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для деятельности, направленной на получение дохода. Документально подтвержденными считаются расходы, оформленные документами, составленными в соответствии с законодательством РФ.

Итак, чтобы признать расходы на оплату услуг сотовой связи, организация должна иметь в наличии:

– договоры с операторами на оказание услуг сотовой связи, в которых оговорены все существенные условия;
– счета операторов сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды. Причем такие счета должны содержать детализацию общей суммы платежа. То есть в них оператор сотовой связи указывает номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дату и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Такая позиция неоднократно высказывалась Минфином России (см. письма от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15);
– приказы по организации, утверждающие списки работников (должностей), которым в силу их должностных обязанностей необходима сотовая связь. В приказах отражаются номера мобильных телефонов и SIM-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками. В подобном приказе организация может также установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков);
– должностные инструкции работников. В них должно быть зафиксировано, что для выполнения трудовых обязанностей сотрудникам необходима сотовая связь. Если в организации в силу каких-либо причин отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечить работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре;
– специальные ведомости передачи сотрудникам мобильных телефонов, находящихся в собственности организации, либо иные аналогичные документы;
– специальные ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией, или другие подобные документы;
– иные документы, подтверждающие служебный характер отношений с абонентом. Например,  письменное распоряжение руководителя (служебное задание) о необходимости изучить уровень цен на какой-либо товар в данном регионе и письменный отчет работника-исполнителя о его результатах, отчет сотрудника в произвольной форме о звонках со служебного мобильного телефона с указанием абонентов, с которыми велись переговоры, и цели данных разговоров, приказ руководителя организации о проведении маркетингового исследования рынка сбыта (предложений поставщиков) с использованием сотовой связи и отчет о его результатах.

Переговоры в нерабочее время

Многие работники ведут переговоры в выходные и праздничные дни или во время отпуска. Расходы на подобные переговоры организация сможет учесть в целях исчисления налога на прибыль, если подтвердит, что сотрудники пользовались услугами сотовой связи в служебных целях (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь факт совершения звонков в период отпуска или в другое нерабочее время не означает их непроизводственного характера. В частности, в письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 отмечается, что в случае телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли. Под временем отдыха понимаются в том числе официальные выходные и праздничные дни, а также период отпуска. Расходы можно подтвердить:

– утвержденным руководителем организации списком сотрудников (перечнем должностей), которым в силу исполняемых ими должностных обязанностей необходима сотовая связь;
– договором с оператором на оказание услуг сотовой связи;
– детализированными счетами оператора связи.

Кроме того, размер расходов на оплату услуг мобильной связи должен быть экономически оправдан. Критерием обоснованности в этом случае является необходимость для работника в соответствии с обязанностями, установленными в его должностной инструкции, использовать сотовый телефон в служебных целях. Если у сотрудников ненормированный рабочий день, этот факт скорее всего отражен в трудовом или коллективном договоре. Тогда данный документ также будет служить дополнительным подтверждением произведенных расходов. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем фирма вправе закрепить и в другом локальном документе, например в соглашении, правилах внутреннего трудового распорядка, приказе или распоряжении руководителя (ст. 101 ТК РФ). Во внутренних документах организации целесообразно указать, что сотрудник имеет право пользоваться служебным сотовым телефоном в производственных целях круглосуточно.

Орлова Е.В.
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский Налоговый Курьер»  №12 за 2008 год