Услуги связи и интернет – какой КОСГУ | Современный предприниматель

Сотрудники органа власти (госслужащие) используют личные сотовые телефоны для служебных нужд. по внутреннему положению на основании представляемых авансовых отчетов производится возмещение расходов на сотовую связь в пределах установленных для сотрудников

Документальное оформление.

Налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи (Постановление ФАС МО от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09).

С учетом разъяснений контролеров для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378):

Кроме того, для документального подтверждения произведенных расходов по оплате услуг сотовой связи организации необходимо иметь детализированные счета оператора связи (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2022 № 16-15/104055@). В отдельных случаях могут понадобиться отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

К сведению:

Детализированный счет должен давать возможность идентифицировать расходы по сотрудникам (номерам телефонов). Он должен содержать номер телефона, дату и время переговоров, тарифы. Для подтверждения производственного характера телефонных переговоров и исключения из расходов затрат на использование сотовой связи в личных целях в дополнение к детализированным счетам могут быть приложены отчеты сотрудников о расходах, приходящихся на личные переговоры. Косвенным подтверждением обоснованности расходов могут быть приказы, служебные записки и прочие внутренние документы. Подтверждением междугородних (международных) переговоров могут выступать приказ о командировке, служебное задание и т. п.

При этом сложилась неоднозначная судебная практика относительно того, нужна или нет детализация счетов:

• подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь можно лишь при наличии детализированного счета оператора. Это позволит выявить случаи использования работниками сотовой связи не в производственных, а в личных целях (постановления ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2022 № 07АП-3261/11, ФАС ДВО от 18.04.2007 № Ф03-А59/07-2/380, ФАС УО от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2);

• наличие детализированных счетов необязательно, налоговое законодательство не содержит требований об обязательной расшифровке переговоров для подтверждения расходов на сотовую связь и требования налоговых инспекций о предоставлении детализированных счетов оператора связи необоснованны (постановления ФАС МО от 29.01.2022 № КА-А40/14759-09-2 по делу № А40-571/09-76-3, от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2022 № 09АП-19146/2022, ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС СКО от 31.08.2022 по делу № А32-884/2022 и др.). 

Как готовиться к тендеру

Перед участием в тендере мы рекомендуем клиентам определиться: что вы будете сравнивать? Часто этот вопрос ставит заказчиков в тупик. Сотовая связь настолько плотно вошла в нашу жизнь, что люди пользуются ею, не задумываясь, уверены, что смогут сравнить предложения операторов без подготовки. В действительности это не так.

Как сократить затраты на мобильную связь

Чаще всего компании переплачивают за мобильную связь по следующим причинам:

1. Старые тарифы. Это случается, когда про договор все «забыли»: подключением занимался сотрудник, который уже уволился. Либо если в компании в принципе не следят за ситуацией на рынке.

Как соотнести тарифы с потребностями бизнеса

Чтобы оптимизировать издержки, надо определиться: как в компании их оценивают? Для этого мы рекомендуем проанализировать текущие счета, понять, как вы тратите трафик и что хотите контролировать. После этого станет понятно, какой пакет услуг интересен.

Чтобы определить наиболее выгодное предложение от оператора, возможно несколько подходов.

1. Затратный метод. Чаще всего используется крупными компаниями: просят оператора сделать предложение, исходя из структуры затрат. Например, необходимо: 20 тыс. минут внутри сети. Или: звонки внутри закрытой группы среди сотрудников, 100 минут на другие сети по Беларуси, 100 минут на международные звонки, 2 гигабайта трафика.

Либо: интересуют четыре пакета – безлимитный, с ограничением, с большими ограничениями и проч.

2. Сравнительный метод. Этого подхода чаще придерживаются представители малого и среднего бизнеса: просто сравнивают тарифы. Или ориентируются на итоговую сумму по одному номеру в месяц, так как в целом компанию интересует итоговый счет.

3. Аукционный метод или электронные торги. Его активно используют западные компании. Суть метода: в специальную систему вводятся данные, операторы предлагают свои варианты, а клиенты выбирают оптимальное предложение.

В Беларуси электронные площадки используют, в основном, госорганы для закупки услуг и оборудования.

После того, как вы определили затраты, можно выбрать оптимальный тарифный план. Сейчас наиболее востребованы два подхода:

– pay as you go: плати, как используешь. Речь идет о тарифах, где оплачивается каждая единица потребленного трафика;

– package offer или пакетное предложение: клиент покупает пакет услуг. Например, 1000 мегабайт, 1000 SMS и проч.

Косгу: интернет (2021 год)

Услуги интернет-провайдеров, заключающиеся в подключении к сети, предоставлении каналов связи для размещения информации в системе, постоянно подключенной к сети Интернет, поименованы в перечне расходов, относящихся к услугам связи, т. е. их относят на подстатью 221 КОСГУ (п. 10.2.1 Порядка № 209н) в сочетании с 244 КВР (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).

Однако абонентская плата за обслуживание хостинга сайта и продление действия домена сайта должны быть отражены на подстатье 226 КОСГУ, поскольку, получая эти услуги учреждение приобретает услуги в сфере информационных технологий, а не непосредственно услуги связи.

Дело в том, что регистрация доменного имени, т.е. внесение сведений о домене в базу данных, заканчивается с истечением календарного года и ее необходимо продлевать ежегодно, т. е. нести затраты по перерегистрации домена. Хостинг – это услуга по предоставлению дискового пространства и канала связи для размещения веб-сайта на сервере и ТО этого веб-ресурса, предусматривающая использование интернет-канала передачи данных.

Косгу: услуги связи

Для отражения затрат по оплате услуг связи используется одноименная подстатья 221, входящая в группу прочих затрат, объединяемых статьей 220 «Прочие работы/услуги» (Порядок применения классификации операций сектора госуправления (КОСГУ), утв. Приказом Минфина № 209н от 29.11.2022 в ред. от 29.09.2020). Кодом 221 в КОСГУ идентифицируют затраты по оплате услуг:

• почтовой связи (пересылка корреспонденции с оплатой упаковки и уведомлений, приобретение конвертов и иных почтовых бланков, пользование абонентскими ящиками и т.п.);
• специальной/фельдъегерской связи;
• телеграфной, сотовой, иных видов связи, радиосвязи, интернета (плата за использование линий связи, предоставление к ним доступа, передачу информации, подключение и обслуживание в системе ЭДО, бронирование ресурсов сети для последующего присоединения к сети общего пользования, пользование кабельным/спутниковым телевидением, радиоточкой, покупка сим-карт, карт оплаты, а также оплата расходов арендатора, возместившего арендодателю расходы на связь и другие подобные затраты).

Список услуг связи КОСГУ 221 не закрыт, т. е. может быть дополнен соответствующими этому экономическому содержанию расходами. Однако не все услуги, имеющие отношение к связи, могут быть отнесены на 221 КОСГУ. Например, законодателем не рассматриваются в этом качестве услуги по защите ЭДО, предоставление прав на ПО и выпуск сертификата ключа ЭП, услуги по установке мини-АТС либо услуги по переносу телефонного аппарата из одного помещения в другое. Стоимость подобных работ должна быть отнесена на подстатью 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».

Освоение расходов в бюджетном учете осуществляется в увязке с определенным видом затрат по КВР (Приказ Минфина № 85н от 06.06.2022 в ред. от 15.04.2021). Расходы по оплате связи и интернет КОСГУ 221 увязываются с кодом КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

К сведению! Если учреждением приобретаются услуги связи в секторе информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), то затраты по ним следует относить на специально предназначенный для подобных расходов КВР 242 «Закупка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». к таким расходам могут относиться затраты на услуги связи, предоставляемых в границах мероприятий по внедрению ИКТ.

Локальные нормативные акты, регулирующие применение корпоративной мобильной связи.

На практике необходимость оплаты мобильных расходов сотрудников обусловлена выполнением ими должностных обязанностей (работа с клиентами и поставщиками, разъездная работа и др.).

Работодателю нужно установить порядок пользования корпоративной мобильной связью, который закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т. п.). Такой документ составляется в произвольной форме, при этом в нем необходимо отразить:

• перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь;

• лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией);

• действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов;

• права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи. В частности, следует уточнить, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и по выходным. Также нужно четко определить возможность и порядок использования корпоративной связи в личных целях;

• порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);

• порядок учета расходов на корпоративную связь (кто и в каком порядке ведет учет расходов, контролирует превышение лимита или использование SIM-карты в личных целях и др.).

Документ, в котором установлен порядок использования корпоративной связи, утверждают соответствующим приказом, затем с ним необходимо ознакомить под подпись работников, имеющих право на пользование мобильной связью.

К сведению:

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.

Оформление документов с оператором связи.

Договор с оператором связи – это основной документ, на основании которого предоставляются услуги электросвязи. Согласно ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (далее – Федеральный закон № 126-ФЗ) под электросвязью понимаются излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

В соответствии с п. 41 Постановления Правительства РФ от 09.12.2022 № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи» счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

• реквизиты оператора связи;

• реквизиты абонента;

• расчетный период, за который выставляется счет;

• номер лицевого счета абонента;

• данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

• сумму, предъявляемую к уплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

• виды оказанных услуг телефонной связи;

• сумму остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

• дату выставления счета;

• срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Оператор связи и абонент – юридическое лицо вправе самостоятельно определить в договоре требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. За отражение дополнительной информации в документе за услуги связи, например в детализированном счете, оператор связи может устанавливать дополнительную плату.

Вместе с этим гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов организация, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки.

К сведению:

Сторонам следует договориться о периодичности выставления счетов-фактур исполнителем, чтобы своевременно принять к вычету «входной» НДС по услугам телефонии.

Федеральным законом № 533-ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Следить за фиксацией будут операторы связи. Если они обнаружат, что сведений по конкретному номеру нет или они недостоверны, к сети его не подключат. Об этом оператор связи уведомит своего корпоративного абонента. Если он не отреагирует, оператор исключит такой номер из договора.

Мониторинг соблюдения операторами связи новых обязанностей осуществляется Роскомнадзором. Для этого ведомство создаст информационную систему, которая будет взаимодействовать, в частности, с ЕСИА.

В отношении договоров, заключенных до июня, установлены переходные положения:

• организациям и ИП нужно внести в ЕСИА сведения о физлицах до 30.11.2021;

• операторы связи начнут исполнять новые обязанности с декабря 2021 года.

До вступления в силу поправок Федерального закона № 533-ФЗ абоненты направляют операторам сведения о пользователях корпоративной мобильной связи в соответствии со ст. 44 Федерального закона № 126-ФЗ. При этом фиксировать информацию в ЕСИА не обязательно.

Учитываем затраты на покупку мобильных телефонов и sim-карт.

Приобретенные для сотрудников мобильные телефоны учитываются в зависимости от их стоимости:

К сведению

Мобильные телефоны и SIM-карты, являющиеся собственностью работодателя, передаются сотрудникам во временное пользование, следовательно, есть основания вести их забалансовый учет в разрезе телефонных номеров и сотрудников.

Так как в большинстве случаев стоимость приобретения не превышает 100 000 руб., списать затраты можно единовременно в составе материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет расходов на покупку SIM-карт зависит от применяемой системы налогообложения и условий приобретения:

Учитываем расходы на мобильную связь.

Затраты на услуги связи можно учесть при исчислении налога на прибыль и при исчислении налога, уплачиваемого при УСНО (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

К сведению:

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Дата осуществления расходов на услуги сотовой связи зависит от принятой учетной политики для целей налогообложения и условий договора на оказание услуг связи. Это может быть одна из следующих дат:

• дата осуществления расчетов по условиям договора;

• дата выставления счета;

• последний день отчетного периода (месяца).

Особенности учета зависят от выбранного тарифного плана.

Следует отметить, что использование сотовой связи вне рабочего времени не всегда свидетельствует об отсутствии производственной направленности названных расходов. Так, ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08 по делу № А40-21839/08-117-76 поддержал организацию, которая признала в составе налоговых расходов плату за телефонные разговоры, проведенные за пределами рабочего дня. Арбитры учли следующие доводы организации:

• наличие должностных инструкций и приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время;

• условия тарифных планов, не позволяющие выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время.

К сведению:

Порядок признания расходов на услуги сотовой связи в бухгалтерском учете определен в ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденном Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н. Указанные расходы независимо от тарифа и вида телефона признаются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, то есть в том периоде, когда услуги были оплачены. При этом составляются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76) – услуги сотовой связи включены в расход;

Дебет 60 (76) Кредит 51 – оплачены услуги сотовой связи;

Дебет 73 Кредит 60 (76) – отражена задолженность сотрудника за личные переговоры;

Дебет 70 Кредит 73 – удержана стоимость услуг сотовой связи из заработной платы сотрудника;

Дебет 50 (51) Кредит 73 – поступила в кассу (на расчетный счет) организации от работников плата за услуги сотовой связи, полученные через корпоративное подключение.