Варианты настройки компенсации за использование автомобиля

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2022.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Возмещение расходов на бензин, если расчеты ведутся в программе 1с:бухгалтерия

Если расчеты по компенсации ГСМ ведутся на стороне 1С:Бухгалтерии, в ЗУП 3.1 уже не требуется проводить начисление и выплату компенсации. Она учитывается в ЗУП 3.1 только в целях расчета НДФЛ и страховых взносов. В этом случае начисление для компенсации будем настраивать как натуральный доход.

Если расчеты по возмещению затрат на бензин ведутся на стороне 1С:Бухгалтерии и при этом решено не облагать такую компенсацию НДФЛ и взносами, а также не отражать ее в Расчете по страховым взносам как необлагаемую выплату, регистрировать в ЗУП 3.1 возмещение расходов на ГСМ не нужно.

Чтобы отразить сумму возмещения как натуральный доход, при настройке нового Начисления на вкладке Основноеукажем, что это Доход в натуральной форме. Способ выполнения начисления – По отдельному документу.

Если для начисления нет возможности выбрать назначение Доход в натуральной форме, проверьте Настройки состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний). На вкладке Прочие начисления должен быть установлен флажок Регистрируются натуральные доходы.

Вкладку Налоги, взносы, бухучет для начисления следует заполнить с учетом вашей методологической позиции. На скриншоте представлены настройки начисления:

• облагаемого НДФЛ по коду 4800и включаемого только в стр. 110 6-НДФЛ,
• облагаемого страховыми взносами.

Для регистрации суммы возмещения затрат на бензин воспользуемся документом Доход в натуральной форме (Зарплата – Натуральные доходы).

Сумма компенсации ГСМ отразится в Расчетном листке в разделе Справочно и не будет увеличивать сумму к выплате.

Возмещение расходов на бензин, если расчеты ведутся в программе зуп 3.1

Если компенсацию ГСМ следует выплачивать в ЗУП 3.1, можно регистрировать ее документом Разовое начисление (Зарплата – Разовые начисления). Для этого при настройке Начисления на вкладке Основноеукажем способ выполнения начисления – по отдельному документу Разовое начисление. Назначение начисления, так же как и для компенсации за износ, выберем Компенсационные выплаты.

Параметры налогообложения на вкладке Налоги, взносы, бухучет будут зависеть от вашей методологической позиции. На скриншоте представлены настройки для случая, когда компенсацию ГСМ решено облагать НДФЛ и взносами. При этом в учете по НДФЛ принято решение использовать код доход 4800, а в строках110-113 6-НДФЛвключать компенсацию только в стр. 110.

Начисление будем регистрировать документом Разовое начисление. Чтобы проводка по начислению компенсации отразилась на 73 счете, а не на 70, укажем в документе, что расчеты учитываются как Прочие расчеты с персоналом.

В Расчетном листке (Зарплата – Отчеты по зарплате) сумма компенсации отразится в блоке Начислено и будет увеличивать сумму к выплате.

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2022 № БС-3-11/8304@).

Компенсация за износ автомобиля в пределах норм

Для расчета компенсации за амортизацию автомобиля в пределах норм настроим плановое начисление. Его нужно будет назначить сотруднику в плановом порядке документом изменения оплаты (Кадры – Изменение оплаты сотрудников). Рассчитываться компенсация будет ежемесячно в документе Начисление зарплаты и взносов.

Создадим новые Показатели расчета зарплаты (Настройка – Показатели расчета зарплаты) для учета размера компенсации и нормы расходов на компенсацию. В настройках обоих показателя укажем, что они назначаются Для сотрудника и действуют Во всех месяцах после ввода значения.

Создадим новое Начисление (Настройка – Начисления). Основные параметры вкладки Основноезаполним следующим образом:

• назначение начисления Компенсационные выплаты;
• способ выполнения – Ежемесячно. При таком варианте настройки компенсация будет рассчитываться ежемесячно, если она назначена сотруднику в плановом порядке;
• Формула расчета:
  мин(РазмерКомпенсацииАМ, НормаКомпенсацииАМ) * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней
• в таблице показателей для Размера компенсации а/м и Нормы компенсации а/м укажем, что при назначении начисления их значения необходимо Запрашивать.

На вкладке Учет времени выберем вид времени Рабочее время.

Вкладку Приоритет заполним по аналогии с обычными начислениями сотрудника (оплата по окладу, оплата по ЧТС и пр.). Список вытесняющих начислений должен быть заполнен, чтобы компенсация не рассчитывалась за дни отсутствия сотрудника.

На вкладке Средний заработок начисление было автоматически исключено из расчета среднего заработка. Компенсация не является оплатой труда, поэтому в расчет среднего заработка входить не должна (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ N 922 от 24.12.2007).

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что бухгалтерский учет компенсации определяется По настройкам сотрудника. Это означает, что компенсация в пределах норм будет отражена в БУ и НУ как текущие расходы.

Вид дохода исполнительного производства установим 2 — Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок), т.к. согласно п. 2 Постановления Правительства РФ N 841 от 18.07.1996 с компенсации за использование автомобиля не удерживаются алименты.

Компенсация за износ автомобиля сверх норм

Настроим отдельное начисление для расчета сверхнормативной компенсации за амортизацию автомобиля. Скопируем начисление компенсации в пределах норм и изменим следующие настройки:

Параметры обложения НДФЛ и страховыми взносами могут отличаться в зависимости от вашей методологической позиции. На скриншоте представлены настройки сверхнормативной компенсации для случая, когда решено ее не облагать НДФЛ и взносами.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2022 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

• организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

• взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
• для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2022 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2022 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2022 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях.

• Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

• Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
• Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
• Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
• Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2022 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2022 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Пример расчета компенсации за износ автомобиля по нормам и сверх норм

Сотруднику Дятлову И.В. с 01.11.2021 г. установлена компенсация за использование личного транспорта. Размер компенсации за износ автомобиля составляет 10 000 руб. за полностью отработанный месяц. Норма расходов для целей налогообложения прибыли 1 200 руб./мес.

Назначим сотруднику компенсацию за износ автомобиля и проверим ее расчет за ноябрь с учетом того, что месяц отработан сотрудником полностью.

Назначим компенсацию за износ документом Изменение оплаты труда (Кадры – Изменение оплаты сотрудников). Т.к. общая сумма компенсации в месяц превышает норму расходов по налогу на прибыль, назначим Дятлову И.В. два начисления:

• Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)
• Компенсация за использование личного транспорта (сверх норм)

Размер и норму компенсации укажем только для начисления в пределах норм.

Рассчитаем зарплату за ноябрь по сотруднику. В документе Начисление зарплаты и взносовдля компенсации было заполнено 2 строки: компенсациям по нормам (8 800 руб.) и сверх норм (1 200 руб.).

Проверим общую сумму компенсации за износ автомобиля, начисленную Дятлову И.В. за ноябрь 2021 г.

• 1 200 (компенсация по норме) 8 800 (компенсация сверх норм) = 10 000 руб.

При заполнении документа Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Бухучет) за ноябрь, сумма компенсация автомобиля была разбита на две строки:

• компенсация в пределах норм (1 200 руб.) была учтена по обычному способу отражения, по которому учитывается зарплата работника,
• компенсация сверх норм (8 800 руб.) была учтена по отдельному способу отражения, не учитываемому в НУ.

Пример. компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2022 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2022 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

• в строке 040 подраздела 1.1;
• в строке 040 подраздела 1.2;
• в строке 030 подраздела 1.3.1;
• в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
• в строке 030 Приложения 1.1;
• в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.