27.09.2021 Не забудьте зарегистрировать корпоративные сим-карты через Госуслуги :: Комментарии законодательства

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Мнение Минфин РФ об НДФЛ при компенсации работнику услуг мобильной связи.

Будет ли облагаться компенсация ндфл и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Для чего нужно распоряжение

Приказ необходим для целей учета телефонов, а также расходов на мобильную связь. Распоряжение также поможет контролировать использование имущества. Работодатель будет точно знать, у кого находится телефон. Сотрудник наделяется ответственностью по обеспечению его сохранности.

Распоряжение может быть общим. В этом случае в приказе закрепляются все сотрудники, за которыми закреплены телефоны. Однако часто удобно издавать отдельные приказы. Сотрудники трудоустраиваются в разное время, а потому неудобно вписывать их в общее распоряжение путем его изменения.

Документ

Федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Документ

Содержание

Приказ руководителя учреждения

Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

Должностная инструкция работника

Обоснование использования сотовой связи

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

  • выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

  • возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Как организациям приобретать сим-карты с 1 июня 2021 года

С 1 июня 2021 года вступили в силу новые правила предоставления организациям и ИП услуг корпоративной мобильной связи (Федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

В числе прочих изменений – новый порядок приобретения бизнесом через интернет корпоративных сим-карт, которые предполагается использовать в разного рода оборудовании (например, в онлайн-кассах) или в мобильных устройствах сотрудников компаний.

По новым правилам организация или ИП могут заключить договор об оказании услуг связи и приобрести корпоративные сим-карты через интернет одним из указанных ниже способов (п. 1 ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»):

  • с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
  • с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
  • с использованием простой электронной подписи, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Читайте про операторов:  Преимущества современной мобильной связи

Какие еще документы могут понадобиться

Дополнительно закрепить телефон за сотрудниками можно с помощью приложения к трудовому договору. Плюсом приложения является то, что в нем можно закрепить обязанности работника. В частности, следующие обязательства:

  • Бережное отношение к телефону.
  • Ведение телефонных переговоров только в служебных целях.
  • При увольнении возврат телефона в исправном состоянии.

В приложении можно также закрепить санкции за поломку телефона. К примеру, это может быть пропорциональное удержание из ЗП.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Ндфл.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

  • документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

  • расчеты компенсаций;

  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

  • документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2022 № 03-04-06/22274.

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Образец приказа

ООО «Продаемвсе»

г. Москва

22 июля 2020 года

Приказ №11-а

О закреплении телефонов за сотрудниками

В связи с трудовой необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ

Закрепить мобильные телефоны за следующими сотрудниками:

1. Старший курьер Соколов И.П. – телефон Apple 10.
2. Менеджер по продажам Иванов О.Р. – телефон Samsung 3.
3. Менеджер по продажам Обутов Р.Д. – телефон Apple 8.

Гендиректор Громов В.В. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Соколов И.П. (подпись)
Иванов О.Р. (подпись)
Обутов Р.Д. (подпись)

Оформление документов с оператором связи.

Договор с оператором связи – это основной документ, на основании которого предоставляются услуги электросвязи. Согласно ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (далее – Федеральный закон № 126-ФЗ) под электросвязью понимаются излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

В соответствии с п. 41 Постановления Правительства РФ от 09.12.2022 № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи» счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

  • реквизиты оператора связи;

  • реквизиты абонента;

  • расчетный период, за который выставляется счет;

  • номер лицевого счета абонента;

  • данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

  • сумму, предъявляемую к уплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

  • виды оказанных услуг телефонной связи;

  • сумму остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

  • дату выставления счета;

  • срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Читайте про операторов:  Можно ли Вас подслушать через выключенный телефон?

Оператор связи и абонент – юридическое лицо вправе самостоятельно определить в договоре требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. За отражение дополнительной информации в документе за услуги связи, например в детализированном счете, оператор связи может устанавливать дополнительную плату.

Вместе с этим гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов организация, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки.

К сведению:

Сторонам следует договориться о периодичности выставления счетов-фактур исполнителем, чтобы своевременно принять к вычету «входной» НДС по услугам телефонии.

Федеральным законом № 533-ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Следить за фиксацией будут операторы связи. Если они обнаружат, что сведений по конкретному номеру нет или они недостоверны, к сети его не подключат. Об этом оператор связи уведомит своего корпоративного абонента. Если он не отреагирует, оператор исключит такой номер из договора.

Мониторинг соблюдения операторами связи новых обязанностей осуществляется Роскомнадзором. Для этого ведомство создаст информационную систему, которая будет взаимодействовать, в частности, с ЕСИА.

В отношении договоров, заключенных до июня, установлены переходные положения:

  • организациям и ИП нужно внести в ЕСИА сведения о физлицах до 30.11.2021;

  • операторы связи начнут исполнять новые обязанности с декабря 2021 года.

До вступления в силу поправок Федерального закона № 533-ФЗ абоненты направляют операторам сведения о пользователях корпоративной мобильной связи в соответствии со ст. 44 Федерального закона № 126-ФЗ. При этом фиксировать информацию в ЕСИА не обязательно.

Порядок раскрытия сведений о корпоративных сим-картах

Сведения о корпоративных сим-картах вносятся в единую систему идентификации и аутентификации через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Внесение сведений осуществляется уполномоченным лицом абонента через учетную запись на портале «Госуслуги».

Уполномоченное компанией-абонентом физлицо вправе через портал «Госуслуги» вносить в ЕСИА и исключать из нее (п. 7 ст. 45 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»):

  • сведения об одном или нескольких абонентских номерах/их конкретных владельцах, выделенных оператором связи;
  • сведения о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании.

Раскрыть данные о корпоративной сим-карте необходимо еще до момента ее использования в целях получения услуг связи. А именно – не позднее 3 рабочих дней до планируемой даты начала оказания услуг связи, если иной срок не определен договором с оператором мобильной связи/интернета (п. 3 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844).

Если раскрытые сведения претерпели какие-либо изменения (например, сменился адрес использования онлайн-кассы или поменялось Ф.И.О. предпринимателя), такие изменения компания должна отразить в единой системе идентификации в течение 3 рабочих дней со дня изменения сведений.

Если корпоративные сим-карты приобретались до 1 июня 2021 года и к указанному моменту уже использовались, то раскрыть информацию о таких сим-картах компании должны не позднее 30 ноября текущего года.

В противном случае операторы связи должны будут уже 1 декабря 2021 года заблокировать корпоративные сим-карты, по которым не была раскрыта информация в ЕСИА (ст. 2 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

Раскрытие сведений о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании

Если корпоративная сим-карта используется организацией/ИП в применяемом оборудовании (онлайн-кассах, модемах, платежных терминалах и т.д.), то в единую систему идентификации и аутентификации должны вноситься следующие сведения (п. 2 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844):

  • об абонентском номере, используемом при функционировании пользовательского оборудования (оконечного оборудования);
  • вид и наименование пользовательского оборудования абонента, в котором используется сим-карта;
  • идентификатор пользовательского оборудования;
  • идентификационный номер налогоплательщика-абонента;
  • наименование организации или ФИО предпринимателя – владельца пользовательского оборудования;
  • наименование и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) оператора связи, оказывающего абоненту услуги связи;
  • адрес абонента (в случае нестационарного размещения оборудования) или фактический адрес установки этого оборудования.

Страховые взносы.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

Учитываем расходы на мобильную связь.

Затраты на услуги связи можно учесть при исчислении налога на прибыль и при исчислении налога, уплачиваемого при УСНО (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Читайте про операторов:  Карты с кэшбэком реальными деньгами - ТОП лучших в 2022 году

К сведению:

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Дата осуществления расходов на услуги сотовой связи зависит от принятой учетной политики для целей налогообложения и условий договора на оказание услуг связи. Это может быть одна из следующих дат:

  • дата осуществления расчетов по условиям договора;

  • дата выставления счета;

  • последний день отчетного периода (месяца).

Особенности учета зависят от выбранного тарифного плана.

Тарифный план

Особенности признания расходов

Тариф с поминутной (посекундной) тарификацией

При выборе такого тарифа работодателю необходимо установить лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные лимиты.

Сверхлимитные разговоры не могут быть признаны экономически обоснованными, и без дополнительного согласования с руководством их нельзя учесть в налоговых расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178).

Стоимость личных звонков сотрудников в расходы при исчислении налога на прибыль не включается, даже если условие об их оплате предусмотрено локальными документами организации. Если же сотрудники компенсируют работодателю затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходов (Письмо Минфина РФ от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

Для контроля за использованием корпоративной мобильной связи работодателю необходимо идентифицировать личные и служебные звонки. В этих целях или просматривают расшифровки счетов (что является трудоемким), или применяют специальные программы, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически сортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников.

Входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 03.09.2022 № 03-07-11/62786). При этом нельзя принимать к вычету НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору)

Безлимитный тариф

Работодателю не нужно контролировать сумму расходов на телефонные разговоры, поскольку плата в соответствие с таким тарифом является фиксированной и не зависит от количества и продолжительности разговоров. Минфин подтверждает правомерность учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибыли (Письмо от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378). Учесть расходы можно без выделения части, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифу (Письмо Минфина РФ от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). При этом Минфин настаивает: расходы на оплату услуг связи, если у работника безлимитный тариф, учитываются при налогообложении прибыли, в пределах лимита, установленного внутренним локальным актом. Лимит устанавливается исходя из целей разговоров и в соответствии с занимаемой должностью.

К сведению: в Постановлении от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС СКО признал обоснованными затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной сотовой связи, так как она ему необходима для выполнения служебных обязанностей

Тарифы, которые включают большое фиксированное количество звонков

Признание расходов осуществляется так же, как и при безлимитном тарифе

Интернет и SMS-сообщения.

Если работодатель оплачивает сотрудникам не только звонки, но и мобильный Интернет и SMS-сообщения, то расходы на оплату услуг связи по договору, предусматривающему их оплату, также можно учесть в налоговых расходах. При этом необходимо, чтобы использование Интернета и SMS работниками было документально подтверждено (закреплено в приказах руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обосновано

Следует отметить, что использование сотовой связи вне рабочего времени не всегда свидетельствует об отсутствии производственной направленности названных расходов. Так, ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08 по делу № А40-21839/08-117-76 поддержал организацию, которая признала в составе налоговых расходов плату за телефонные разговоры, проведенные за пределами рабочего дня. Арбитры учли следующие доводы организации:

  • наличие должностных инструкций и приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время;

  • условия тарифных планов, не позволяющие выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время.

К сведению:

Порядок признания расходов на услуги сотовой связи в бухгалтерском учете определен в ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденном Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н. Указанные расходы независимо от тарифа и вида телефона признаются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, то есть в том периоде, когда услуги были оплачены. При этом составляются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76) – услуги сотовой связи включены в расход;

Дебет 60 (76) Кредит 51 – оплачены услуги сотовой связи;

Дебет 73 Кредит 60 (76) – отражена задолженность сотрудника за личные переговоры;

Дебет 70 Кредит 73 – удержана стоимость услуг сотовой связи из заработной платы сотрудника;

Дебет 50 (51) Кредит 73 – поступила в кассу (на расчетный счет) организации от работников плата за услуги сотовой связи, полученные через корпоративное подключение.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector