Как настроить удержания за мобильную связь сверх лимита за 5 шагов- 1С Воронеж Компания АНТ-ХИЛЛ

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Мнение Минфин РФ об НДФЛ при компенсации работнику услуг мобильной связи.

Будет ли облагаться компенсация ндфл и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Читайте про операторов: Билайн: замена Сим карты - Где можно поменять Симку Beeline

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?Посмотреть ответ

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Вопрос: каков порядок удержания из заработной платы работника суммы превышения лимита расходов на мобильную связь и отражения удержания в бухгалтерском учете? (консультация эксперта, 2022) – консультантплюс

var n = d.getElementsByTagName(“script”)[0],
s = d.createElement(“script”),
f = function () { n.parentNode.insertBefore(s, n); };
s.type = “text/javascript”;
s.async = true;
s.src = “https://mc.yandex.ru/metrika/watch.js”;

if (w.opera == “[object Opera]”) {
d.addEventListener(“DOMContentLoaded”, f, false);
} else { f(); }
})(document, window, “yandex_metrika_callbacks”);
</script>
<noscript><div><img src=”https://mc.yandex.ru/watch/16796329″ style=”position:absolute; left:-9999px;” alt=”” /></div></noscript>

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Работник организации превысил установленный лимит расходов на мобильную связь. можно ли удержать из заработной платы работника сумму указанного перерасхода?

Ответ:

В случае если работник превысил установленный лимит расходов на мобильную связь, удержать указанную сумму из его заработной платы нельзя, поскольку такое основание отсутствует в ст. 137 Трудового кодекса РФ, которая содержит исчерпывающий перечень оснований удержания из заработной платы.

Однако работодатель может привлечь работника к материальной ответственности с соблюдением процедуры в пределах среднего месячного заработка работника. При этом рекомендуется получить письменное согласие работника на удержание суммы материального ущерба из заработной платы.

Обоснование:

Исчерпывающий перечень оснований удержания из заработной платы предусмотрен ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Данной нормой не предусмотрено такое основание удержания, как превышение работником установленного лимита расходов на мобильную связь (далее – перерасход). Следовательно, в данном случае отсутствует возможность осуществить удержание.

Кроме того, в данном случае сумму перерасхода можно рассматривать в качестве материального ущерба работодателю и, соответственно, привлечь работника к материальной ответственности.

На основании ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, при этом под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Работодатель обязан соблюсти порядок привлечения работника к материальной ответственности.

Во-первых, необходимо определить размер ущерба в соответствии со ст. 246 ТК РФ. В рассматриваемой ситуации размер ущерба может быть определен на основании счета оператора мобильной связи.

По общему правилу размер материальной ответственности работника, в соответствии со ст. 241 ТК РФ, ограничен размером его среднего месячного заработка.

Если при определении размера ущерба выяснится, что он превышает средний месячный заработок работника, то взыскание ущерба возможно только в судебном порядке на основании ч. 2 ст. 248 ТК РФ. При этом необходимо учитывать, что к полной материальной ответственности, то есть к ответственности, на которую ограничение, предусмотренное ст. 241 ТК РФ, не распространяется, работник может привлекаться только по основаниям, предусмотренным ст. ст. 243, 244 ТК РФ.

Перерасход напрямую не предусмотрен в качестве обстоятельства, влекущего полную материальную ответственность. Но при определенных условиях он может подпадать под случаи полной материальной ответственности, предусмотренные ст. 243 ТК РФ, например перерасход может быть следствием умышленных действий работника (п. 3 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). При этом привлечь работника к полной материальной ответственности можно только в судебном порядке, за исключением случая, когда работник дал свое согласие на привлечение к полной материальной ответственности.

Кроме того, до принятия решения о возмещении ущерба в соответствии со ст. 247 ТК РФ работодателю следует провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. При этом работодатель вправе создать комиссию. В результате указанной проверки работодателю необходимо установить следующие обстоятельства:

– вину работника в причинении ущерба;

– причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;

– наличие прямого действительного ущерба работодателя;

– отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника.

При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения спора работодателю необходимо будет предъявить доказательства того, что мобильным телефоном, по которому возник перерасход, пользовался именно тот работник, который привлекается к материальной ответственности. Также необходимо указание на определенный лимит в локальном нормативном акте либо трудовом договоре.

Затем в соответствии с ч. 2 ст. 247 ТК РФ работодатель обязан истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Привлечение к материальной ответственности может быть осуществлено в течение месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба в соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ. Привлечение работника к материальной ответственности оформляется приказом в произвольной форме.

Кроме того, в соответствии с ч. 2 ст. 248 ТК РФ если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Также при привлечении работника к материальной ответственности необходимо учитывать, что, даже если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка, при выплате заработной платы в счет возмещения ущерба можно удерживать не более 20% заработной платы в соответствии с ч. 1 ст. 138 ТК РФ.

Кроме того, работник самостоятельно может написать заявление с просьбой об удержании из его заработной платы указанной суммы. В этом случае удержание будет производиться на основании указанного заявления, что не запрещено нормами трудового законодательства, поскольку работник вправе самостоятельно распоряжаться собственной заработной платой. В этом случае не будет необходимости привлечения работника к материальной ответственности.

На основании вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

1) работодатель в данном случае не вправе произвести удержание из заработной платы, поскольку исчерпывающий перечень оснований удержания из заработной платы предусмотрен ч. 2 ст. 137 ТК РФ, где не предусмотрено такое основание, как рассматриваемый перерасход;

2) работодатель может привлечь работника к материальной ответственности с соблюдением процедуры в пределах среднего месячного заработка работника. При этом рекомендуется получить письменное согласие работника на удержание суммы материального ущерба из заработной платы;

3) работник может написать заявление с просьбой об удержании из его заработной платы указанной суммы, а работодатель произведет удержание из заработной платы на основании указанного заявления.

Информация предоставлена справочно-правовой системой “КонсультантПлюс”.

Рассмотрим, как это реализовать в программе «1с:зуп».

В настройках программы включаем галочку «Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника» (Настройка – Расчет зарплаты).

Создаем два показателя:

1. Норма на связь

Числовой / Для сотрудника / Постоянное использование

2. Фактические расходы

Числовой / Для сотрудника / Разовое использование

Вводим шаблон для внесения фактических расходов в программу, на закладке Дополнительно указываем, что вводится для нескольких сотрудников.

В позиции штатного расписания в доп. тарифах, коэффициентах прописываем нормы на связь. Далее при приеме на работу по текущей должности этот показатель будет выводиться в документ «Прием на работу».

Настраиваем вид удержания по формуле:

?(ФактическиеРасходы > НормаНаСвязь, ФактическиеРасходы – НормаНаСвязь, 0)

Назначение удержания – Удержание в счет расчетов по прочим операциям.

Удержание выполняется – Только если введено значение показателя (ФактическиеРасходы).

Вид операции по зарплате – Удержание по прочим операциям с работниками.

Перед расчетом заработной платы вводим документ «Данные для расчета заработной платы» с указанием фактического расхода.

В документе «Начисление заработной платы» видим расчет данного удержания.

Чернышова Людмила,

Старший консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Тел. (473) 202-20-10

Судебная практика: перерасход по сотовой связи

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Президиума Верховного Суда РФ от 17.10.2022 N 160П18
Приговор: По ч. 2 ст. 210 УК РФ за участие в преступном сообществе; по п. “а” ч. 3 ст. 228.1 УК РФ за незаконный сбыт наркотических средств; по ч. 1 ст. 30, п. “а” ч. 3 ст. 228.1 УК РФ за приготовление к незаконному сбыту наркотических средств (2 эпизода).
Постановление ВС РФ: Приговор изменен, исключены указания о наличии у осужденного судимости, об отмене условного осуждения и назначении наказания на основании ст. 70 УК РФ по совокупности приговоров; назначенное осужденному наказание в виде 12 лет лишения свободы с отбыванием наказания в исправительной колонии строгого режима оставлено без изменения.Доронин, проживавший как по месту регистрации в г. Юбилейном, так и в г. Мытищи Московской области, более 10 лет являвшийся потребителем героина, который он с марта 2009 года приобретал при помощи Шильникова и сбывал лично в г. Королеве Московской области, по предложению Лобанова и Шильникова не позднее 19 апреля 2009 года вступил в преступное сообщество. Действуя под непосредственным руководством Шильникова в составе структурного подразделения преступного сообщества, осуществлявшего сбыт героина в г. Королеве и г. Юбилейном Московской области, выполнял указания руководителей преступного сообщества Лобанова и Шильникова, в целях соблюдения установленных в преступном сообществе мер конспирации совместно с Лобановым 19 апреля 2009 года в ОАО “Альфа-банк” организовал открытие банковского счета на лицо, не являвшееся участником преступного сообщества и не осведомленное о цели открытия данного счета, получил от этого лица полный комплект банковских документов и выпущенную к счету расчетную банковскую карту для получения от покупателей безналичной оплаты за героин, сбываемый участниками преступного сообщества через тайники (закладки). После этого Доронин по согласованию с Лобановым и Шильниковым прекратил сбывать героин лично и ограничил контакты с потребителями героина по вопросам, связанным с приобретением данного наркотического средства, с согласия Лобанова и Шильникова для участия в сбыте героина вовлек в преступное сообщество двух неустановленных лиц и руководил их деятельностью, в целях незаконного сбыта через тайники (закладки) приобретал на территории Московской области у неустановленных лиц таджикской национальности наркотическое средство героин в особо крупных размерах, которое хранил по месту своего проживания и расфасовывал для сбыта потребителям, выдавал неустановленным участникам преступного сообщества лично либо через тайник (закладку) героин, который поручал разместить для сбыта в тайниках (закладках) на территории г. Королева, г. Юбилейного и г. Сергиева Посада Московской области, г. Александрова Владимирской области, лично размещал героин для сбыта в тайниках (закладках) на территории г. Королева и г. Юбилейного Московской области, после чего с использованием средств мобильной (сотовой) связи сообщал Лобанову и Шильникову о местах нахождения указанных тайников (закладок) для дальнейшего сбыта героина потребителям другими участниками преступного сообщества либо самостоятельно передавал покупателям указанную информацию с использованием средств мобильной (сотовой) связи после зачисления безналичных денежных средств на используемый им банковский счет, при необходимости обеспечения бесперебойного сбыта наркотических средств в г. Люберцы Московской области привозил приобретенное по указанию Шильникова и Лобанова наркотическое средство героин в особо крупных размерах и передавал его через тайники (закладки) участнику возглавляемого Лобановым структурного подразделения преступного сообщества – Устинову и другому лицу для дальнейшего сбыта либо лично размещал героин для сбыта в тайниках (закладках) на территории г. Люберцы Московской области. Затем с использованием средств мобильной (сотовой) связи сообщал Лобанову и Шильникову о местах нахождения указанных тайников (закладок) для дальнейшего сбыта героина потребителям другими участниками преступного сообщества в соответствии с распределенными ролями и в целях соблюдения установленных в преступном сообществе мер конспирации, по согласованию с Шильниковым Лобанов самостоятельно использовал денежные средства, полученные им от сбыта героина, на приобретение, под контролем и при непосредственном участии Шильникова, новых партий героина, а также на иные цели преступного сообщества с условием выплаты фиксированных денежных сумм Шильникову и Лобанову после отбытия ими наказания, соответственно, в декабре 2009 года и в июне 2022 года, по указанию Шильникова и Лобанова расходовал денежные средства, полученные от незаконного сбыта героина, на взятки неустановленным сотрудникам правоохранительных органов с целью непривлечения участников преступного сообщества к уголовной ответственности, вносил денежные средства, полученные от сбыта героина, на оплату услуг связи по используемым в ФБУ ИК<…> УФСИН России по Рязанской области при совершении преступлений Лобановым и Шильниковым абонентским номерам операторов мобильной (сотовой) связи, в целях обеспечения бесперебойной деятельности преступного сообщества и контроля за деятельностью (поведением) наркозависимых участников преступного сообщества и исключения перерасхода приобретаемого для сбыта героина на личные нужды участников преступного сообщества, осуществлявших сбыт героина и являвшихся потребителями данного наркотика, по поручению Лобанова и Шильникова приобретал и передавал данным участникам преступного сообщества для личного употребления наркотическое средство метадон, необходимое им для снижения разовой дозы употребляемого героина, в целях обеспечения материально-технической оснащенности преступного сообщества средствами связи по указанию Шильникова приобрел мобильный телефон и сим-карту оператора мобильной (сотовой) связи, сим-карту в целях конспирации зарегистрировал на лицо, не осведомленное о личности тех, кто использует данную карту, и через мать Шильникова переслал мобильный телефон и сим-карту в посылке на имя Шильникова в ФБУ ИК<…> УФСИН России по Рязанской области, подыскивал новых участников преступного сообщества из числа покупателей героина – для сбыта наркотических средств в г. Мытищи и г. Сергиев Посад Московской области.