Компенсация мобильной связи сотрудникам в 2021 и 2021 году

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Основания отказа в компенсации расходов

• расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
• документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
• приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
• условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

1. Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
2. На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
3. На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.

Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Служебная записка должна быть написана с учетом требований:

• изложение информации в деловом, официальном стиле;

• сведения должны преподноситься кратко и четко;

• не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;

• обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.

После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

• Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
• Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Мнение Минфин РФ об НДФЛ при компенсации работнику услуг мобильной связи.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

• Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
• некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Документы, необходимые для подтверждения затрат

Для компенсации понесенных расходов их необходимо обосновать и подтвердить документально. Для подтверждения затрат на мобильную связь принят следующий перечень документов:

1. Приказ руководителя с указанием конкретных работников или перечня должностей, имеющих право на возмещение.
2. Должностная инструкция сотрудника, где указана необходимость частого применения телефонного аппарата для выполнения обязанностей.
3. Трудовое соглашение с физлицом, где описаны конкретные условия выплаты компенсации.
4. Договор с поставщиком сотовой связи и предоставленная детализация разговоров.

Мнения ФНС, Минфина и судов неоднозначны насчет необходимости наличия детализации для назначения компенсации за использование личного телефона в служебных целях в 2021 году. В своих письмах чиновники ссылаются на то, что с помощью полученной от оператора расшифровки работодатель имеет возможность определить время и характер звонков, являются они личными или служебными.

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

• составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
• утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

• Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
• Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Важно! При отправке записки через специальную программу для отправки сообщений адресата и отправителя прописывать необязательно, сведения подгружаются автоматически.

Обмен электронными документами предполагает:

• использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
• использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
• использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.

Налоговый и бухгалтерский учет компенсаций

Корректное отражение в БУ и НУ компенсации за мобильную связь сотруднику позволяет избежать вопросов со стороны контролирующих органов. В бухгалтерском учете данные издержки отражаются на счетах учета затрат в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Рассмотрим налогообложение компенсации мобильной связи сотрудникам НДФЛ и страховыми взносами. Указанные выплаты не облагаются НДФЛ согласно статье 217 НК РФ и страховыми взносами согласно статье 422 НК РФ.

При наличии полного пакета подтверждающих документов компенсационные выплаты принимаются в целях налога на прибыль в составе прочих расходов. При отсутствии упомянутых бумаг расходы принять нельзя. Порядок налогообложения возмещения расходов на сотовую связь сотруднику регулируется статьей 252 Налогового кодекса и письмами Минфина.

Образец приказа

О корпоративной сотовой связи

С целью повышения результатов деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2021 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
2. Выплачивается компенсация услуг связи

• директору
• главному бухгалтеру
• руководителю отдела кадров

1. Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:

• директору — 1500,00 руб.
• главному бухгалтеру — 500,00 руб.
• руководителю отдела кадров — 500,00 руб.

1. Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
2. Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
3. Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

Директор Иванов И.И.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

Реквизиты и подписи сторон:

    Работодатель:                             Работник:
____________________                      _____________________________
(наименование)                          (Ф.И.О., паспортные данные)
_______________________________________
(местонахождение и банковские реквизиты)
______________________________________

Руководитель организации:
______________/_________________          ______________/______________
(подпись) (Ф.И.О., должность)             (подпись) (Ф.И.О.)
М.П.

Экземпляр Дополнительного соглашения получил __________________________
(дата, подпись работника)

1 При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Условия возмещения затрат на мобильный телефон

Использование сотового телефона является неотъемлемой частью любого рабочего процесса. Все больше должностных инструкций предполагает использование мобильного аппарата для более эффективного решения рабочих задач. Это влечет за собой вопрос возмещения расходов по мобильной связи сотрудникам организацией.

Важно отметить ряд нюансов:

• компенсируемые расходы на телефон должны являться экономически обоснованными и подтвержденными документально;
• порядок возмещения затрат следует зафиксировать в трудовом или коллективном договоре;
• необходимо наличие актуального договора с сотовым оператором и предоставление им детализации звонков работников.

Поименный перечень работников организации, которым полагается компенсационная выплата, и список должностей, предполагающих постоянное использование мобильного телефона, утверждается руководителем и фиксируются в приказе.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2022 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита: не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
• не облагается страховыми взносами;
• учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя: признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2022, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
• облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
• не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2022 № 03-03-06/2/178).