Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью (подготовлено экспертами компании “Гарант”) | ГАРАНТ

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Бухгалтерский учет

Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности

ОперацияДебетКредит
Заключен договор с поставщиком услуг
Получен акт об оказании услуг сотовым оператором26, 4460, 76
Оплачены услуги поставщику60, 7651
Выплачивается возмещение работнику использования связи в служебных целях
Начислена компенсационная выплата работнику за служебные телефонные переговоры26, 4473
Выплачена компенсация расходов на сотовую связь работнику7350, 51

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные затраты на услуги мобильных операторов включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При отсутствии подтверждения оплаты телефонных переговоров в служебных целях учесть затраты на сотовую связь нельзя.

Бухгалтерский учет выплат

Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

  1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
  2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
  3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
  4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

Извлечение из требования о предоставлении документов


И вот, в организацию приходит очередное требование о предоставлении документов (информации) в рамках ВНП. Извлечение смотрите ниже (е

сли нажать на картинку, она увеличится).

Как не показывать налоговикам карточки счетов

Далее по списку налоговой запрошена карточка по бухгалтерскому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.

Для этого необходимо, чтобы в учетной политике в целях налогообложения прибыли был сформирован раздел под названием «Налоговый учет». А в нем примерно такая фраза: «… Закрепить, что налоговый учет в организации ведется на основании положений ст. 313 НК РФ, а именно, с применением регистров налогового учета, разрабатываемых налогоплательщиком самостоятельно».


Эта фраза дает полное основание не предоставлять налоговикам излишнюю информацию в виде карточек счетов бухгалтерского учета и лишает их права запрашивать в принципе эти карточки.

В этом случае налоговому органу необходимо составить пояснения примерно такого содержания (см. образец ниже) и форму налогового регистра (см. образец ниже).

Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.

Как правильно возместить затраты

Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:

  • за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
  • износа технических средств;
  • интернета или услуг сотового оператора.
Читайте про операторов:  выписка с домашнего телефона

Величина выплаты фиксируется в письменном виде в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении, если потребность в этом возникла после оформления трудоустройства.

Когда и кому компенсируют расходы

Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.

Корпоративная мобильная связь: организуем использование

Организация планирует обеспечить работников SIM-картами и мобильными телефонами. Какие правила стоит установить для использования корпоративной мобильной связи (КМС)? Как оформить передачу SIM-карт и мобильных телефонов работникам? Разбираемся в материале.

1. В каком документе установить правила использования КМС

Законодательством не установлено, в какой именно форме следует закреплять правила использования КМС в организации. Варианты документов могут быть следующими:

приказ руководителя организации (по основной деятельности). Отдельные объемные по своему содержанию вопросы могут предусматриваться в приложениях к нему (например, список лиц, которым предоставляется КМС, и т.д.).

При издании приказа следует помнить о правилах делопроизводства. Приказ нужно зарегистрировать в журнале регистрации (подп. 139.9 п. 139, ч. 1, 2 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству). В журнал вносится запись о приказе, которой присваивается очередной порядковый номер. Данный номер затем переносится на сам приказ в качестве его регистрационного индекса. Как правило, в регистрационном индексе приказа по основной деятельности дополнительные условные обозначения (в частности, литеры «ОД») не проставляются, поскольку являются излишними. Вместе с тем использование подобных литер нарушением не будет. Если приказ будет иметь приложение, то в основном тексте приказа нужно сделать указание наподобие «согласно приложению», «приложение 1» и т.п. Отдельную отметку о наличии приложения (в виде «Приложение: на 2 л. в 1 экз.») в конце приказа ставить не нужно (ч. 12 п. 56 Инструкции по делопроизводству);

ЛПА организации. Например, Положение об использовании корпоративной мобильной связи. Отдельные вопросы допускается прописать в отдельно изданном приказе или приложении к ЛПА. Это целесообразно делать, если в дальнейшем предполагается возможное частое изменение таких положений или они значительные по объему. К примеру, лимиты на использование КМС, перечень работников, которые будут обеспечиваться КМС, и т.п.

При разработке ЛПА также нужно соблюдать правила делопроизводства. В частности, ЛПА подлежит регистрации (абз. 4 ч. 1 п. 18, п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Помимо этого, во внутренней документации организации может быть предусмотрено, что такой документ следует:

утвердить руководителю организации (ч. 17 п. 52 Инструкции по делопроизводству);

согласовать. Например, с юридическим отделом и отделом по учету заработной платы (п. 59, 61 Инструкции по делопроизводству).

Чтобы работники знали о правилах использования КМС, а также от них можно было требовать исполнения установленных правил, с разработанным приказом или ЛПА под подпись нужно ознакомить:

— работников, которым будет предоставлено право пользования КМС;

— работников, чью трудовую деятельность затронули данные правила (в частности, ответственного за выдачу SIM-карт и мобильных телефонов).

Варианты оформления такого ознакомления могут быть следующими (ч. 13 п. 99 Инструкции по делопроизводству):

— оформление отметок об ознакомлении в самом приказе или ЛПА (на лицевой или оборотной стороне);

— составление отдельного документа — листа ознакомления. Он прилагается к приказу или ЛПА. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно, когда с приказом необходимо ознакомить большое количество работников.

Наниматель может самостоятельно решить, в каком документе закрепить правила использования КМС — приказе или ЛПА. Ввиду большого объема вопросов, которые целесообразно урегулировать, как правило, такие правила закрепляются в ЛПА. Однако дальнейшее внесение в него корректировок может стать более затратным по времени. Например, ввиду необходимости согласования.

Далее в статье документ, в котором закреплены правила использования КМС, независимо от его вида, мы будем именовать документом о КМС.

Читайте про операторов:  Как перевести бонусы «Спасибо» на телефон - инструкция Тарифкин.ру

2. Что предусмотреть в документе о КМС

Законодательство не регламентирует, какие именно правила использования КМС должны быть определены в организации. На наш взгляд, в документе о КМС целесообразно установить:

1) категории работников, которые будут обеспечиваться КМС. В частности, это могут быть работники, которым в силу своей профессиональной деятельности необходимо часто совершать звонки: менеджеры по продажам, специалисты по работе с клиентами и т.п. В зависимости от возможностей и потребностей организации может быть установлено, что КМС обеспечиваются:

— некоторые категории работников. В данном случае устанавливается перечень должностей служащих (профессий рабочих) либо пофамильный перечень. На наш взгляд, чтобы в дальнейшем не пришлось вносить корректировки в установленные правила (например, в случае увольнения или перевода сотрудника), лучше прописать наименования должностей (профессий), а не фамилии;

— все работники организации. В таком случае перечень работников не составляется. В правилах можно прописать, что КМС обеспечиваются все работники организации.

 Пример 1

Корпоративной мобильной связью обеспечиваются лица, занимающие следующие должности служащих (профессии рабочих):

директора;

главного бухгалтера;

юрисконсульта;

специалиста отдела продаж;

водителя автомобиля.

 Пример 2

Корпоративной мобильной связью обеспечиваются все работники ООО «Полоса»;

2) порядок выдачи корпоративных SIM-карт, мобильных телефонов. Целесообразно определить лицо, ответственное за выдачу средств КМС, а также указать, что при их передаче составляется акт или иной документ, подтверждающий выдачу такого имущества работнику. Данный документ необходим для отражения передачи имущества в бухгалтерском учете.

 Пример 3

Предоставление средств корпоративной мобильной связи осуществляется у главного бухгалтера с оформлением акта приема-передачи;

3) правила использования корпоративных SIM-карт. В частности, установить:

— время, в течение которого допускается использовать КМС. Например, в течение рабочего дня по будням. Отметим, что работникам, которым установлен ненормированный рабочий день, нецелесообразно устанавливать допустимое время использования КМС;

— запрет на использование КМС в личных целях;

— запрет на передачу средств КМС (SIM-карт и мобильных телефонов) третьим лицам;

— возможность использования КМС в заграничной командировке (роуминг) и т.д.;

4) порядок возврата корпоративных SIM-карт и мобильных телефонов. В частности, установить, какому уполномоченному должностному лицу и в какие сроки работник обязуется вернуть данное имущество, если он увольняется или переводится на другую должность, при занятии которой КМС не предоставляется.

 Пример 4

В случае перевода работника на должность, не включенную в перечень должностей, обеспечиваемых корпоративной мобильной связью, исключения должности работника из вышеуказанного перечня работник обязан в течение 5 рабочих дней сдать по акту приема-передачи выделенные ему средства корпоративной мобильной связи.

В случае увольнения работника он обязан не позднее дня увольнения сдать по акту приема-передачи выделенные ему средства корпоративной мобильной связи.

Возврат средств корпоративной мобильной связи осуществляется главному бухгалтеру.

Если организация желает обеспечить постоянный контроль использования работниками КМС, то в документе о КМС можно предусмотреть:

— лимиты на использование КМС и порядок возмещения расходов, осуществленных сверх лимита. Устанавливать такие лимиты не стоит, если организация будет использовать безлимитный тариф мобильной связи. В ином случае лимиты можно определить, чтобы работники знали ограничения, то есть предел расходов на мобильную связь, которые будет нести сама организация. В последующем, если работник допустит превышение установленного лимита, у организации будет основание для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров.

Обратите внимание, что не всегда целесообразно требовать от работника возмещения перерасходованных средств. Например, если работник превысил лимит в результате проведения переговоров, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Такие моменты также целесообразно оговорить в документе о КМС.

 Пример 5

Лимит расходов на корпоративную мобильную связь устанавливается на месяц в размере 25 руб. Не использованный в течение установленного периода остаток лимита аннулируется.

Читайте про операторов:  Jammer: глушим GSM, 3G, 4G, WiMAX, Yota / Хабр

В случае превышения установленного лимита в результате проведения переговоров, связанных с исполнением должностных обязанностей, работник должен письменно обосновать необходимость проведения данных переговоров в объяснительной записке на имя главного бухгалтера.

При превышении установленного лимита сумма расходов, не подтвержденная производственной необходимостью, возмещается из личных средств работника. Возмещение перерасходованных средств на использование мобильной связи осуществляется работником путем внесения денежных средств в кассу организации в течение 10 дней с момента окончания месяца.

Невнесение средств для оплаты перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующие периоды и для взыскания таких средств с заработной платы работника в порядке, установленном законодательством;

— порядок ведения учета использования работником КМС. Такой учет необходим, к примеру, чтобы организация могла выявить нарушения, в частности превышение установленных лимитов, использование КМС в нерабочее время или для личных целей. Для этого может использоваться детализация звонков оператора мобильной связи по каждому абонентскому номеру, в которой содержится информация о номерах абонентов, времени соединения и продолжительности звонков и т.д.

 Пример 6

Учет расходования средств на использование мобильной связи ведет главный бухгалтер на основании данных, в том числе детализации звонков, предоставляемых оператором мобильной связи.

В случае выявления факта превышения лимита на использование КМС главный бухгалтер информирует об этом работника путем рассылки уведомления по электронной почте. Неполучение уведомления работником не освобождает его от возмещения перерасхода.

Облагается ли компенсация ндфл и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2022 №03-04-05/103335, от 24.11.2022 №03-04-05/78097).

Чтобы избежать претензий контролирующих органов и доначислений НДФЛ и страховых взносов, соберите полный пакет документов для подтверждения обоснованности затрат на услуги сотовых операторов.

Образец приказа

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

ПРИКАЗ

г. Москва

О корпоративной сотовой связи

С целью повышения результатов деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2020 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
  2. Выплачивается компенсация услуг связи
  • директору
  • главному бухгалтеру
  • руководителю отдела кадров
  1. Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:
  • директору — 1500,00 руб.
  • главному бухгалтеру — 500,00 руб.
  • руководителю отдела кадров — 500,00 руб.
  1. Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
  2. Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
  3. Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

Директор Иванов И.И.

Образец приказа о закреплении за сотрудниками sim-карт

апрврв

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

  1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
  2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
  3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
  4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector