Все-симки.ру Основные особенности возмещения затрат
Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.
Аренда телефона у работника
Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:
- Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
- Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.
Мнение Минфин РФ об НДФЛ при компенсации работнику услуг мобильной связи.
Будет ли облагаться компенсация ндфл и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?Посмотреть ответ
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:
- ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
- ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.
Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
Существуют следующие варианты оплаты:
- Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
- Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
- Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.
Детализация счета
Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
Как правильно возместить затраты
Расходы возмещаются, если они произведены во время осуществления трудовых обязанностей. Это может быть оплата:
- за использование собственного имущества сотрудника (сотового телефона, ноутбука);
- износа технических средств;
- интернета или услуг сотового оператора.
Величина выплаты фиксируется в письменном виде в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении, если потребность в этом возникла после оформления трудоустройства.
Какие документы обязан предоставить работник
Для получения возмещения каждый работник предоставляет:
- копию договора с мобильным оператором;
- детализацию звонков, сделанных от имени организации.
ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.
Когда и кому компенсируют расходы
Выплата компенсации осуществляется согласно утвержденному списку, обычно вместе с выдачей аванса или заработной платы.
Лимиты трат на мобильную связь
Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:
- Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
- Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.
Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.
К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.
Налогообложение компенсации
Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.
ВНИМАНИЕ! Чтобы избежать претензий по поводу налоговых и страховых выплат, приготовьте и храните полный комплект документов для доказательства обоснованности затрат.
Нормативная база
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
- Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
- Амортизация объектов собственности.
Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.
Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.
К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.
Облагается ли ндфл rомпенсация сотрудникам расходов на мобильную связь
Источник: ИА “Гарант”
Российская организация планирует компенсировать отдельным своим сотрудникам (резиденты РФ), с которыми заключены трудовые договоры, расходы на мобильную связь в определенной (фиксированной) сумме. Данное решение оформлено соответствующим приказом руководителя организации. Телефонные аппараты и сим-карты сотрудникам не предоставляются, то есть они используют собственные мобильные устройства и сим-карты. Договоры с мобильными операторами заключены от имени соответствующих сотрудников. Каков порядок налогообложения НДФЛ сумм указанных компенсаций?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующим выводу:
Организация-работодатель праве возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием личного мобильного телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.
Компенсация сотрудникам расходов на сотовую связь, предусмотренная локальным нормативно-правовым актом организации и выплачиваемая в пределах установленного лимита, при наличии детализированного отчета оператора связи, свидетельствующего, что сотрудник вел служебные разговоры в интересах работодателя, не облагается НДФЛ.
Мы не исключаем потенциальную возможность возникновения налогового спора при отсутствии такого детализированного отчета оператора связи.
Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Отметим, что ст. 188 ТК РФ не связывает выплату компенсации, обусловленной использованием работником своего имущества в интересах работодателя, с характером выполняемой работы.
Кроме того, из приведенной формулировки буквально следует, что, помимо компенсации за использование, износ технических средств и материалов, работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:
компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.
По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).
Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием мобильного телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.
Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.
Обязанность по уплате того или иного налога изначально зависит от возникновения у налогоплательщика соответствующего объекта налогообложения (п. 1 ст. 38 НК РФ).
Налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица – налоговые резиденты РФ (ст. 207 НК РФ).
Объектом налогообложения НДФЛ для налоговых резидентов РФ признается доход, полученный ими от источников как в РФ, так и за ее пределами (п. 1 ст. 209 НК РФ).
На основании п. 1 ст. 41 НК РФ доходом для целей исчисления НДФЛ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.
Отметим, что при использовании сотрудником мобильной связи для служебных переговоров услуги по предоставлению мобильной связи оказываются не налогоплательщику – физическому лицу, а непосредственно организации. У физлица при этом не возникает экономической выгоды.
В результате компенсации организацией расходов физического лица на оплату связи у последнего не возникает дохода, облагаемого НДФЛ, предусмотренного нормой подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Это также подтверждается нормой абзаца 11 п. 1 ст. 217 НК РФ.
Доходы физических лиц, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечислены в ст. 217 НК РФ.
Согласно абзацу 2, абзацу 11 п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
НК РФ не содержит определения понятия “компенсационные выплаты”. Между тем согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
В ст. 164 ТК РФ содержатся понятия гарантий и компенсаций, применяемые в трудовом законодательстве. Гарантии определены как средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений, компенсации – денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных ТК РФ или другими федеральными законами обязанностей.
Одним из видов компенсации, освобождаемых от налогообложения НДФЛ, является компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
В рассматриваемой ситуации сотрудники используют личные мобильные устройства и сим-карты в служебных целях. Компенсация расходов осуществляется в пределах заранее установленного лимита (фиксированная сумма).
Как уже было отмечено выше, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
То есть не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества работника при выполнении им трудовых обязанностей в пределах заранее установленного лимита, согласованных сторонами трудового договора. При этом трудовой договор или дополнительное соглашение к нему должны предусматривать в данном случае выплату фиксированной суммы компенсации расходов работника на оплату услуги сотовой связи и использованием сим-карты сотрудника в служебных целях.
В письме Минфина РФ от 20.04.2022 N 03-04-06/22274 было указано, что освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (в данном случае договор о приобретении сим-карты), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации-работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
С учетом этого сумма денежной компенсации за оплату услуг связи, оказанных в производственных целях, оплаченных за счет собственных средств налогоплательщика-сотрудника, не включается в его налоговую базу по НДФЛ.
В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией (смотрите письмо Минфина России от 13.10.2022 N 03-03-06/2/178)*(1).
При этом, как указал Минфин России в вышеуказанном письме, для освобождения от налогообложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
То есть Минфин настаивает на том, что компенсация рассчитывается на основе детализированного отчета оператора сотовой связи, выписанного на физическое лицо, в котором указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора*(2).
Если исходить из точки зрения, приведенной в письме Минфина России от 13.10.2022 N 03-03-06/2/178, то компенсационные выплаты, произведенные работнику за услуги связи, использованные для исполнения им своих трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ, если наряду с экономически обоснованным размером (лимитом), установленным организацией, в трудовом договоре предусмотрено использование личных сим-карт работников в интересах работодателя и организация располагает детализированным отчетом оператора связи, из которого бы следовало, что работник вел служебные разговоры в интересах работодателя.
Вместе с тем судебная практика исходит из того, что налоговые органы, предъявляя претензии к организации как налоговому агенту о неудержании НДФЛ с сумм компенсаций, должны доказать, что служебные разговоры велись не в интересах организации (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.06.2006 N А26-1334/2005-211, ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07). При этом наличие судебной практики по схожим ситуациям свидетельствует о потенциальной возможности возникновения налогового спора.
Таким образом, с учетом вышесказанного полагаем, что компенсация сотрудникам расходов на сотовую связь, предусмотренная локальным актом и выплачиваемая в пределах установленного лимита, при наличии детализированного отчета оператора связи, свидетельствующего, что сотрудник вел служебные разговоры в интересах работодателя, не облагается НДФЛ.
Мы не исключаем потенциальную возможность возникновения налогового спора при отсутствии такого детализированного отчета оператора связи.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Учет компенсации работникам за подписку, услуги связи и пр.;
– Примерная форма соглашения о возмещении работнику расходов на услуги мобильной связи и услуги интернет-провайдера (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
– Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору о возмещении расходов при использовании личного имущества работника (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
– Примерная форма приказа о выплате компенсации работнику за использование личного имущества в интересах работодателя (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
– Налоговый учет расходов на услуги связи: как избежать споров с ФНС (Р. Зеленкова, журнал “Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке”, N 8, август 2020 г.);
– Вопрос: Необходимо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами компенсации сотрудникам расходов на сотовую связь и интернет, а также за использование личных телефонных аппаратов? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, май 2020 г.);
– Вопрос: Организация компенсирует затраты сотрудников на мобильную связь (частные номера, не корпоративные). Облагается ли налогом возмещение данных затрат? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, декабрь 2020 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия
Ответ прошел контроль качества
12 ноября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).
В ТК РФ нет никаких специальных норм для компенсаций расходов работника для оплаты услуг мобильной связи, используемой для ведения служебных телефонных разговоров на служебном телефоне.
Из судебных решений следует, что поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях имущества (инструмента, компьютеров и сотовых телефонов) не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами. Смотрите письма Минфина России от 21.09.2022 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269, постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07, от 27.03.2007 N А65-11684/06. То есть работодатель имеет полное право возмещать сотруднику затраты на сотовую связь при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.
*(2) Если бесплатные разговоры работника по личным надобностям за счет средств работодателя не связаны с исполнением им трудовых обязанностей, то в силу положений ст. 164 ТК РФ оплата работодателем такой связи не может рассматриваться как компенсационная выплата, на которую распространяются положения п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении такого вида доходов физических лиц от налогообложения.
В случае использования мобильной связи в интересах сотрудника у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ. В последнем случае такой доход работника облагается НДФЛ в общеустановленном порядке в силу п. 1 ст. 210 НК РФ.
Образец приказа
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» ПРИКАЗ г. Москва О корпоративной сотовой связи С целью повышения результатов деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор Иванов И.И. |
