Положение о мобильной связи 2021

Составляем положение об использованиикорпоративной мобильной связи

Расходы на корпоративную связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью.

Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т.п. (далее — Положение).

Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.

1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.

Устанавливая лимиты, также пропишите в Положении, как и в каких случаях сотрудник будет возвращать вам суммы перерасхода, если таковые возникнут. Вариантов здесь может быть два.

Вариант 1. Сотрудник превысил установленный ему лимит в связи с производственной необходимостью. Для таких случаев Положение можно дополнить пунктом следующего содержания:

                «В случае превышения работником установленного для него лимита мобильной связи он вправе в течение 5 рабочих дней после окончания месяца, в котором такое превышение имело место, написать служебную записку на имя непосредственного руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода».

Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.

Обратите внимание, прописать в Положении пункт, предусматривающий удержание суммы перерасхода из зарплаты работника, нельзя, так как в ТК РФ такого основания нет. Удержать сверхлимитную сумму из зарплаты работника можно, только если он даст вам на это письменное согласие. Если согласия не последует, то можете привлечь его к материальной ответственности, так как он нанес вам материальный ущерб. Процедура привлечения к материальной ответственности оформляется в общем порядке.

2. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т.д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей.

Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях. И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.

Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите:

• обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя;
• обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами;
• запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.

Но не обязывайте работников быть на связи во время отдыха. Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законами.

Внимание! Во избежание возможных претензий налоговиков необходимость использования мобильной связи работниками рекомендуем также закрепить:

• в должностных инструкциях;
• в трудовых договорах или допсоглашениях к ним.

3. Порядок выдачи и сдачи телефонов и сим-карт. Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты. Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя. А сама выдача телефонов и сим-карт конкретному работнику может оформляться отдельным приказом, содержащим ф. и. о. и должность сотрудника, модель и серийный номер телефона, телефонный номер, дату их выдачи. С таким приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то можете вести журнал (ведомость) выдачи телефонов и сим-карт, в котором сотрудники должны будут расписываться при их получении.

Также конкретизируйте, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать сим-карту. К примеру, это могут быть:

• увольнение сотрудника;
• переход сотрудника в другое подразделение;
• нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

4. Порядок учета расходов на корпоративную связь. Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.

Готовое Положение утвердите соответствующим приказом и ознакомьте с ним под роспись всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью. А тех, кого примете на работу в будущем, ознакомьте с этим локальным актом, как и с другими, при приеме на работу до подписания трудового договора.

И помните: чем детальнее будет составлено Положение о мобильной связи и чем более тщательно будут обоснованы его пункты, тем меньше появится поводов для претензий у налоговиков.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Мобильная связь за счет работодателя (Кравченко И.В.) («Главная книга», 2022, N 2) {КонсультантПлюс}